Cómo organizar un mercadillo rural sin improvisar
Un mercadillo rural se organiza de fuera hacia dentro: primero se fijan fecha y terreno, después se aseguran permisos y vendedores, y solo al final se compra y se monta. El plano de los puestos, la electricidad y el punto de café suelen causar más problemas que la mercancía. Trabaja con una fecha límite para cada confirmación y envía a cada vendedor su ubicación y horario de llegada. Así, el día del mercadillo el equipo puede dedicarse al montaje, la atención y los cobros.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
- 2
Comprobar los permisos necesarios
- 3
Redactar las condiciones de los vendedores
2 personas
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Asignar a los vendedores
2 personas
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Reservar el equipo de café
- 9
Comprobar el suministro eléctrico
2 personas
- 10
Confirmar cantidades de mesas
- 11
Hacer el plano de los puestos
2 personas
- 12
Enviar información a los vendedores
- 13
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 14
Hacer la compra
2 personas
- 15
Reunir los materiales
3 personas
- 16
Preparar los precios de venta
2 personas
- 17
Preparar la caja registradora y el cambio
2 personas
- 18
Cortar y repasar el terreno
2 personas
- 19
Montar mesas
4 personas
- 20
Montar las carpas
4 personas
- 21
Asignar los puestos por vendedor
3 personas
- 22
Conectar la electricidad y la iluminación
2 personas
- 23
Colgar señalización
2 personas
- 24
Montar el punto de café
2 personas
- 25
Exponer la mercancía de la organización
3 personas
- 26
Revisar y reponer los baños
Evento
- 27
Recibir a los vendedores
3 personas
- 28
Comprobar la distribución del stand
2 personas
- 29
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
- 30
Atender la caja
2 personas
- 31
Servir café y té
2 personas
- 32
Rellenar las bebidas
- 33
Reponer los aperitivos
- 34
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 35
Comprobar los baños periódicamente
- 36
Informar a los vendedores sobre la hora de finalización
- 37
Despedir a los últimos visitantes
2 personas
Seguimiento
- 38
Cerrar la caja
2 personas
- 39
Empaquetar la mercancía
3 personas
- 40
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 41
Desmontar las carpas
4 personas
- 42
Recoger y retirar la basura
3 personas
- 43
Limpiar la vajilla y el equipo
2 personas
- 44
Limpiar el recinto
3 personas
- 45
Devolver los materiales
2 personas
- 46
Recoger las compras sobrantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 12
- Sillas plegablescant. 24
- Puestos de mercadocant. 10
- Percheroscant. 4
- Bancos plegablescant. 4
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 3
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Caja registradora
- Caja registradora
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 6
- Guirnaldas de lucescant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 120
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 60
- Cubiertoscant. 60
Cocina
- Termoscant. 6
- Bandejas de serviciocant. 4
- Pinzascant. 4
- Tablas de cortarcant. 2
Decoración
- Señales de rutacant. 8
- Pizarrascant. 6
- Etiquetas de preciocant. 500
- Cinta de carrocerocant. 8
- Rotuladores permanentescant. 12
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Sets de escobacant. 3
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Paños de limpiezacant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el lugar y los permisos al menos 6 semanas antes. Comprueba también si el terreno permite carpas, venta de alimentos y conexión eléctrica.
- Envía las condiciones de participación junto con la invitación y fija una fecha de inscripción. Pide preferencias dietéticas y confirma por escrito qué aporta cada vendedor.
- Haz el plano cuando conozcas los vendedores, no antes. Reserva pasillos de al menos 1,2 metros y envía a cada participante su puesto, hora de llegada y punto de descarga.
- Revisa la electricidad y el café al menos 10 días antes. Cuenta máquinas, termos, neveras, alargadores y regletas, y evita conectar varios equipos potentes en una sola toma.
- Prepara precios, caja y cambio el día anterior. Ten carteles de ruta, etiquetas de precio, papeleras y escobas listos antes de montar mesas y carpas; revisa además el pronóstico 48 horas antes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo rural?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes de la fecha prevista. Los permisos, las inscripciones y el plano de puestos necesitan más margen que la compra y el montaje.
- ¿Cuándo hay que confirmar a los vendedores?
- Cierra las inscripciones al menos 3 semanas antes. Envía el puesto asignado, las condiciones y el horario de llegada entre 7 y 10 días antes, cuando el plano ya esté estable.
- ¿Cuándo se prepara el montaje del mercadillo?
- Reúne materiales, precios y cambio el día anterior. Monta carpas, mesas, señalización, iluminación y el punto de café el mismo día, dejando entre 2 y 3 horas antes de abrir.
- ¿Cuántos vasos y tazas hacen falta para el punto de café?
- Calcula aproximadamente 2 vasos por visitante previsto y 1 taza por cada servicio de café simultáneo, con un 15 % de margen. Confirma las cantidades después de cerrar las inscripciones y las preferencias dietéticas.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!