Cómo organizar un mercadillo sin dejarlo todo para el último día
Organizar un mercadillo empieza mucho antes de colocar las mesas. Primero fija la fecha y el lugar, confirma reservas y define cómo se inscriben los vendedores; después ordena la comunicación, los puestos y el acceso. La parte que más se retrasa suele ser cerrar la lista de participantes y sus necesidades. En la última semana conviene revisar material, efectivo, electricidad, iluminación y bebidas, para que el montaje del día se limite a colocar, comprobar y abrir.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
2 personas
- 2
Hacer reservas
- 3
Redactar el formulario de inscripción
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Abrir inscripciones
- 6
Publicar las condiciones de venta
- 7
Gestionar inscripciones
2 personas
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Llevar la lista de vendedores
- 10
Enviar confirmaciones
- 11
Organizar la distribución de los puestos
2 personas
- 12
Programar voluntarios
- 13
Determinar la ruta de aparcamiento y de acceso peatonal
2 personas
- 14
Enviar comunicación a los vendedores
- 15
Colocar la promoción
2 personas
- 16
Preparar la señalización
2 personas
- 17
Comprobar el stock y el material
2 personas
- 18
Hacer la compra
2 personas
- 19
Retirar cambio en efectivo
- 20
Preparar cajas y materiales
2 personas
- 21
Enfriar bebidas
2 personas
Evento
- 22
Abrir la ubicación
2 personas
- 23
Comprobar la electricidad y la iluminación
2 personas
- 24
Montar puestos y mesas
6 personas
- 25
Colocar sillas y percheros
4 personas
- 26
Marcar los puestos de los vendedores
3 personas
- 27
Montar el mostrador de información
2 personas
- 28
Preparar la caja
2 personas
- 29
Colgar la decoración
3 personas
- 30
Colocar la señalización
3 personas
- 31
Montar el punto de café
2 personas
- 32
Preparar aperitivos
3 personas
- 33
Comprobar los baños
2 personas
- 34
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
- 35
Recibir a los vendedores
4 personas
- 36
Acompañar a los vendedores hasta su puesto
3 personas
- 37
Hacer la última ronda de seguridad
2 personas
- 38
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
- 39
Dar información en el mostrador
2 personas
- 40
Servir café y té
2 personas
- 41
Servir aperitivos
2 personas
- 42
Rellenar las bebidas
2 personas
- 43
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 44
Comprobar las mesas y los pasillos
2 personas
- 45
Registrar objetos perdidos
- 46
Recordar a los vendedores el cierre
2 personas
- 47
Cerrar la caja
2 personas
- 48
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
- 49
Registrar la salida de los vendedores
3 personas
- 50
Comprobar los artículos no vendidos
3 personas
Seguimiento
- 51
Desmontar mesas y puestos
6 personas
- 52
Recoger las sillas y los soportes
4 personas
- 53
Retirar la decoración y los platos
3 personas
- 54
Recoger y clasificar los residuos
4 personas
- 55
Limpiar el rincón del café
2 personas
- 56
Lavar la vajilla y los materiales
3 personas
- 57
Limpiar el lugar
4 personas
- 58
Guardar de forma segura los objetos perdidos
- 59
Guardar los materiales en seco
2 personas
- 60
Devolver el material alquilado
2 personas
- 61
Recoger las compras sobrantes
2 personas
- 62
Enviar agradecimiento a los vendedores
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Puestos de mercadocant. 12
- Mesascant. 14
- Sillascant. 24
- Percheroscant. 6
- Carpas de fiestacant. 4
- Mesas plegables para el mostrador de informacióncant. 2
- Taburetescant. 4
Equipo
- Cajas de caudalescant. 2
- Máquina de sellado
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Báscula de pesaje
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Linternascant. 3
- Flexómetroscant. 3
- Bridascant. 2
- Cinta americanacant. 4
- Maletines de herramientascant. 2
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Lámparas LEDcant. 8
- Linternas a pilascant. 4
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Globoscant. 100
- Mantelescant. 14
- Pizarrascant. 8
- Carteles direccionalescant. 12
- Cartel de bienvenida
- Números de vendedorcant. 12
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 120
- Tazas de café reutilizablescant. 80
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Cucharonescant. 4
- Jarrascant. 4
Cocina
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
- Bandejas de servircant. 8
- Pinzascant. 4
- Acumuladores de fríocant. 12
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Escobas de manocant. 3
- Recogedores de basuracant. 2
- Cuboscant. 4
- Fregonascant. 3
- Paños de limpiezacant. 12
- Escobillas de bañocant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones con al menos 7 días de margen. Así puedes enviar confirmaciones, asignar números de vendedor y distribuir los puestos sin rehacer el plano a última hora.
- Pide las preferencias dietéticas en el formulario, no el día del mercadillo. Agrupar esa información durante la inscripción evita compras incompletas y permite preparar café, té y comida con cantidades realistas.
- Envía a los vendedores una comunicación final entre 48 y 72 horas antes. Incluye la hora de llegada, el acceso peatonal, la ruta de aparcamiento, el número de puesto y qué deben traer.
- Comprueba electricidad e iluminación antes de montar. Cuenta los cables alargadores, las regletas, las lámparas LED y las linternas a pilas; una prueba de encendido evita descubrir conexiones insuficientes cuando ya ha oscurecido.
- Prepara el efectivo y las cajas de caudales el día anterior. Retira el cambio con tiempo y separa las cajas, la máquina de sellado, la señalización y los números de vendedor para que el equipo pueda empezar el montaje sin buscar material.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar fecha y lugar, reservar lo necesario y abrir las inscripciones. Deja la lista definitiva de vendedores cerrada al menos 7 días antes del evento.
- ¿Cuándo hay que enviar las confirmaciones a los vendedores?
- Envíalas en cuanto cierre la inscripción y vuelve a mandar la información operativa entre 48 y 72 horas antes. La segunda comunicación debe confirmar puesto, horario de llegada y rutas de acceso.
- ¿Cuándo se prepara el material del mercadillo?
- Haz una primera comprobación 7 días antes y una revisión final el día anterior. En esa última revisión incluye puestos, mesas, sillas, percheros, carpas, cajas, cables, regletas, iluminación y señalización.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que abrir el lugar?
- Abre con 2 o 3 horas de margen para comprobar electricidad e iluminación, montar puestos y mesas, colocar sillas y percheros y preparar la zona de información. Reserva los últimos 30 minutos para revisar accesos y carteles.
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