Cómo organizar un mercadillo paso a paso
Un mercadillo se organiza mejor empezando por los vendedores y la distribución, no por la decoración. Primero fija la fecha, el horario y el lugar; después abre las inscripciones con condiciones claras y controla cada confirmación. Cuando sepas cuántos puestos habrá, podrás reservar mesas, preparar el plano, asignar voluntarios y calcular compras. Los últimos días sirven para revisar permisos, previsión meteorológica, cobros, bebidas y comida, además de reunir todo el material.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Publicar la fecha y los horarios
- 2
Enviar invitaciones
2 personas
- 3
Abrir el formulario de inscripción
- 4
Publicar las condiciones de los vendedores
- 5
Fijar la ubicación y la distribución
2 personas
- 6
Reservar mesas y sillas
- 7
Comprobar permisos
- 8
Gestionar inscripciones
2 personas
- 9
Llevar la lista de vendedores
- 10
Recoger preferencias dietéticas
- 11
Asignar números de stand
2 personas
- 12
Enviar confirmaciones
2 personas
- 13
Hacer el plano
- 14
Asignar voluntarios
2 personas
- 15
Establecer las normas de caja
2 personas
- 16
Conseguir cambio
- 17
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 18
Hacer la compra
3 personas
- 19
Difundir la promoción
3 personas
- 20
Recordar a los vendedores
- 21
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 22
Reunir los materiales
3 personas
- 23
Enfriar bebidas
2 personas
- 24
Lavar frutas y verduras
2 personas
- 25
Preparar sándwiches
3 personas
- 26
Montar la estación de café y té
2 personas
- 27
Preparar la caja
2 personas
- 28
Inspeccionar el recinto
2 personas
- 29
Montar mesas
6 personas
- 30
Colocar las sillas
3 personas
- 31
Colgar los números de los puestos
2 personas
- 32
Colocar señales de ruta
2 personas
- 33
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
- 34
Colgar la iluminación
3 personas
- 35
Colgar la decoración
3 personas
Evento
- 36
Recibir a los vendedores
3 personas
- 37
Asignar puestos
3 personas
- 38
Informar a los vendedores
2 personas
- 39
Supervisar la entrada y la salida
2 personas
- 40
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
- 41
Atender la caja
2 personas
- 42
Atender el punto de información
2 personas
- 43
Servir café y té
3 personas
- 44
Servir bocadillos y aperitivos
3 personas
- 45
Rellenar las bebidas
2 personas
- 46
Mantener limpias las mesas de comedor
2 personas
- 47
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 48
Comprobar los baños
2 personas
- 49
Comprobar la iluminación
- 50
Coordinar el cierre de los puestos
3 personas
- 51
Anunciar la última venta
- 52
Cerrar la caja
2 personas
- 53
Registrar la salida de los vendedores
3 personas
- 54
Recoger objetos perdidos
Seguimiento
- 55
Desmontar mesas y sillas
6 personas
- 56
Retirar la decoración
3 personas
- 57
Desmontar la iluminación
3 personas
- 58
Clasificar residuos
4 personas
- 59
Lavar la vajilla
3 personas
- 60
Limpiar la cocina
3 personas
- 61
Limpiar el recinto
5 personas
- 62
Limpiar los baños
2 personas
- 63
Inventariar materiales
2 personas
- 64
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 65
Procesar los ingresos
2 personas
- 66
Guardar lo sobrante
2 personas
- 67
Gestionar objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 30
- Sillas plegablescant. 40
- Mesas de cervezacant. 6
- Carpas de fiestacant. 4
- Percheroscant. 8
- Mesas altascant. 4
- Taburetescant. 8
- Neveras portátilescant. 4
Equipo
- Terminales de pagocant. 2
- Cajas de la caja registradoracant. 2
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Teléfonos móvilescant. 4
- Walkie-talkiescant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 8
- Lámparas LEDcant. 12
- Linternas a pilascant. 6
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Globoscant. 100
- Números de puestocant. 40
- Señales de rutacant. 12
- Carteles de flechascant. 10
- Paneles informativoscant. 6
- Etiquetas de preciocant. 500
- Cinta adhesivacant. 8
- Bridascant. 200
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Cucharonescant. 8
- Pinzascant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Bandejas de servircant. 10
- Placas refrigerantescant. 6
- Bidonescant. 4
- Lavabos portátiles para manoscant. 2
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Sets de escobacant. 4
- Recogedores de basuracant. 3
- Cuboscant. 6
- Fregonascant. 6
- Esponjascant. 12
- Guantes de limpiezacant. 12
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
- Escobillas de bañocant. 4
- Dispensadores de toallas de papelcant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Publica la fecha, el horario, la ubicación y las condiciones de participación al mismo tiempo. Abre el formulario de inscripción al menos 3 semanas antes y cierra las solicitudes cuando alcances la capacidad real del espacio.
- No esperes al último día para distribuir los puestos. Asigna un número a cada vendedor, prepara el plano y envía la confirmación entre 5 y 7 días antes, incluyendo la hora de llegada y el espacio disponible.
- Calcula primero el mobiliario según el plano: una mesa por puesto cuando corresponda, más sillas y zonas de paso. Reserva mesas plegables, sillas, carpas y percheros con al menos 2 semanas de margen, porque suelen ser lo primero que falta.
- Define las normas de caja antes de comprar. Decide quién cobra, qué terminales de pago se usarán y cuánto cambio habrá; prepara una caja por punto de cobro y comprueba los alargadores, regletas y teléfonos el día anterior.
- Haz una revisión final 24 horas antes: confirma vendedores, voluntarios y permisos, consulta el pronóstico y enfría las bebidas. Lava frutas y verduras y prepara los sándwiches el mismo día o la víspera, según el tiempo de conservación.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Así tendrás tiempo para publicar la convocatoria, gestionar inscripciones, comprobar permisos y reservar mesas, sillas o carpas. Deja la última semana para el plano, las confirmaciones y la compra.
- ¿Cuándo debo cerrar las inscripciones de los vendedores?
- Ciérralas cuando el número de puestos encaje con el espacio disponible, normalmente entre 10 y 14 días antes. Envía las confirmaciones definitivas entre 5 y 7 días antes, con el número de puesto, el horario y las condiciones de montaje.
- ¿Qué hay que preparar el día antes de un mercadillo?
- Reúne el material, comprueba el plano, los números de puesto, la señalización, los terminales de pago y el cambio. También conviene revisar los permisos, confirmar a los voluntarios y enfriar las bebidas al menos 12 horas antes.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para un mercadillo?
- Calcula como mínimo 1 voluntario por cada 10 puestos y añade una persona responsable de caja y otra de coordinación. Para 20 puestos, por ejemplo, reserva al menos 4 personas: dos para apoyo general, una para cobros y una para resolver incidencias.
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