Cómo organizar un mercado navideño en un centro comercial

Un mercado navideño dentro de un centro comercial necesita coordinación mucho antes de colocar los primeros adornos. Empieza cerrando la fecha, los horarios y el espacio; después confirma los puestos, registra a los expositores y define la distribución. Las inscripciones, las preferencias dietéticas y las entregas deben quedar controladas antes de pedir el catering. En los últimos días, prepara el plano, asigna voluntarios, revisa el tiempo y monta un punto de recepción que funcione desde el primer minuto.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar la fecha y los horarios
2 personas
2
Reservar el centro comercial
2 personas
3
Desarrollar la distribución del mercado
2 personas
4
Contactar a los puestos
2 personas
5
Registrar a los expositores
2 personas
6
Definir la distribución de los puestos
2 personas
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Publicar mensajes en redes sociales
9
Gestionar inscripciones
2 personas
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Confirmar entregas
2 personas
12
Pedir el catering
2 personas
13
Comprar decoraciones
2 personas
14
Publicar información de estacionamiento
15
Imprimir el plano
16
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
17
Asignar voluntarios
2 personas
18
Informar a los expositores
19
Comprobar el pronóstico del tiempo
20
Hacer la compra
3 personas
21
Enfriar bebidas
2 personas
22
Preparar aperitivos
4 personas
23
Clasificar la vajilla
2 personas
24
Preparar los materiales
3 personas
25
Montar el punto de recepción
2 personas
26
Montar mesas
4 personas
27
Montar los puestos
6 personas
28
Colocar las sillas
3 personas
29
Colgar la decoración
4 personas
30
Decorar el árbol de Navidad
3 personas
31
Conectar la iluminación
3 personas
32
Probar la música ambiental
2 personas
33
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
34
Colgar listas de precios
3 personas
35
Colocar las tarjetas con nombres
2 personas
36
Montar el buffet de catering
4 personas
37
Preparar el rincón del café
2 personas
38
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
39
Despejar las rutas de paso
3 personas
40
Recibir a los titulares de los puestos
3 personas
41
Colocar los productos del puesto
6 personas
42
Última revisión de seguridad
3 personas

Evento

43
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
44
Repartir información
2 personas
45
Servir café y té
3 personas
46
Servir chocolate caliente
3 personas
47
Servir aperitivos
4 personas
48
Rellenar las bebidas
3 personas
49
Reponer el bufé
3 personas
50
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
51
Mantener las mesas limpias
2 personas
52
Apoyar a los titulares de los puestos
2 personas
53
Controlar la música
54
Acompañar la actividad infantil
3 personas
55
Atender el rincón fotográfico
2 personas
56
Comprobar el inventario
2 personas
57
Gestionar los picos de afluencia
4 personas
58
Servir los últimos bocados
3 personas
59
Despedir a los visitantes
3 personas
60
Recoger las ventas y el material
3 personas

Seguimiento

61
Hacer el check-out de los expositores
3 personas
62
Desmontar los puestos
6 personas
63
Recoger mesas y sillas
4 personas
64
Retirar la decoración
4 personas
65
Desconectar la iluminación
3 personas
66
Lavar la vajilla
3 personas
67
Vaciar neveras portátiles
2 personas
68
Recoger la basura
4 personas
69
Limpiar el lugar
5 personas
70
Recoger objetos perdidos
2 personas
71
Inventariar materiales
2 personas
72
Devolver los materiales
3 personas
73
Guardar el stock restante
2 personas
74
Llevar la basura
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 12
Carpas de fiestacant. 4
Mesas plegablescant. 12
Mesas altascant. 8
Sillas plegablescant. 40
Taburetes de barcant. 12
Mantelescant. 20
Percheroscant. 4
Cajas de almacenajecant. 12
Cajones de maderacant. 24

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 100
Vasos de técant. 80
Platos de postrecant. 150
Cubiertoscant. 150
Cucharonescant. 12
Bandejascant. 20
Bandejas de serviciocant. 12

Decoración

Árboles de Navidad artificialescant. 3
Bolas de Navidadcant. 120
Guirnaldas de Navidadcant. 20
Coronas navideñascant. 8
Figuras navideñascant. 12
Mantas de nieve artificialcant. 10
Cajas regalocant. 30
Photowall
Cintas decorativascant. 12

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 20
Velas LEDcant. 30
Estrellas luminosascant. 8
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 10
Alfombrillas para cablescant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Mantener calientecant. 3
Neveras portátilescant. 6
Altavoces Bluetoothcant. 2
Micrófonoscant. 2
Terminales de pagocant. 4
Cajas de la cajacant. 4
Cargadores para cajeros automáticoscant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 8
Cuchillos de chefcant. 8
Pinzascant. 12
Jarras medidorascant. 4
Termoscant. 8
Bandejas térmicascant. 8
Papel de aluminiocant. 6
Recipientes herméticoscant. 20
Carros de cocinacant. 3

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Escobas de manocant. 6
Paños de limpiezacant. 30
Cubos de pedalcant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el horario y la reserva del centro comercial antes de contactar con los puestos. Deja al menos 6 semanas para registrar expositores, recoger datos y publicar las invitaciones.
Diseña la distribución antes de confirmar cada puesto. Reserva pasillos despejados, una zona de recepción y espacio para mesas, carpas, almacenaje y colgadores; imprime el plano para entregarlo a los expositores.
No esperes a la última semana para gestionar las inscripciones. Pide las preferencias dietéticas y confirma las entregas al menos 10 días antes de encargar el catering.
La decoración navideña necesita electricidad y tiempo de montaje. Comprueba con el centro comercial dónde pueden colocarse las guirnaldas LED, las estrellas luminosas, los árboles y el photocall, y prepara los materiales por zonas.
Asigna voluntarios con funciones concretas para montaje, recepción y apoyo a los puestos. El día anterior enfría las bebidas, prepara los aperitivos, clasifica la vajilla y revisa el pronóstico del tiempo aunque el mercado sea interior.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado navideño?: Empieza unas 6 semanas antes. Ese margen permite reservar el centro comercial, contactar con los puestos, registrar expositores, enviar invitaciones y resolver cambios en la distribución.
¿Cuándo hay que confirmar a los expositores de un mercado navideño?: Procura cerrar el registro al menos 3 semanas antes y enviar la distribución definitiva 7 días antes. Así cada puesto sabe su ubicación, horario de entrega y necesidades de mobiliario.
¿Cuándo se debe pedir el catering?: Confirma cantidades y preferencias dietéticas 10 días antes, y revisa la entrega entre 48 y 72 horas antes. No dejes para el día del evento la compra de bebidas, aperitivos o vajilla.
¿Qué hay que preparar el día anterior?: El día anterior conviene enfriar las bebidas, preparar los aperitivos, clasificar vasos, tazas, platos y cubiertos, y dejar listos los materiales de recepción. También puedes imprimir el plano, preparar las tarjetas con nombres y confirmar los turnos de voluntarios.

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