Cómo organizar un mercadillo sin perder el control

Organizar un mercadillo empieza mucho antes de colocar las mesas. Primero fija la fecha y el lugar, comprueba permisos y seguro, y define cómo funcionarán las ventas. Después abre las inscripciones, asigna los puestos y confirma qué necesita cada participante. En la última semana se cierran compras, efectivo, voluntarios, señalización y montaje. Este orden evita los problemas más habituales: vendedores sin sitio, cables insuficientes, falta de cambio o una carpa que no está preparada para la previsión meteorológica.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Crear un plano del mercado
2 personas
3
Redactar las normas de venta
2 personas
4
Comprobar seguro y permisos
2 personas
5
Crear el formulario de participantes
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Publicar el evento en línea
8
Gestionar inscripciones
2 personas
9
Asignar números de mesa
2 personas
10
Confirmar participantes
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Asignar voluntarios
2 personas
13
Hacer reservas
14
Encargar efectivo
15
Preparar listas de precios
2 personas
16
Diseñar carteles de ruta
17
Colocar la promoción
2 personas
18
Comprobar la lista de inventario
2 personas
19
Hacer la compra
2 personas
20
Recoger el dinero en efectivo
2 personas
21
Preparar los materiales
3 personas
22
Informar a los voluntarios
23
Comprobar el pronóstico del tiempo

Evento

24
Abrir el recinto
2 personas
25
Comprobar el suministro eléctrico
2 personas
26
Montar mesas
4 personas
27
Montar las carpas
4 personas
28
Colocar las sillas
2 personas
29
Colgar la iluminación
2 personas
30
Numerar los puestos de venta
2 personas
31
Recepción de participantes
3 personas
32
Asignar espacios de stand
3 personas
33
Montar los puestos
6 personas
34
Colgar listas de precios
2 personas
35
Preparar café y té
2 personas
36
Preparar los aperitivos
2 personas
37
Enfriar las bebidas
2 personas
38
Montar la mesa de caja
2 personas
39
Preparar el cambio
2 personas
40
Marcar la entrada y la salida
2 personas
41
Colocar la señalización
2 personas
42
Comprobar los baños
43
Instruir a los voluntarios
2 personas
44
Recibir a los visitantes
3 personas
45
Atender la caja
2 personas
46
Servir café y té
2 personas
47
Servir aperitivos
2 personas
48
Rellenar las bebidas
49
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
50
Comprobar los baños entre medias
51
Registrar objetos perdidos
52
Cerrar la venta
3 personas
53
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
54
Cerrar la caja
2 personas

Seguimiento

55
Recoger los artículos no vendidos
4 personas
56
Desmontar mesas y sillas
4 personas
57
Desmontar las carpas
4 personas
58
Recoger la basura
3 personas
59
Limpiar el recinto
4 personas
60
Retirar la decoración
2 personas
61
Devolver los materiales
2 personas
62
Devolver los objetos prestados
2 personas
63
Lavar la vajilla
2 personas
64
Contar la recaudación de caja
2 personas
65
Guardar los ingresos de forma segura
2 personas
66
Gestionar objetos perdidos
67
Retirar el material promocional
2 personas
68
Comprobar el material del proveedor
2 personas
69
Entregar el recinto
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Puestos de mercadocant. 20
Mesascant. 10
Sillascant. 30
Mesas plegablescant. 4
Mesas de cajacant. 2

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Regletascant. 6
Cables alargadorescant. 6
Cajas de cajacant. 2
Calculadorascant. 2
Walkie-talkiescant. 6
Teléfonos móvilescant. 2

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas LEDcant. 8
Linternas a pilascant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Platoscant. 100
Tazas de cafécant. 60
Vasos de técant. 40
Cubiertoscant. 80
Bandejas de servircant. 8
Pinzas de servircant. 6

Cocina

Termoscant. 5
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Abrebotellascant. 3

Decoración

Mantelescant. 12
Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Números de mesacant. 25
Listas de precioscant. 30
Señales de rutacant. 12
Carteles direccionalescant. 10

Limpieza

Sets de escobacant. 3
Papelelerascant. 8
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Sprays para manoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Empieza por el plano: reserva pasillos de al menos 1,5 metros y numera cada mesa antes de aceptar participantes. Así podrás asignar puestos sin improvisar el día del mercadillo.
Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes. Confirma entonces el número de mesa, las normas de venta y cualquier preferencia dietética relacionada con la comida.
Comprueba permisos, seguro y suministro eléctrico como mínimo 3 semanas antes. Las máquinas de café, teteras, lámparas y regletas pueden superar la capacidad disponible si se conectan todas al mismo circuito.
Prepara el efectivo y las listas de precios 2 o 3 días antes. Guarda el dinero en cajas separadas y deja calculadoras, vasos reutilizables, bandejas y pinzas en el puesto correspondiente.
El día anterior revisa el pronóstico y agrupa el material por zonas: carpas y puestos, cajas, iluminación y cocina. Abre el recinto al menos 2 horas antes para montar, probar la electricidad y colocar los carteles de ruta.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes si habrá muchos vendedores o necesitas permisos. Deja cerrados el plano, las normas y las inscripciones al menos 7 días antes del evento.
¿Cuánto espacio necesito entre las mesas de un mercadillo?: Reserva pasillos de aproximadamente 1,5 metros para que circulen los visitantes y pueda pasar el equipo. Añade espacio extra cerca de las cajas, las mesas de comida y las entradas.
¿Cuándo debo confirmar a los participantes?: Confírmalos entre 7 y 10 días antes, cuando ya tengas el plano y los números de mesa. Envía en el mismo mensaje la hora de llegada, las normas y lo que deben llevar.
¿Cuánto tiempo antes hay que preparar el montaje?: Abre el recinto al menos 2 horas antes de la apertura al público. Ese margen permite colocar carpas, mesas y señalización, probar cables y regletas, y resolver faltas de material sin visitantes alrededor.

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