Checklist para organizar una noche de documental
Una noche de documental necesita más que elegir una película y colocar unas sillas. Primero debes confirmar los derechos de exhibición, reservar una sala adecuada y cerrar el programa; después vienen las inscripciones, la técnica y la recepción del público. Esta checklist reúne 54 tareas y 36 materiales para avanzar en orden. También ayuda a evitar los fallos que suelen aparecer tarde: subtítulos incompatibles, adaptadores que faltan, micrófonos sin probar o preferencias dietéticas que nadie recogió.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Seleccionar el documental
2 personas
Solicitar derechos de exhibición
Reservar el lugar
Elaborar el programa
2 personas
Confirmar al moderador
Crear formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el evento
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar material técnico
Gestionar una película subtitulada
Comprobar el lugar y la ruta
2 personas
Hacer el plano de asientos
Enviar un recordatorio
Actualizar la lista de inscripción
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir programas y señalización
Hacer la compra
2 personas
Probar la película y los subtítulos
2 personas
Preparar el equipo
2 personas
Preparar la presentación y las preguntas
2 personas
Evento
Recoger las llaves del recinto
Comprobar la sala
2 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar mesas
2 personas
Colocar la pantalla y el proyector
2 personas
Conectar el sonido
2 personas
Probar la película por completo
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Enfriar las bebidas
Preparar los aperitivos
2 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Instruir brevemente al equipo
3 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Marcar las inscripciones
2 personas
Servir café y té
2 personas
Dar la bienvenida
Iniciar el documental
Rellenar las bebidas
2 personas
Moderar la discusión
2 personas
Servir aperitivos y bebidas
2 personas
Despedir a los visitantes
2 personas
Recoger objetos perdidos
Seguimiento
Apagar el equipo
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Volver a colocar sillas y mesas
3 personas
Empacar el equipo
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver el equipo prestado
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 55
- Mesascant. 6
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 4
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Cables HDMIcant. 2
- Juego de adaptadores
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Clic de presentación
- Memorias USBcant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 6
Vajilla
- Vasoscant. 60
- Tazas de cafécant. 50
- Platoscant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Jarras de serviciocant. 8
- Bandejas de servircant. 8
- Bandejas de servircant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 2
- Cucharones de servircant. 6
Decoración
- Mantelescant. 6
- Credencialescant. 60
- Bolígrafoscant. 20
- Paneles informativoscant. 8
Limpieza
- Paños de limpiezacant. 12
- Escoba
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregona y cubo
Catering
- Compras
Consejos
- Solicita los derechos de exhibición antes de publicar la fecha o enviar invitaciones. Si la respuesta se retrasa, todavía tendrás margen para cambiar el documental sin rehacer toda la comunicación.
- Haz una prueba completa de la película y los subtítulos varios días antes: reproduce el archivo desde el portátil que usarás, comprueba el proyector, la pantalla, los altavoces y los cables HDMI.
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas al menos 48 horas antes. Así puedes actualizar la lista, preparar las acreditaciones y calcular vasos, tazas, platos y cubiertos sin improvisar.
- Envía un recordatorio entre 24 y 48 horas antes con la ruta, la hora de apertura y cualquier indicación de acceso. Comprueba también el lugar y el recorrido para detectar entradas difíciles de encontrar.
- Reserva tiempo para el montaje el mismo día: calcula al menos 90 minutos para colocar sillas y mesas, preparar el equipo, revisar la sala y dejar lista la presentación con sus preguntas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que pedir los derechos para una noche de documental?
- Haz la solicitud como mínimo 4 semanas antes del evento. No anuncies públicamente el título definitivo hasta tener confirmada la autorización de exhibición.
- ¿Cuándo hay que probar la película y los subtítulos?
- Realiza una prueba completa entre 3 y 7 días antes, usando el mismo portátil, proyector y sistema de sonido de la sesión. Repite una comprobación breve al llegar al recinto.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para preparar la sala?
- Reserva al menos 90 minutos antes de la llegada del público. Ese margen cubre las sillas, la pantalla, el proyector, los altavoces, los micrófonos y la señalización.
- ¿Cuándo enviar el recordatorio a las personas inscritas?
- Envíalo entre 24 y 48 horas antes. Incluye la hora, la ruta, las indicaciones de acceso y cualquier cambio en el programa para reducir consultas de última hora.
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