Cómo organizar un mercado navideño europeo

Organizar un mercado navideño europeo requiere cerrar primero la fecha, el lugar y los proveedores; después se construye el recorrido del público y la operación de cada puesto. El plan reúne 76 tareas y 56 elementos, desde puestos, mesas y vajilla hasta iluminación, señalización y equipos para bebidas calientes. La mayor parte de los problemas aparece al final: faltan enchufes, terminales de pago, información de alérgenos o tiempo para enfriar las bebidas. Trabaja por fases y confirma cada reserva antes de publicar el evento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Reservar puestos de feria
3
Reservar el catering
4
Reservar la iluminación
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Publicar el evento en línea
7
Gestionar inscripciones
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Confirmar proveedores
10
Hacer el plano
2 personas
11
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
12
Marcar rutas de seguridad
2 personas
13
Crear el menú y los precios
2 personas
14
Preparar la información sobre alérgenos
2 personas
15
Asignar voluntarios
2 personas
16
Hacer la distribución de la caja registradora
17
Reservar los terminales de pago
18
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
19
Diseñar la señalización
20
Imprimir listas de precios
21
Imprimir señales de ruta
22
Hacer la compra
3 personas
23
Comprobar los productos frescos
2 personas
24
Enfriar las bebidas
2 personas
25
Preparar aperitivos
4 personas
26
Porcionar las salsas
2 personas
27
Preparar la música de Navidad
28
Comprobar el pronóstico del tiempo

Evento

29
Colocar los puestos del mercado
6 personas
30
Montar mesas
4 personas
31
Colocar las sillas
3 personas
32
Conectar la corriente
2 personas
33
Colgar la iluminación
4 personas
34
Colgar la decoración
4 personas
35
Colocar el árbol de Navidad
3 personas
36
Decorar el árbol de Navidad
3 personas
37
Colocar los carteles del menú
2 personas
38
Colocar señales de ruta
2 personas
39
Instalar las cajas registradoras
2 personas
40
Preparar la vajilla
3 personas
41
Montar los bufés
4 personas
42
Preparar las bebidas
3 personas
43
Montar aperitivos
3 personas
44
Colocar carteles de alérgenos
2 personas
45
Informar a los voluntarios
3 personas
46
Probar las cajas registradoras
2 personas
47
Abrir el mercado
2 personas
48
Recibir a los visitantes
4 personas
49
Servir bebidas calientes
4 personas
50
Servir comidas calientes
5 personas
51
Servir aperitivos
3 personas
52
Rellenar las bebidas
3 personas
53
Recoger la vajilla
2 personas
54
Mantener las mesas limpias
2 personas
55
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
56
Comprobar el inventario
2 personas
57
Vaciar las cajas registradoras durante el evento
2 personas
58
Comprobar la iluminación
2 personas
59
Reponer el último stock
3 personas
60
Cerrar las cajas
2 personas
61
Cerrar el mercado
3 personas

Seguimiento

62
Cubrir la comida y las bebidas
3 personas
63
Recoger la basura
4 personas
64
Lavar la vajilla
4 personas
65
Desmontar los puestos y las mesas
6 personas
66
Retirar la decoración
4 personas
67
Desconectar la iluminación
3 personas
68
Limpiar el lugar
5 personas
69
Vaciar neveras portátiles
2 personas
70
Almacenar suministros
3 personas
71
Clasificar los artículos prestados
2 personas
72
Devolver el material alquilado
2 personas
73
Repartir la comida sobrante
2 personas
74
Retirar los residuos
2 personas
75
Guardar la vajilla
2 personas
76
Entregar la ubicación
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 8
Mesascant. 12
Sillascant. 80
Taburetes de barcant. 12
Mesas plegablescant. 4
Papeleracant. 10
Percheroscant. 4
Soporte para árbol de Navidad

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Tazas para vino calientecant. 150
Vasos para aguacant. 120
Platoscant. 150
Cuencoscant. 80
Cubiertoscant. 150
Bandejas de servircant. 20

Decoración

Árbol de Navidad artificial
Bolas de Navidadcant. 80
Guirnaldascant. 12
Coronas navideñascant. 8
Figuras navideñascant. 12
Manteles runnerscant. 12
Mantel rojocant. 12
Tarjetas de nombrecant. 30
Carteles del menúcant. 10
Pizarrascant. 8
Señales de rutacant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Ollas para sopacant. 3
Bandejas para mantener calientecant. 4
Gofrerascant. 2
Neveras portátilescant. 5
Neverascant. 2
Terminales de pagocant. 4
Cajas de la cajacant. 4
Enrollacablescant. 8
Regletascant. 10
Micrófono de mano
Altavocescant. 2

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 12
Focos LEDcant. 8
Linternas a pilascant. 10
Lámparas LED de repuestocant. 20
Alfombrillas para cablescant. 10

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de cocina y de servircant. 12
Cajas de almacenamientocant. 20
Termoscant. 8
Pinzas de servircant. 10
Jarras medidorascant. 4

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 6
Fregonascant. 6
Sets de escobacant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de toallascant. 6

Catering

Compras

Consejos

Empieza por la fecha, el lugar y los puestos: reserva también el catering y la iluminación antes de enviar invitaciones. Deja cerrados estos proveedores con varias semanas de margen para poder sustituirlos si fallan.
Dibuja el plano antes de montar las mesas. Comprueba cuántos puntos de electricidad hay, separa las rutas de seguridad y coloca puestos, cajas y equipos sin bloquear el paso.
Publica el menú y los precios antes de abrir las inscripciones. Recoge las preferencias dietéticas y prepara la información sobre alérgenos para que el catering pueda responder con datos concretos.
Calcula el trabajo por turnos y asigna voluntarios a puestos, caja, reposición y orientación. Reserva los terminales de pago y prueba la distribución de la caja registradora al menos un día antes.
Haz la compra y revisa los productos frescos en las últimas 24 horas. Enfría las bebidas con antelación y prepara aperitivos, carteles de precios y señales de ruta antes de que llegue el público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado navideño europeo?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Las reservas de puestos, catering, iluminación y terminales de pago deben estar confirmadas antes de publicar el evento y abrir las inscripciones.
¿Qué hay que preparar el día antes del mercado navideño?: Deja montado el plano, la señalización, las tarjetas de nombre y la distribución de la caja. Comprueba la electricidad, enfría las bebidas y revisa los productos frescos dentro de las 24 horas previas.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un mercado navideño?: Asigna al menos una persona por puesto activo y añade una persona de apoyo por cada 4 o 5 puestos. Reserva además turnos separados para caja, reposición y orientación, con cambios cada 2 o 3 horas.
¿Cuándo hay que publicar el menú y los precios?: Publícalos al abrir las inscripciones, idealmente 4 semanas antes. Así puedes recoger preferencias dietéticas, preparar los alérgenos y confirmar cantidades con el catering antes de hacer la compra.

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