Cómo organizar un mercadillo al aire libre sin improvisar
Empieza por reservar el recinto y solicitar el permiso antes de anunciar el mercadillo. Después define las condiciones para los vendedores, prepara el formulario y confirma cada inscripción con sus datos completos. El plano de puestos, la electricidad, la recogida de residuos y el montaje deben quedar cerrados antes de enviar la información definitiva. La última semana se centra en comprobar el tiempo, marcar los puestos y tener listo el material para carpas, mesas, percheros y señalización.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Solicitar el permiso del evento
- 3
Coordinar la recogida de residuos
- 4
Coordinar el suministro eléctrico
- 5
Redactar las condiciones de los vendedores
- 6
Crear formulario de inscripción
- 7
Crear flyer y publicación online
- 8
Enviar invitaciones
- 9
Gestionar inscripciones
- 10
Comprobar los datos de los vendedores
- 11
Confirmar proveedores
- 12
Hacer un plano con los puestos de venta
- 13
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 14
Enviar la información definitiva
- 15
Hacer la compra
2 personas
- 16
Imprimir carteles y flechas
- 17
Imprimir la lista de vendedores
- 18
Comprobar el material
2 personas
- 19
Empacar bolsas y cajas
2 personas
- 20
Comunicar la decisión por el clima
- 21
Inspeccionar el recinto
2 personas
- 22
Marcar los puestos de venta
3 personas
- 23
Montar tiendas
4 personas
- 24
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 25
Colocar los percheros
2 personas
- 26
Enfriar bebidas
2 personas
- 27
Montar el punto de café y bebidas
2 personas
- 28
Tender los cables de alimentación de forma segura
2 personas
- 29
Colgar señalización
2 personas
- 30
Preparar la mesa de inscripción
2 personas
Evento
- 31
Recibir a los vendedores
3 personas
- 32
Acompañar a los vendedores al lugar
3 personas
- 33
Ayudar a descargar
2 personas
- 34
Abrir el punto de bebidas
2 personas
- 35
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
- 36
Revisar el terreno y los pasillos
2 personas
- 37
Rellenar las bebidas
2 personas
- 38
Servir café y té
2 personas
- 39
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 40
Registrar objetos perdidos
- 41
Anunciar el cierre
- 42
Ayudar a los vendedores a la salida
3 personas
Seguimiento
- 43
Desmontar mesas y carpas
4 personas
- 44
Cargar el material
3 personas
- 45
Barrer el recinto
3 personas
- 46
Recoger y retirar la basura
2 personas
- 47
Limpiar el punto de bebidas
2 personas
- 48
Cerrar la caja y los pagos
2 personas
- 49
Retirar la señalización
2 personas
- 50
Devolver el material prestado
2 personas
- 51
Guardar los artículos sobrantes
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 3
- Mesascant. 10
- Sillas plegablescant. 16
- Percheroscant. 4
- Mesas altascant. 2
- Cajas de plásticocant. 12
- Carretilla de mano
- Papeleracant. 6
Equipo
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 4
- Enrollacablescant. 3
- Regletascant. 3
- Alfombrillas para cablescant. 6
- Megáfono
- Caja de herramientas
- Pesos para carpascant. 12
- Caja registradora
- Máquina de sellado
Iluminación
- Lámparas de bateríacant. 8
Decoración
- Carteles con nombres del mercadocant. 4
- Flechas de direccióncant. 12
- Tarjetas del puesto de ventacant. 30
- Conos de señalizacióncant. 20
- Cinta de balizamientocant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 100
- Platos reutilizablescant. 50
- Cubiertos reutilizablescant. 50
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Bandejas de serviciocant. 4
Limpieza
- Escobascant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Cubos de limpiezacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el recinto y los permisos con varias semanas de margen: sin autorización confirmada no publiques todavía el flyer ni envíes invitaciones.
- Define por escrito qué debe aportar cada vendedor y cuándo debe llegar. Confirma los datos de todos antes de colocarlos en el plano de puestos.
- Prepara el plano cuando las inscripciones estén bastante avanzadas y reserva pasillos claros. Imprime la lista de vendedores y las tarjetas de cada puesto para usarlas durante el montaje.
- Revisa la electricidad antes del día del mercadillo: calcula dónde irán los enrollacables, regletas y alfombrillas para cables, y mantén los cables fuera de las zonas de paso.
- Consulta el pronóstico varios días antes y comunica una decisión concreta sobre el clima. Las carpas necesitan pesos, y conviene comprobar también las lámparas de batería, las papeleras y la señalización antes de abrir.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo al aire libre?
- Empieza al menos 6 semanas antes para reservar el lugar, tramitar el permiso y captar vendedores. Deja la última semana para confirmar proveedores, revisar el tiempo, imprimir carteles y preparar el material.
- ¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de los vendedores?
- Ciérralas entre 7 y 10 días antes del mercadillo. Así puedes comprobar los datos, terminar el plano de puestos y enviar a cada vendedor la información definitiva.
- ¿Qué hay que hacer si llueve el día del mercadillo?
- Define una fecha y hora para decidirlo, por ejemplo 48 horas antes, y comunícalo a vendedores y visitantes. Si se mantiene el evento, revisa que cada carpa tenga pesos y que los equipos eléctricos estén protegidos.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar un mercadillo?
- Reserva al menos 3 horas antes de la apertura para inspeccionar el recinto, marcar los puestos, montar las carpas y colocar mesas, sillas y percheros. Añade tiempo si hay muchas conexiones eléctricas o más de una zona de venta.
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