Checklist para tu noche del club de cine
Una noche del club de cine necesita más preparación que elegir una película y colocar unas sillas. Hay que confirmar los derechos de proyección, controlar las inscripciones, probar el sonido y dejar lista la sala antes de que lleguen los invitados. También conviene cerrar pronto las preferencias dietéticas y preparar la información que recibirán los asistentes. Esta checklist reúne las 47 tareas y 34 materiales del plan en el orden adecuado para que no llegues al día del evento con cables, asientos o bebidas pendientes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Recopilar propuestas de películas
Seleccionar la película
2 personas
Reservar la sala
Comprobar los derechos de proyección
Crear formulario de inscripción
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar técnica
Confirmar inscripciones
Enviar el programa a los invitados
Probar la técnica y el cableado
2 personas
Hacer la lista definitiva de invitados
Distribuir los asientos
Hacer la compra
2 personas
Probar el local para la proyección
2 personas
Crear la presentación y los créditos finales
Preparar acreditaciones
Imprimir los carteles informativos
Evento
Enfriar las bebidas
2 personas
Dejar la sala limpia y vacía
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Colocar la pantalla de proyección
2 personas
Conectar el proyector y el sonido
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Montar el buffet y la mesa de recepción
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Recepción de participantes
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Dar la bienvenida
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Empezar la película
Preparar los aperitivos del descanso
2 personas
Terminar la película
Moderación de la charla posterior
2 personas
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
Recoger la comida y los residuos
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Empacar el equipo
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Barr er y fregar el suelo del salón
2 personas
Comprobar los baños
Sacar la basura
2 personas
Devolver los objetos prestados
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 45
- Mesascant. 6
- Perchero
- Papeleracant. 4
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Altavocescant. 2
- Cable HDMIcant. 2
- Cable de audiocant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Mando a distanciacant. 2
Vajilla
- Tazascant. 45
- Vasoscant. 45
- Platoscant. 50
- Cuencoscant. 45
- Cubiertoscant. 50
Cocina
- Bandejas para servircant. 6
- Jarras para servircant. 4
- Termoscant. 3
- Neveras portátilescant. 3
- Pinzascant. 4
Decoración
- Mantelescant. 6
- Pósters de películascant. 6
- Portanombrescant. 45
- Carteles direccionalescant. 6
Iluminación
- Luces decorativascant. 4
Limpieza
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Guantes de limpiezacant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la película y los derechos de proyección antes de abrir las inscripciones; así no tendrás que cambiar el programa cuando ya haya invitados apuntados.
- Haz una prueba completa de proyección y sonido en la sala, con el mismo portátil, proyector, cable HDMI, cable de audio y alargadores que utilizarás el día del evento. Reserva al menos 30 minutos para detectar fallos.
- Confirma las inscripciones y las preferencias dietéticas antes de hacer la compra. Calcula la comida, las tazas, los vasos, los platos y los cubiertos según la lista definitiva, no según el número inicial de respuestas.
- Prepara con antelación la presentación, los créditos finales, las acreditaciones y los carteles direccionales. Imprime los carteles antes del montaje para no depender de una impresora o conexión el mismo día.
- Durante el montaje, coloca primero mesas y sillas, después la pantalla y por último el proyector y los altavoces. Deja libres los pasillos y comprueba que los cables no crucen las zonas de paso; al terminar, reserva tiempo para vaciar y limpiar la sala.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de cine?
- Empieza al menos 3 semanas antes: primero recopila propuestas, selecciona la película y comprueba los derechos. Deja la última semana para cerrar inscripciones, comprar y enviar el programa definitivo.
- ¿Cuándo hay que probar el proyector y el sonido?
- Haz una prueba en la sala entre 2 y 5 días antes y repítela el día del evento al menos 30 minutos antes de la llegada del público. Comprueba imagen, audio, conexiones, enchufes y cables de repuesto disponibles.
- ¿Cuándo se confirma la lista de invitados?
- Cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes de la proyección. Después prepara la lista definitiva, distribuye los asientos y ajusta la compra a las personas confirmadas y sus preferencias dietéticas.
- ¿Qué hay que preparar el mismo día de la noche de cine?
- Reserva entre 2 y 3 horas antes del inicio para montar mesas y sillas, colocar la pantalla, conectar el equipo, enfriar las bebidas y poner la señalización. Al finalizar, calcula otros 30 a 45 minutos para recoger, limpiar y dejar la sala vacía.
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