Cómo organizar un mercado de militaria sin perder el control

Un mercado de militaria necesita más coordinación que una simple fila de mesas: hay que registrar a los expositores, distribuir los puestos y controlar el acceso de personas y mercancías. Empieza por cerrar la fecha y el lugar, y después trabaja hacia atrás con plazos claros. La entrada, la seguridad, los pagos y la circulación de visitantes suelen causar problemas cuando se dejan para el último día. Este plan te ayuda a ordenar la preparación desde las inscripciones hasta el desmontaje.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2
Desarrollar la distribución del mercado
2 personas
3
Redactar las condiciones para expositores
2 personas
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Abrir inscripciones
6
Registrar a los expositores
2 personas
7
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Publicar información para visitantes
10
Difundir la información de aparcamiento
11
Confirmar las reservas
12
Imprimir la lista de expositores
13
Preparar señales de ruta
2 personas
14
Crear números de stand
2 personas
15
Dejar listas las pulseras y la caja
2 personas
16
Comprobar la lista de la compra
17
Hacer la compra
2 personas
18
Recoger efectivo
2 personas
19
Llenar las neveras portátiles
2 personas
20
Enfriar bebidas
2 personas
21
Llevar materiales al lugar
4 personas
22
Abrir la ubicación
2 personas
23
Realizar el control de seguridad
2 personas
24
Montar mesas
6 personas
25
Colocar las sillas
3 personas
26
Montar las carpas
4 personas
27
Numerar los stands
2 personas
28
Colocar señales de ruta
2 personas
29
Montar el mostrador de entrada
2 personas
30
Probar la caja registradora
2 personas
31
Probar el terminal de pago
2 personas
32
Conectar la iluminación
3 personas
33
Fijar los cables con cinta de seguridad
2 personas
34
Recibir a los expositores
4 personas
35
Indicar a los expositores su ubicación
4 personas
36
Registrar a los expositores
2 personas
37
Coordinar el montaje de los expositores
4 personas
38
Montar el punto de café
2 personas
39
Preparar las bebidas
2 personas
40
Preparar los aperitivos
2 personas
41
Comprobar los baños
2 personas
42
Colocar cubos de basura
2 personas
43
Instruir al personal de entrada
3 personas
44
Dar instrucciones al personal de catering
3 personas
45
Realizar la última ronda de seguridad
2 personas

Evento

46
Recibir a los visitantes
4 personas
47
Cobrar la entrada
2 personas
48
Apoyar a los expositores
2 personas
49
Servir café y té
2 personas
50
Vender bebidas
2 personas
51
Servir aperitivos
2 personas
52
Rellenar las bebidas
2 personas
53
Reponer el punto de café
54
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
55
Comprobar los baños
56
Mantener despejados los pasillos
2 personas
57
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
58
Registrar objetos perdidos
59
Informar a los últimos visitantes
2 personas
60
Cerrar la recepción de entrada
2 personas
61
Indicar a los expositores que desmonten
4 personas
62
Acompañar a los expositores
3 personas

Seguimiento

63
Desmontar mesas y sillas
5 personas
64
Desmontar las carpas
4 personas
65
Desconectar la iluminación
2 personas
66
Reunir los materiales
4 personas
67
Retirar los residuos
3 personas
68
Lavar la vajilla
2 personas
69
Limpiar el rincón del café
2 personas
70
Limpiar los baños
2 personas
71
Limpiar el lugar
4 personas
72
Retirar los carteles de ruta
2 personas
73
Contar la caja
2 personas
74
Guardar el dinero en efectivo de forma segura
2 personas
75
Gestionar objetos perdidos
76
Devolver los materiales
4 personas
77
Devolver el material alquilado
2 personas
78
Enviar seguimiento a los expositores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas de mercadocant. 40
Mesas plegablescant. 6
Sillascant. 30
Taburetescant. 8
Mostrador de entrada
Percheroscant. 6
Vitrinascant. 4
Carros de transportecant. 4

Equipo

Datáfonoscant. 2
Caja registradora
Cajón de caja
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Cargadores móvilescant. 4
Walkie-talkiescant. 6
Megáfono
Termoscant. 6
Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Neveras portátilescant. 4
Linternas de manocant. 6
Cajas de herramientascant. 2
Martillocant. 2
Destornilladorescant. 4
Bridascant. 200
Cinta americanacant. 6
Cintas métricascant. 2
Carros de manocant. 2

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 6
Bateríascant. 24

Decoración

Carteles con número de standcant. 40
Señales de rutacant. 12
Carteles direccionalescant. 10
Cartel de entrada
Carteles del programacant. 4
Mantelescant. 45
Abrazaderascant. 80
Cuerdacant. 100
Postes separadorescant. 12
Cinta de balizamientocant. 4
Portapapelescant. 6
Bolígrafoscant. 30
Rotuladores fosforescentescant. 12
Tarjetas de nombrecant. 60
Pulserascant. 400
Entradascant. 400
Folletos informativoscant. 400
Bandejas para efectivocant. 3
Etiquetas de preciocant. 500
Portanúmeros de mesacant. 40

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 12
Jarrascant. 6
Cucharonescant. 8

Catering

Compras

Limpieza

Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonacant. 4
Cuboscant. 4
Papeleracant. 12
Contenedor de residuoscant. 2
Escobillas de bañocant. 4
Guantes de gomacant. 6
Paños de limpiezacant. 20

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y la distribución antes de abrir las inscripciones. Dibuja los pasillos, la entrada, las zonas de exposición y los puntos de servicio para saber cuántos puestos caben realmente.
Publica las condiciones para expositores junto con la inscripción. Indica qué espacio recibe cada participante, qué debe llevar y cuándo podrá montar; asignar los puestos al final suele provocar cambios y mensajes de última hora.
Envía la información a visitantes al menos 7 días antes. Incluye horario, aparcamiento, entrada, recorrido y cualquier restricción, y prepara carteles de ruta y números de stand para que puedan orientarse sin preguntar continuamente.
Haz una revisión de seguridad antes de abrir las puertas. Comprueba cables, regletas, carpas, vitrinas y pasillos, y deja linternas, walkie-talkies y un megáfono accesibles al equipo, no guardados en una caja.
Prepara caja y bebidas el día anterior. Cuenta el efectivo, carga los datáfonos, enfría las bebidas y llena las neveras portátiles; así el equipo de entrada no tiene que hacer compras ni buscar cargadores durante la apertura.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de militaria?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva primero la fecha y el lugar, abre las inscripciones después y deja la última semana para confirmar reservas, imprimir listas y preparar la señalización.
¿Cuándo debo asignar los puestos a los expositores?: Asígnalos entre 10 y 14 días antes del mercado, cuando la mayoría de las inscripciones estén confirmadas. Envía el número de stand y las instrucciones de montaje en el mismo mensaje para evitar cambios el día del evento.
¿Qué información deben recibir los visitantes?: Envíala o publícala al menos 7 días antes e incluye horario, ubicación, aparcamiento, entrada y recorrido. Coloca también un cartel de entrada, carteles direccionales y señales de ruta el día del mercado.
¿Cuándo se preparan los pagos y las bebidas?: Prepara la caja, los datáfonos y los cargadores el día anterior. Enfría las bebidas y llena las neveras portátiles entre 2 y 4 horas antes de abrir, según la temperatura y la capacidad de refrigeración.

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