Checklist para organizar una reunión sin olvidar nada
Organizar una reunión requiere coordinar invitados, comida, espacio y recuerdos en el orden adecuado. Empieza confirmando la fecha y el lugar, y deja cerrada la lista de asistentes con tiempo para calcular el catering. Durante los últimos días, prepara las tarjetas con nombres, las fotos, la música y la presentación. El mismo día, revisa primero el espacio, monta las mesas y prueba el sonido antes de que lleguen los invitados.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Enviar un recordatorio a los invitados
Recoger preferencias dietéticas
Hacer la lista definitiva de invitados
2 personas
Definir la disposición de las mesas
2 personas
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Reunir fotos y recuerdos
3 personas
Preparar la selección musical
Hacer una presentación con fotos antiguas
2 personas
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Marcar alérgenos en los platos
Llevar materiales al lugar
3 personas
Abrir y revisar el espacio
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colocar mesas de buffet
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el rincón de fotos
2 personas
Probar la presentación y la música
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
2 personas
Montar el bufé y la mesa de bebidas
4 personas
Evento
Atender la mesa de recepción
2 personas
Dar la bienvenida a los invitados
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Servir café y té
2 personas
Presentar los aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Hacer una presentación con fotos
2 personas
Hacer una foto de grupo
2 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Despedir a los últimos invitados
2 personas
Seguimiento
Recoger comida y bebida
3 personas
Lavar la vajilla y los vasos
3 personas
Recoger y clasificar los residuos
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Volver a colocar las mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Compartir fotos con los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 80
- Mesas de buffetcant. 3
Vajilla
- Platos de cenacant. 80
- Platos de postrecant. 80
- Vasoscant. 120
- Tazas de cafécant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Portátiles
- Pantalla
- Cable HDMI
- Altavoz Bluetoothcant. 2
Iluminación
- Iluminación ambientalcant. 4
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Globoscant. 100
- Mantelescant. 10
- Photowall
- Marcos de fotoscant. 12
- Jarronescant. 6
Cocina
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chef y de pancant. 4
- Papel de aluminiocant. 2
- Film transparentecant. 2
- Acumuladores de fríocant. 12
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Cuboscant. 2
- Fregonascant. 2
- Escoba y recogedorcant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Paños de cocina reutilizablescant. 12
Catering
- Tarjetas de nombrecant. 90
- Bolígrafoscant. 12
- Servilletascant. 200
- Compras
Consejos
- Cierra la lista definitiva de invitados al menos 7 días antes. Así puedes calcular platos, vasos, cubiertos y comida sin comprar a ciegas, y confirmar las preferencias dietéticas.
- Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y enfríalas con antelación. Comprueba también que haya suficientes vasos, tazas de café y termos para el servicio posterior.
- Prepara las tarjetas con nombres y la disposición de las mesas 2 o 3 días antes. Llevar una copia de la distribución evita improvisaciones cuando empiecen a llegar los invitados.
- Reúne las fotos y recuerdos con al menos una semana de margen. Prueba el portátil, la pantalla, el cable HDMI, el altavoz y la presentación el día anterior, no cuando ya esté entrando la gente.
- Reserva entre 60 y 90 minutos para abrir y revisar el espacio, colocar mesas y sillas, montar el buffet y colgar la decoración. Marca los alérgenos en cada plato antes de sacar la comida.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una reunión?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes de la fecha. Pide confirmación y manda un recordatorio 7 días antes para poder cerrar la lista y calcular las cantidades.
- ¿Cuánta comida y bebida necesito para una reunión?
- Calcula la comida según el número definitivo de invitados y reserva un margen del 10 %. Para la bebida, cuenta 2 o 3 unidades por persona durante la primera hora y ajusta después según la duración de la reunión.
- ¿Cuándo preparo la presentación con fotos antiguas?
- Reúne las fotos al menos 7 días antes y termina la presentación 2 días antes. Haz una prueba completa de imagen y sonido el día anterior con el portátil, la pantalla, el cable HDMI y el altavoz.
- ¿Con cuánta antelación preparo el espacio de la reunión?
- Llega entre 60 y 90 minutos antes. Ese margen permite revisar el lugar, montar las mesas y sillas, preparar el buffet, colocar la decoración y corregir problemas de sonido o presentación.
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