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Filmclubabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein gelungener Filmclubabend steht und fällt mit drei Dingen: einem passenden Film, geklärten Vorführrechten und Technik, die vor dem Eintreffen der Gäste funktioniert. Plane die Anmeldung früh, damit du Ernährungswünsche und die endgültige Gästezahl rechtzeitig kennst. Am Veranstaltungstag brauchst du außerdem Zeit für Sitzplätze, Getränke, Verkabelung und einen vollständigen Test von Bild und Ton. Diese Checkliste führt dich in der richtigen Reihenfolge durch die Vorbereitung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Filmvorschläge sammeln

  • Film auswählen

    2 Personen

  • Saal reservieren

  • Filmrechte prüfen

  • Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Technik reservieren

  • Anmeldungen bestätigen

  • Programm an Gäste senden

  • Technik und Verkabelung testen

    2 Personen

  • Endgültige Gästeliste erstellen

  • Sitzplätze einteilen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Filmraum testen

    2 Personen

  • Präsentation und Abspann erstellen

  • Namensschilder vorbereiten

  • Infotafeln drucken

Event

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Saal reinigen und leerräumen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Projektionsleinwand aufstellen

    2 Personen

  • Projektor und Ton anschließen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Buffet und Empfangstisch aufbauen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Begrüßungswort sprechen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Film starten

  • Pausensnacks bereitstellen

    2 Personen

  • Film fertigstellen

  • Nachgespräch moderieren

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Essen und Abfall einsammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Geräte einpacken

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Saal fegen und wischen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Müll nach draußen bringen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 45
  • TischeAnz. 6
  • Garderobenständer
  • AbfallbehälterAnz. 4

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • LautsprecherAnz. 2
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • AudiokabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • FernbedienungAnz. 2

Geschirr

  • TassenAnz. 45
  • GläserAnz. 45
  • TellerAnz. 50
  • SchälchenAnz. 45
  • BestecksetsAnz. 50

Küche

  • ServierplattenAnz. 6
  • AusgießkannenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 3
  • ZangenAnz. 4

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 6
  • FilmplakateAnz. 6
  • NamensschildhalterAnz. 45
  • WegweiserAnz. 6

Beleuchtung

  • StimmungsleuchtenAnz. 4

Reinigung

  • BesenAnz. 2
  • Kehrblech und HandfegerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Sammle Filmvorschläge und lege den Titel spätestens 3 bis 4 Wochen vorher fest. Prüfe direkt danach die Filmrechte, bevor du Einladungen verschickst.
  • Reserviere den Saal und die Technik frühzeitig. Plane für Beamer, Leinwand, Laptop, Lautsprecher sowie HDMI-, Audio- und Verlängerungskabel einen vollständigen Funktionstest ein.
  • Verschicke das Anmeldeformular nicht ohne Frist: 7 bis 10 Tage vor dem Abend solltest du die Anmeldungen schließen, Ernährungswünsche auswerten und die endgültige Gästeliste erstellen.
  • Teste Filmdatei, Bildformat und Ton nicht erst beim Einlass. Ein kompletter Test im Filmraum am selben Tag lässt dir noch Zeit, Kabel, Lautsprecher oder den Projektor auszutauschen.
  • Stelle Tische, Stühle und Leinwand mindestens 60 Minuten vor Beginn auf. Getränke sollten dann bereits kalt stehen; Namensschilder, Wegweiser und das Programm legst du am Eingang und im Saal bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Filmclubabend planen?
Beginne etwa 3 bis 4 Wochen vorher mit Filmvorschlägen, Filmauswahl, Saalreservierung und der Prüfung der Filmrechte. Die Einladungen können danach verschickt werden.
Wann sollte ich die Anmeldung für den Filmclubabend schließen?
Schließe die Anmeldung 7 bis 10 Tage vor der Veranstaltung. So bleiben genug Tage für Bestätigungen, Ernährungswünsche, Einkäufe, Sitzplatzaufteilung und die endgültige Gästeliste.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Filmclubabend?
Plane mindestens 60 Minuten für Tische, Stühle, Leinwand, Projektor, Ton und Beschilderung ein. Der Film- und Techniktest sollte zusätzlich vor dem Einlass abgeschlossen sein.
Was muss ich bei der Technik für einen Filmclubabend prüfen?
Teste Bild und Ton mit der tatsächlichen Filmdatei und prüfe HDMI-Kabel, Audiokabel, Verlängerungskabel, Lautsprecher und Fernbedienung. Das sollte spätestens am Veranstaltungstag, idealerweise 1 bis 2 Stunden vor Beginn, geschehen.

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