Cómo organizar un mercadillo sin perder el control

Un mercadillo se organiza mucho antes de colocar la primera mesa. Empieza por reservar el lugar y comprobar los permisos; después fija las condiciones de venta, abre las inscripciones y registra los pagos. Cuando sepas cuántos participantes habrá, distribuye los puestos y prepara un plano con números visibles. La última semana sirve para confirmar normas, aparcamiento y horarios; el día anterior, revisa el tiempo, enfría las bebidas y comprueba electricidad, cajas registradoras y material de montaje.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el lugar
2
Comprobar permisos
3
Redactar las condiciones de venta
4
Crear formulario de inscripción
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Abrir inscripciones
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Registrar pagos
9
Distribuir los puestos
2 personas
10
Confirmar las normas de venta
11
Informar a los proveedores
12
Hacer el plano
2 personas
13
Confirmar participantes
2 personas
14
Enviar la información de aparcamiento
15
Preparar señales de ruta
2 personas
16
Imprimir números de establo
17
Comprobar el pronóstico del tiempo
18
Hacer la compra
2 personas
19
Reunir los materiales
3 personas
20
Enfriar bebidas
2 personas
21
Preparar las cajas registradoras
2 personas
22
Probar el suministro eléctrico
2 personas

Evento

23
Abrir la ubicación
2 personas
24
Barrer el recinto
2 personas
25
Montar los puestos
3 personas
26
Montar las carpas
6 personas
27
Montar las mesas de venta
5 personas
28
Colocar las sillas
3 personas
29
Colocar carteles y flechas de ruta
3 personas
30
Montar el mostrador de información
2 personas
31
Montar el punto de café
2 personas
32
Preparar sándwiches
3 personas
33
Recibir a los vendedores
4 personas
34
Asignar puestos
3 personas
35
Última revisión de seguridad
2 personas
36
Recibir a los visitantes
4 personas
37
Servir café y té
2 personas
38
Servir bocadillos
2 personas
39
Rellenar las bebidas
2 personas
40
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
41
Encender la iluminación
2 personas
42
Cerrar las cajas
2 personas
43
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
44
Hacer que los vendedores descarguen
3 personas

Seguimiento

45
Desmontar mesas y sillas
5 personas
46
Desmontar las carpas
6 personas
47
Retirar platos y decoración
3 personas
48
Lavar la vajilla
2 personas
49
Limpiar el recinto
4 personas
50
Clasificar y retirar residuos
3 personas
51
Comprobar los materiales
2 personas
52
Devolver el material prestado
2 personas
53
Gestionar objetos perdidos
54
Agradecer a los vendedores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 6
Mesas de ventacant. 30
Mesas informativascant. 2
Sillascant. 80
Mantelescant. 12
Carro de transportecant. 2

Decoración

Carteles con números de puestocant. 35
Señales de rutacant. 12
Banners informativoscant. 3
Guirnaldascant. 8
Bridascant. 200

Equipo

Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Alfombrillas para cablescant. 10
Lámparas con bateríacant. 12
Terminales de pagocant. 2
Cajas registradorascant. 2
Walkie-talkiescant. 6
Cintas métricascant. 2
Portapapelescant. 6
Bolígrafoscant. 30

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 180
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Pinzas de servircant. 6

Catering

Máquinas de cafécant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 6
Cestas de pancant. 6
Recipientes herméticoscant. 8
Dispensadores de bebidascant. 3
Compras

Limpieza

Papeleracant. 12
Escobascant. 3
Recogedores de polvocant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Paños de limpieza reutilizablescant. 20
Desinfectante de manoscant. 6
Set de primeros auxilioscant. 2

Consejos

Cierra las inscripciones con al menos 7 días de margen. Así puedes distribuir los puestos, confirmar participantes y enviar a cada vendedor las normas, el plano y la información de aparcamiento.
Haz el plano cuando tengas el número definitivo de puestos y deja pasillos suficientemente amplios para el carro de transporte. Imprime los números de puesto y prepara las señales de ruta antes de abrir el recinto.
Comprueba los permisos y redacta las condiciones de venta antes de enviar invitaciones. Indica por escrito qué se puede vender, cómo se registra el pago y a qué hora deben llegar los proveedores.
Haz una prueba del suministro eléctrico el día anterior con cables alargadores, regletas y alfombrillas para cables. No dejes para la mañana del mercadillo la comprobación de las máquinas de café, las cajas registradoras o los terminales de pago.
Reserva al menos 60 minutos para abrir, barrer y montar el recinto antes de la llegada del público. Coloca primero carpas, mesas y carteles; después prepara bebidas, vasos, tazas y termos para que el equipo no bloquee los pasillos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el lugar, comprobar permisos y preparar las condiciones de venta. Abre las inscripciones con al menos 3 semanas de margen y ciérralas 7 días antes para poder hacer el plano.
¿Cuándo hay que enviar la información a los vendedores?: Envía una primera confirmación al cerrar la inscripción y la información definitiva entre 3 y 5 días antes. Incluye el número de puesto, horario de llegada, normas de venta, aparcamiento y cualquier indicación del plano.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar un mercadillo?: Calcula como mínimo 60 minutos para abrir el lugar, barrer, montar carpas y mesas, colocar números y preparar la señalización. Si participan muchos vendedores o hay suministro eléctrico, reserva entre 90 y 120 minutos.
¿Qué hay que comprobar el día anterior?: Revisa el pronóstico, el material, el suministro eléctrico y los sistemas de cobro entre 12 y 24 horas antes. Enfría las bebidas, reúne cables, bridas, walkie-talkies y portapapeles, y confirma que las cajas registradoras y terminales de pago funcionan.

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