Checklist para tu noche de bingo
Una noche de bingo necesita más preparación que repartir cartones y sacar bolas. Primero hay que cerrar la sala, la fecha y las inscripciones; después, coordinar premios, rondas, voluntarios y necesidades dietéticas. Durante los últimos días conviene comprobar el equipo, enfriar las bebidas y dejar las cartillas y los premios listos. Esta checklist te ayuda a seguir el orden correcto y a no llegar a la primera ronda buscando un micrófono, pilas o premios de reserva.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar la sala
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Redactar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Encargar equipo de bingo
Comprar premios
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Contactar a los voluntarios
Organizar las rondas de bingo
2 personas
Distribuir los premios por ronda
2 personas
Confirmar inscripciones
Comunicar necesidades dietéticas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Empaquetar los premios
2 personas
Clasificar las cartillas de bingo
2 personas
Imprimir la lista de inscritos
Probar el equipo
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Colocar los manteles
2 personas
Montar las mesas de bingo
3 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Montar la mesa de premios
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar los aperitivos
3 personas
Comprobar la entrada y los baños
2 personas
Evento
Recibir a los visitantes
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Repartir cartones de bingo
3 personas
Explicar las reglas del juego
Coordinar las rondas de bingo
2 personas
Anotar los números extraídos
Comprobar las cartas ganadoras
2 personas
Entregar premios
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Anunciar el descanso
Anunciar la última ronda
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Ordenar el material de bingo
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la sala
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
Guardar los materiales
3 personas
Devolver el equipo de bingo
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Mesa de recepción
- Mesa de premios
- Mantelescant. 8
Material de juego
- Bombo de bingocant. 2
- Bolas de bingocant. 2
- Cartones de bingocant. 300
- Fichas de bingocant. 60
- Tarjetas con númeroscant. 100
- Premioscant. 30
- Premios de reservacant. 5
Equipo
- Altavoz portátil
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 2
- Regletascant. 2
- Baterías de repuesto
Vajilla
- Vasoscant. 70
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 70
- Cubiertoscant. 70
- Bandejas de serviciocant. 8
- Bandejas de servircant. 8
- Cucharones de servircant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Termoscant. 4
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 3
- Cubiterascant. 3
Decoración
- Letras de bingo
- Globoscant. 50
- Guirnaldascant. 6
- Decoración de mesacant. 8
- Flechas y cartelescant. 12
Organización
- Formularios de inscripcióncant. 80
- Bolígrafoscant. 30
- Pegatinas con nombrecant. 80
- Caja registradora o caja de efectivo
- Cajita para monedas sueltas
- Bloc de notascant. 4
- Rotuladores fosforescentescant. 6
Limpieza
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregona y cubocant. 2
- Guantes de limpiezacant. 4
- Papeleracant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, la sala y el programa antes de abrir las inscripciones. Envía las invitaciones con al menos 3 semanas de antelación y fija una fecha límite para responder.
- Calcula los premios por ronda y prepara algunos de reserva. Empaquétalos y etiquétalos antes del evento para no improvisar quién recibe cada premio.
- Pide las preferencias dietéticas al inscribirse y comunícalas a quien haga la compra. Haz la compra entre 1 y 2 días antes, especialmente si incluye bebidas que deben enfriarse.
- Prueba el bombo, el micrófono y el altavoz el día anterior. Comprueba también los cables alargadores, las regletas y las baterías de repuesto.
- Monta la recepción, la mesa de premios y las mesas de bingo antes de que lleguen los asistentes. Clasifica las cartillas y prepara la lista de inscritos para confirmar las entradas rápidamente.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de bingo?
- Empieza unas 3 semanas antes para reservar la sala, fijar el programa y enviar las invitaciones. Deja los últimos 2 días para la compra, el empaquetado de premios y las comprobaciones del equipo.
- ¿Cuántos premios necesito para una noche de bingo?
- Prepara un premio para cada ronda prevista y añade al menos 2 premios de reserva. Distribúyelos por ronda y etiquétalos antes de montar la mesa de premios.
- ¿Cuándo debo confirmar las inscripciones y las necesidades dietéticas?
- Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes del bingo. Confirma entonces la lista de asistentes y comunica las necesidades dietéticas antes de hacer la compra.
- ¿Cuándo se montan las mesas y el equipo de bingo?
- Monta las mesas, las sillas y las mesas de bingo entre 60 y 90 minutos antes de empezar. Prueba el bombo, el altavoz y el micrófono el día anterior y haz una comprobación rápida al montar.
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