Cómo organizar un almuerzo de boda sin contratiempos
Un almuerzo de boda se organiza mejor por fases: primero cierras invitados, menú y proveedores; después distribuyes mesas, vajilla y decoración; al final coordinas la compra y la preparación de los alimentos. El punto que más se retrasa suele ser recopilar las preferencias dietéticas y confirmar el número definitivo de comensales. Con ese dato puedes calcular asientos, platos, copas, bebidas y raciones sin improvisar el día de la boda.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Enviar invitaciones
- 2
Gestionar inscripciones
- 3
Recoger preferencias dietéticas
- 4
Confirmar proveedores
- 5
Establecer el menú
2 personas
- 6
Organizar la disposición de las mesas
- 7
Hacer tarjetas de sitio
2 personas
- 8
Imprimir el programa
- 9
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 10
Comprar alimentos no perecederos
2 personas
- 11
Pedir productos frescos
- 12
Comprobar la vajilla
2 personas
- 13
Comprobar el mobiliario
2 personas
- 14
Clasificar la decoración
2 personas
- 15
Crear lista de reproducción
- 16
Recopilar discursos
- 17
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 18
Recoger la compra fresca
2 personas
- 19
Lavar las verduras
2 personas
- 20
Preparar los postres
2 personas
- 21
Cortar el pan
2 personas
- 22
Porcionar salsas
- 23
Enfriar bebidas
2 personas
- 24
Llenar las neveras portátiles
2 personas
- 25
Preparar la ropa
Evento
- 26
Abrir la ubicación
2 personas
- 27
Ventilar el espacio
- 28
Montar mesas
4 personas
- 29
Colocar las sillas
4 personas
- 30
Colocar el mantel
3 personas
- 31
Preparar la vajilla
3 personas
- 32
Colocar los cubiertos
2 personas
- 33
Preparar los vasos
2 personas
- 34
Colocar arreglos florales
2 personas
- 35
Colgar la decoración
3 personas
- 36
Montar la mesa de bienvenida
2 personas
- 37
Montar la mesa de regalos
2 personas
- 38
Montar zona de fotos
2 personas
- 39
Montar el buffet
4 personas
- 40
Preparar aperitivos
3 personas
- 41
Terminar las ensaladas
2 personas
- 42
Preparar pan y acompañamientos
2 personas
- 43
Preparar café
2 personas
- 44
Preparar el té
- 45
Probar la música
- 46
Probar el micrófono
- 47
Dar la bienvenida a los invitados
3 personas
- 48
Guiar a los invitados a su mesa
2 personas
- 49
Servir el aperitivo
3 personas
- 50
Rellenar las bebidas
2 personas
- 51
Abrir el buffet
2 personas
- 52
Coordinar el bufé de almuerzo
4 personas
- 53
Servir comidas especiales
2 personas
- 54
Retirar la vajilla usada
3 personas
- 55
Servir café y té
2 personas
- 56
Servir el postre
3 personas
- 57
Cortar la tarta
3 personas
- 58
Coordinar los discursos
2 personas
- 59
Controlar la música
- 60
Servir aperitivos tardíos
2 personas
- 61
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
- 62
Empacar lo sobrante
3 personas
- 63
Desmontar el bufé
3 personas
- 64
Recoger la vajilla
3 personas
- 65
Recoger la basura
2 personas
- 66
Desmontar mesas y sillas
4 personas
- 67
Retirar la decoración
3 personas
- 68
Lavar la vajilla
3 personas
- 69
Limpiar la cocina
2 personas
- 70
Limpiar el espacio
3 personas
- 71
Limpiar los baños
2 personas
- 72
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
- 73
Llevar la basura
2 personas
- 74
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 75
Guardar las compras sobrantes
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 70
- Mesas de buffetcant. 3
- Mesa de bienvenida
- Mesa de regalos
- Mesas auxiliarescant. 4
- Taburetescant. 6
- Perchero
Vajilla
- Platos de cenacant. 75
- Platos de postrecant. 75
- Tazas de cafécant. 75
- Vasos para aguacant. 80
- Copas de vinocant. 80
- Copas de champáncant. 70
- Cuchilloscant. 80
- Tenedorescant. 80
- Cucharascant. 80
- Cucharillascant. 75
- Bandejas de servircant. 12
- Bandejas de servircant. 10
- Jarrascant. 10
- Jarras de cafécant. 4
- Teterascant. 3
- Cuchillo para tarta
- Espátula para tartas
Cocina
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillo de chefcant. 4
- Cuchillos de pancant. 3
- Cuencos para mezclarcant. 6
- Jarras medidorascant. 3
- Pinzas de servircant. 8
- Cucharonescant. 8
- Sartenescant. 2
- Ollas de cocinacant. 4
- Fuentes para hornocant. 4
- Papel de aluminiocant. 2
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Placas de induccióncant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Altavoz Bluetoothcant. 2
- Micrófono
- Soporte para altavozcant. 2
Decoración
- Arreglos floralescant. 10
- Manteles runnerscant. 8
- Tarjetas de mesacant. 70
- Cartas del menúcant. 70
- Cartel de bienvenida
- Marcos de fotoscant. 8
- Guirnaldascant. 6
- Globoscant. 80
- Bomba para globoscant. 2
- Velascant. 24
- Portavelascant. 24
- Números de mesacant. 8
- Caja para tarjetas regalo
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Lámparas LEDcant. 12
- Bateríascant. 24
Limpieza
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonacant. 2
- Cuboscant. 3
- Guantes de limpiezacant. 6
- Papeleracant. 4
- Dispensadores de jabón de manoscant. 3
- Dispensadores de toallascant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas al menos 14 días antes. Usa el número confirmado para ajustar el menú, las tarjetas de sitio y la cantidad de vajilla.
- Confirma a cada proveedor entre 7 y 10 días antes y deja por escrito la hora de entrega o recogida. Así detectas con tiempo cualquier cruce entre comida, mobiliario y decoración.
- Calcula una plaza por invitado y añade entre un 5 y un 10 % de margen para platos, cubiertos y vasos. Comprueba también que haya suficientes mesas auxiliares, bandejas y jarras para el servicio.
- Divide la compra en dos momentos: adquiere los alimentos no perecederos con varios días de antelación y pide o recoge los productos frescos el día anterior. Lava las verduras y prepara los postres antes de montar las mesas.
- Reserva la última hora antes de recibir a los invitados para enfriar las bebidas, llenar las neveras portátiles, cortar el pan, porcionar las salsas y colocar el programa. No dejes para entonces la comprobación del pronóstico ni la preparación de la ropa.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un almuerzo de boda?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes para enviar invitaciones, gestionar inscripciones y definir el menú. Deja cerrados proveedores, distribución de mesas y necesidades dietéticas al menos 14 días antes.
- ¿Cuándo se confirma el número de invitados de un almuerzo de boda?
- Fija la fecha límite de inscripción entre 3 y 4 semanas antes, y confirma el recuento definitivo 14 días antes. Ese margen permite ajustar comida, asientos, tarjetas de sitio y vajilla.
- ¿Cuánta vajilla necesito para un almuerzo de boda?
- Calcula una unidad por invitado para cada pieza necesaria y añade un margen del 5 al 10 %. Si habrá café, postre, vino y champán, cuenta también tazas, cucharillas, copas y platos específicos para cada servicio.
- ¿Qué se prepara el día anterior al almuerzo de boda?
- El día anterior recoge la compra fresca, lava las verduras, prepara los postres, corta el pan si se conserva bien y porciona las salsas. También clasifica la decoración y comprueba mobiliario, vajilla, programa y tarjetas de sitio.
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