Checklist para organizar una noche de karaoke
Una noche de karaoke necesita más preparación que reunir canciones y conectar un micrófono. Primero tendrás que reservar la sala, controlar las inscripciones y recoger las preferencias musicales y dietéticas. Después conviene cerrar el programa, preparar la comida y revisar cada parte del equipo. Esta checklist reúne las tareas y el material necesario para que el sonido, la imagen, las bebidas y los turnos estén listos antes de que llegue el primer participante.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar la sala
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar preferencias musicales
Confirmar inscripciones
Asignar voluntarios
Reunir canciones de karaoke
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Instalar el software de karaoke
Comprobar el equipo
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Preparar cables de reserva
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Imprimir la lista de asistencia
Imprimir listas de canciones
Cargar teléfonos y tabletas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar el equipo de karaoke
3 personas
Probar el sonido y la imagen
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Ajustar la iluminación
2 personas
Preparar el buffet
3 personas
Preparar las bebidas
2 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Despejar la ruta de seguridad
2 personas
Evento
Recibir a los invitados
3 personas
Presentar el programa
Inscribir a los cantantes
2 personas
Presentar el karaoke
Controlar la música y las letras
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger el buffet
2 personas
Anunciar la última canción
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo
2 personas
Desmontar el equipo
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Barr er y fregar el suelo del salón
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Dejar la sala en orden
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 70
- Perchero
- Papeleracant. 4
Vajilla
- Vasoscant. 80
- Platoscant. 80
- Tazas de cafécant. 50
- Cubiertoscant. 80
- Bandejas de serviciocant. 8
Equipo
- Máquina de karaoke
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavocescant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Soportes para micrófonocant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Decoración
- Globoscant. 100
- Guirnaldascant. 6
- Mantelescant. 8
- Cartel de bienvenida
- Bolígrafoscant. 20
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
- Lámparas LEDcant. 4
Cocina
- Neveras portátilescant. 3
- Cubiterascant. 2
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchilloscant. 4
- Cuencoscant. 12
Limpieza
- Escobacant. 2
- Fregonacant. 2
- Cuboscant. 2
- Guantes de limpiezacant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones con varios días de margen para poder confirmar asistentes, repartir voluntarios y preparar una lista de canciones que encaje con el grupo.
- Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, los altavoces y los dos micrófonos antes del evento; deja preparados cables alargadores, regletas y cables de reserva.
- Elabora el programa cuando ya tengas las preferencias musicales: alternar canciones y participantes evita que una sola persona ocupe el micrófono durante demasiado tiempo.
- Enfría las bebidas al menos 4 horas antes y prepara los aperitivos justo antes de abrir la sala; usa bandejas, cuencos, platos y vasos para que el servicio no bloquee la zona del karaoke.
- Imprime la lista de asistencia y las listas de canciones, y carga teléfonos y tabletas el mismo día; así no dependes de una pantalla o batería que falle durante la noche.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de karaoke?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para reservar la sala y enviar las invitaciones. Cierra las inscripciones y las preferencias musicales aproximadamente 7 días antes, y deja la prueba técnica para el día anterior.
- ¿Cuándo hay que preparar el programa de canciones?
- Elabora el programa entre 3 y 5 días antes, cuando ya conozcas las inscripciones y preferencias. Lleva también una lista impresa para poder continuar aunque falle el portátil o el software.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que probar el equipo de karaoke?
- Haz una prueba completa el día anterior y repite una comprobación de sonido e imagen entre 60 y 90 minutos antes de recibir a los invitados. Prueba cada micrófono y verifica los cables de reserva.
- ¿Cuántas bebidas y aperitivos necesito para una noche de karaoke?
- Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante las primeras 2 horas y añade margen para quienes se queden más tiempo. Para los aperitivos, prepara 6-8 piezas por persona si habrá comida principal o 10-12 si serán la única comida.
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