Cómo organizar un mercado de primavera sin improvisar

Organizar un mercado de primavera empieza mucho antes de montar las carpas. Primero fija la fecha y el lugar, diseña la distribución y confirma los puestos; después cierra proveedores, inscripciones y necesidades eléctricas. Durante la última semana conviene revisar la previsión del tiempo, comprar lo que falta y preparar carteles, cambio, comida y bebidas. El día del mercado, reserva tiempo para inspeccionar el recinto, montar las carpas y conectar la electricidad antes de que lleguen los vendedores.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2
Desarrollar la distribución del mercado
2 personas
3
Contactar a los puestos
2 personas
4
Registrar las reservas de puestos
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Distribuir carteles promocionales
2 personas
7
Gestionar inscripciones
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Confirmar acuerdos con proveedores
10
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
11
Comprobar el pronóstico del tiempo
12
Hacer la distribución final de los puestos
2 personas
13
Comprobar la lista de la compra
2 personas
14
Hacer la compra
3 personas
15
Reunir los materiales
3 personas
16
Clasificar la decoración
2 personas
17
Rellenar las neveras
2 personas
18
Preparar aperitivos
4 personas
19
Preparar los carteles de ruta
2 personas
20
Preparar la caja y el cambio
2 personas
21
Inspeccionar el recinto
2 personas
22
Montar las carpas
6 personas
23
Colocar los puestos y las mesas
5 personas
24
Colocar las sillas
3 personas
25
Conectar los cables de alimentación
2 personas
26
Colgar la iluminación
3 personas
27
Colgar la decoración
3 personas
28
Colocar el cartel informativo
2 personas
29
Colocar cubos de basura
2 personas
30
Reponer los servicios de baño
2 personas
31
Recibir a los titulares de los puestos
3 personas
32
Guiar a los expositores hasta su ubicación
3 personas
33
Montar los puestos del mercado
8 personas
34
Enfriar las bebidas
2 personas
35
Montar el punto de café y té
2 personas
36
Montar aperitivos
3 personas
37
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
38
Colgar listas de precios
2 personas
39
Comprobar el dinero en efectivo
2 personas
40
Realizar rondas de seguridad
2 personas

Evento

41
Atender la mesa de bienvenida
2 personas
42
Recibir a los visitantes
2 personas
43
Apoyar los puestos
2 personas
44
Servir café y té
3 personas
45
Servir aperitivos
3 personas
46
Repartir bebidas
3 personas
47
Rellenar las bebidas
2 personas
48
Rellenar la máquina de café
2 personas
49
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
50
Mantener limpias las mesas y los asientos
2 personas
51
Comprobar los baños
52
Comprobar el inventario
53
Comprobar la iluminación
54
Informar a los últimos visitantes
2 personas
55
Cerrar la venta en el puesto
3 personas
56
Hacer el check-out de los expositores
2 personas

Seguimiento

57
Cerrar los puntos de comida y bebida
3 personas
58
Refrigerar los restos perecederos
2 personas
59
Recoger la vajilla
3 personas
60
Recoger la basura
3 personas
61
Desmontar mesas y sillas
5 personas
62
Desmontar las carpas
6 personas
63
Retirar la decoración
3 personas
64
Cortar la electricidad
2 personas
65
Limpieza general del recinto
4 personas
66
Lavar la vajilla
3 personas
67
Secar y clasificar los materiales
2 personas
68
Ordenar el stock
2 personas
69
Llevar los residuos a la basura
2 personas
70
Devolver los materiales
2 personas
71
Limpiar a fondo el recinto
3 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Puestos de mercadocant. 12
Mesas plegablescant. 10
Mesas de cervezacant. 4
Sillas plegablescant. 40
Taburetes de barcant. 8
Mantelescant. 14
Fundas para puestoscant. 12
Percheroscant. 6
Cajas de almacenamientocant. 20

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 180
Tazas de cafécant. 80
Vasos de técant. 50
Platoscant. 120
Platos de postrecant. 100
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 80
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 16
Bandejas de serviciocant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 4
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Taladros de bateríacant. 2
Cajas de herramientascant. 2
Carretillascant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Pinzas de servircant. 10
Jarras medidorascant. 3
Papel de aluminiocant. 4
Recipientes herméticoscant. 12

Decoración

Guirnaldascant. 12
Jardinerascant. 12
Decoración de mesacant. 14
Pizarrascant. 12
Portaprecioscant. 30
Cinta adhesivacant. 8
Bridascant. 100
Cuerdacant. 4
Señales de rutacant. 8

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Linternas a pilascant. 8

Limpieza

Papeleracant. 10
Cuboscant. 4
Limpiacristalescant. 2
Escobascant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Paños reutilizablescant. 24
Cubetas para lavarcant. 6

Catering

Compras

Consejos

Define la distribución de los puestos antes de confirmar las reservas. Deja pasillos suficientemente amplios para el paso de personas y marca dónde irán las mesas, sillas, carpas y puntos de servicio.
Contacta con los puestos con varias semanas de antelación y fija una fecha límite para las inscripciones. Pide también las preferencias dietéticas y cualquier necesidad especial de electricidad antes de cerrar la distribución.
Comprueba los puntos de electricidad al menos 7 días antes. Cuenta los cables alargadores y regletas necesarios, evita sobrecargar una toma y mantén los cables fuera de las zonas de paso.
Revisa la previsión del tiempo entre 48 y 24 horas antes. Si se esperan lluvia o viento, confirma cómo asegurar las carpas y protege con antelación los carteles, manteles, decoración y materiales de cada puesto.
Prepara la caja, el cambio, las neveras y los aperitivos el día anterior. El día del mercado, inspecciona el recinto antes del montaje y termina de conectar la electricidad antes de colocar los productos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de primavera?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el lugar, contactar con los puestos y enviar invitaciones. Deja la distribución final y la comprobación de proveedores para la última semana.
¿Cuándo hay que confirmar los puestos del mercado?: Establece una fecha límite de inscripción al menos 3 semanas antes. Así tendrás tiempo para registrar las reservas, recoger preferencias dietéticas y preparar una distribución definitiva.
¿Cuándo se montan las carpas y los puestos?: Haz la inspección del recinto al llegar y reserva como mínimo 2 horas para montar carpas, mesas, sillas y puestos. Conecta los cables antes de abrir y comprueba que no queden tendidos en los pasillos.
¿Cuándo hay que revisar el tiempo para un mercado al aire libre?: Consulta la previsión 7 días antes para detectar riesgos y vuelve a comprobarla entre 48 y 24 horas antes. La segunda revisión sirve para decidir ajustes concretos en carpas, carteles y distribución.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.