Checklist para organizar una feria del libro
Una feria del libro necesita más que mesas llenas de ejemplares. Primero debes cerrar el lugar y el horario, coordinar a vendedores y voluntarios, y organizar la recogida, revisión y clasificación de los libros. Después vienen la distribución de las mesas, los cobros y la preparación del espacio. Esta checklist reúne 56 tareas y 51 materiales para que sepas qué resolver con antelación y qué comprobar antes de abrir.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Fijar la fecha y las horas
Contactar con vendedores de libros
2 personas
Dar a conocer los puntos de recogida
Enviar invitaciones
2 personas
Repartir flyers
2 personas
Gestionar inscripciones
Asignar voluntarios
Recoger preferencias dietéticas
Recoger los libros
3 personas
Revisar libros
3 personas
Clasificar libros
4 personas
Premiar libros
3 personas
Distribuir las mesas de libros
2 personas
Confirmar las reservas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Recaudar dinero en efectivo
Llevar los libros al lugar
4 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Ventilar el espacio
Montar mesas
4 personas
Preparar las sillas
2 personas
Colocar categorías de libros
3 personas
Exponer los libros
5 personas
Colgar listas de precios
2 personas
Preparar la caja
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Colocar los carteles indicativos
2 personas
Comprobar la iluminación
Instruir a los voluntarios
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Evento
Atender la entrada y el guardarropa
2 personas
Recibir a los visitantes
2 personas
Recomendar libros
3 personas
Cerrar caja
2 personas
Empaquetar las compras
2 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
Reponer los aperitivos
Mantener ordenadas las mesas de libros
2 personas
Registrar los libros vendidos
Cerrar la caja
2 personas
Contar los libros restantes
3 personas
Ordenar los libros por propietario
3 personas
Seguimiento
Vaciar las mesas
4 personas
Empaquetar libros
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver los libros
3 personas
Devolver los materiales
2 personas
Guardar los libros sobrantes
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 12
- Sillascant. 30
- Mesa de caja
- Perchero
- Estanteríascant. 4
- Carros de transportecant. 2
- Taburetes plegablescant. 4
Equipo
- Caja registradora
- Máquina de sellado
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 3
- Hervidor de aguacant. 2
- Cafeteracant. 2
- Neveras portátilescant. 2
- Micrófono de mano
Vajilla
- Tazas de cafécant. 40
- Vasoscant. 40
- Platoscant. 40
- Cucharillascant. 40
- Bandejas de serviciocant. 6
Cocina
- Termoscant. 6
- Jarras de lechecant. 4
- Azucareroscant. 4
- Cucharas para tartascant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Tablas de cortarcant. 2
Decoración
- Mantelescant. 12
- Tarjetas de categoríascant. 20
- Carteles indicadorescant. 8
- Cinta adhesivacant. 4
- Guirnaldascant. 6
- Decoración de mesacant. 12
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 6
- Bateríascant. 24
Catering
- Urna de café
- Bolsas para libroscant. 100
- Bolsas de papelcant. 150
- Etiquetas de preciocant. 1000
- Reciboscant. 2
- Caja de efectivo
- Caja para cambio
- Bloc de notascant. 6
- Bolígrafoscant. 24
- Cuchillos de manualidadescant. 4
- Cinta de pintorcant. 6
- Compras
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Guantes de limpiezacant. 6
Consejos
- Cierra el lugar, la fecha y el horario con varias semanas de margen. Confirma también las reservas antes de preparar la distribución de las mesas, porque cualquier cambio afecta al montaje.
- No esperes al último día para recoger los libros. Revísalos y clasifícalos antes del evento, y prepara tarjetas de categorías y carteles indicadores para que los visitantes encuentren cada sección sin preguntar continuamente.
- Asigna voluntarios a funciones concretas: recepción, mesas, caja, recogida de libros y apoyo durante el montaje. Hazles llegar el horario al menos 3 días antes y confirma quién puede abrir el espacio.
- Calcula el montaje con tiempo para ventilar el lugar, colocar mesas y sillas, organizar las categorías y exponer los libros. Reserva como mínimo 2 horas antes de la apertura si el espacio aún está vacío.
- Prepara la caja y el servicio de bebidas por separado. Comprueba la caja registradora, el efectivo, los cables y regletas, además de la cafetera, el hervidor, los termos, las tazas y los vasos antes de transportar todo al lugar.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria del libro?
- Empieza a reservar el lugar y fijar la fecha al menos 6 semanas antes. Deja las inscripciones, la asignación de voluntarios y la recogida de libros cerradas entre 7 y 14 días antes del evento.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar una feria del libro?
- Calcula al menos 2 horas de montaje cuando ya estén disponibles las mesas, sillas y estanterías. Añade más tiempo si todavía hay que clasificar los libros o transportar cajas hasta el espacio.
- ¿Cuándo hay que recoger y revisar los libros?
- Recógelos como mínimo 7 días antes para tener margen de revisión y clasificación. Así puedes separar los ejemplares que no se expondrán y preparar las categorías antes de distribuir las mesas.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una feria del libro?
- Para una feria pequeña, asigna al menos 4 voluntarios: uno para la entrada, dos para las mesas y uno para la caja o los cobros. Añade una persona más si también gestionas recogidas, bebidas o varias zonas de exposición.
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