Cómo organizar un día deportivo sin dejar cabos sueltos

Un día deportivo funciona mejor cuando el programa, los grupos y el material se cierran antes de enviar las invitaciones. Empieza por la fecha y el lugar, define pruebas realistas para las edades participantes y reserva con tiempo las canchas y el equipamiento. Después organiza las inscripciones, la seguridad y la comida. La última semana sirve para confirmar datos, revisar el tiempo e imprimir todo lo que necesitarán los responsables y participantes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Preparar el programa deportivo
3 personas
3
Elegir las pruebas de la competición
3 personas
4
Definir equipos y grupos de edad
3 personas
5
Redactar normas de seguridad
2 personas
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Registrar inscripciones
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Comprobar datos de contacto
10
Comprobar el pronóstico del tiempo
11
Confirmar el plan para mal tiempo
2 personas
12
Confirmar la reserva de las canchas deportivas
13
Confirmar la reserva del material
14
Comprobar la lista de la compra
2 personas
15
Imprimir el programa de la competición
2 personas
16
Imprimir la distribución del equipo
2 personas
17
Preparar tarjetas de puntuación
2 personas
18
Imprimir la lista de participantes
19
Preparar los premios y medallas
2 personas
20
Hacer la compra
3 personas
21
Enfriar bebidas
2 personas
22
Porcionar frutas y snacks
3 personas
23
Preparar paquetes de almuerzo
3 personas
24
Llenar el botiquín
25
Probar el equipo de sonido
2 personas
26
Clasificar el material por sección
3 personas
27
Compartir la ruta y la información de aparcamiento
28
Inspeccionar el recinto
3 personas
29
Montar las carpas
5 personas
30
Colocar mesas y sillas
4 personas
31
Marcar los campos de competición
4 personas
32
Preparar el material deportivo
4 personas
33
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
34
Montar la mesa de catering
3 personas
35
Montar el buffet de bebidas
2 personas
36
Montar el sistema de sonido
2 personas
37
Colocar la señalización
2 personas
38
Montar los puestos de puntuación
3 personas
39
Instalar puntos de descanso e hidratación
2 personas
40
Realizar el control de seguridad
3 personas
41
Instruir a los voluntarios
4 personas

Evento

42
Recepción de participantes
4 personas
43
Registrar la asistencia
3 personas
44
Repartir petos del equipo
2 personas
45
Explicar las reglas del juego
2 personas
46
Guiar el calentamiento
3 personas
47
Coordinar la primera ronda deportiva
6 personas
48
Procesar los resultados
2 personas
49
Rellenar las bebidas
2 personas
50
Servir fruta y aperitivos
3 personas
51
Comprobar el material deportivo
2 personas
52
Guiar la segunda ronda deportiva
6 personas
53
Abrir el bufé de almuerzo
3 personas
54
Reponer el buffet del almuerzo
3 personas
55
Recoger vajilla y residuos
3 personas
56
Guiar la tercera ronda deportiva
6 personas
57
Supervisar las actividades infantiles
3 personas
58
Anunciar los resultados provisionales
59
Acompañar las finales
6 personas
60
Comprobar las puntuaciones finales
2 personas
61
Gestionar la entrega de premios
3 personas
62
Coordinar la despedida y la salida
3 personas
63
Recoger objetos perdidos
64
Empaquetar la comida sobrante
2 personas

Seguimiento

65
Reunir material deportivo
4 personas
66
Recoger los campos y el recinto
5 personas
67
Desmontar mesas y sillas
4 personas
68
Desmontar las carpas
5 personas
69
Clasificar y retirar residuos
3 personas
70
Lavar la vajilla
3 personas
71
Limpiar el lugar
4 personas
72
Empaquetar el equipo de sonido
2 personas
73
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
74
Guardar el material de puntuación
2 personas
75
Devolver el material de alquiler
2 personas
76
Recoger la ropa
77
Devolver los objetos perdidos
78
Guardar los restos
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 70
Mesas con bancoscant. 6
Mesa de inscripción
Papeleracant. 8

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 6
Balones de baloncestocant. 4
Voleibolcant. 4
Balones de balonmanocant. 4
Pelotas de teniscant. 24
Postes de korfballcant. 2
Miniporteríascant. 4
Red de voleibol
Chalecoscant. 70
Conoscant. 40
Discos de marcajecant. 40
Testigos de relevocant. 12
Cuerdas para saltarcant. 12
Aroscant. 12
Pitbagscant. 20
Cuerda para tira y afloja
Pitos de salidacant. 6
Cronómetroscant. 6
Cintas métricascant. 3
Marcadorescant. 6
Rotuladores de tizacant. 6
Colchonetas deportivascant. 10
Toallascant. 20
Acumuladores de fríocant. 30

Equipo

Altavoces portátilescant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 3
Lámparas recargablescant. 6
Neveras portátilescant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 100
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Tazas de cafécant. 50
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12
Cubiterascant. 4

Decoración

Banderas del equipocant. 8
Cinta de salida y metacant. 2
Globoscant. 100
Guirnalda de banderinescant. 6
Mantel para la mesa de premios
Mantelescant. 8

Limpieza

Escobacant. 2
Recogedores de basuracant. 2
Cuboscant. 4
Esponjascant. 12
Cepillos para fregarcant. 4
Paños de microfibracant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa antes de abrir las inscripciones. Define las pruebas, la duración de cada bloque y los grupos de edad; así sabrás cuántos equipos, chalecos, balones y responsables necesitas.
Envía las invitaciones con al menos 3 semanas de antelación y fija una fecha límite de inscripción 7 días antes. Pide también preferencias dietéticas y un teléfono de contacto para cada participante.
Prepara un plan para la lluvia como muy tarde 48 horas antes. Confirma si se mantienen las canchas, qué actividades se trasladan y dónde se refugiarán los participantes entre pruebas.
No dejes la logística para la mañana del evento: imprime el programa, la distribución de equipos, la lista de participantes y las tarjetas de puntuación el día anterior. Coloca la mesa de inscripción y separa el material por prueba.
Calcula la comida y la hidratación por bloques, no solo por persona. Porciona fruta y snacks, prepara los paquetes de almuerzo, enfría las bebidas y revisa el botiquín antes de que empiece la primera competición.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un día deportivo?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el lugar, las canchas y el material. Deja cerradas las inscripciones, la comida y los equipos durante la última semana.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para un día deportivo?: Envíalas al menos 3 semanas antes. Establece el cierre de inscripciones 7 días antes para poder formar los grupos, comprobar los contactos y preparar la comida.
¿Qué se hace si llueve el día deportivo?: Define un plan alternativo 48 horas antes y vuelve a comprobar la previsión la víspera. Comunica cualquier cambio en cuanto se confirme para que nadie llegue con información desactualizada.
¿Qué hay que preparar el día anterior a un día deportivo?: Deja impresos el programa, la distribución de equipos, la lista de participantes y las tarjetas de puntuación. También conviene preparar premios, botiquín, snacks y material, y probar el equipo de sonido.

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