Checklist para organizar una boda simbólica sin imprevistos

Una boda simbólica necesita la misma coordinación que una celebración formal, aunque no tenga validez legal. Esta checklist reúne 76 tareas y 63 elementos para avanzar en el orden correcto: invitados, lugar, ceremonia, comida, decoración y montaje. Conviene cerrar primero las decisiones que afectan a otras personas, como el coordinador, los ponentes y el catering. En los últimos días, el trabajo cambia a confirmar asistentes, comprar productos frescos, enfriar bebidas y preparar los materiales.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Elaborar la lista de invitados
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar al coordinador de la ceremonia
Fijar los acuerdos con el lugar
2 personas
Preparar el menú de catering
2 personas
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Encargar flores
Pedir tarta
Seleccionar música
2 personas
Redactar el texto de la ceremonia
2 personas
Confirmar ponentes
Organizar la disposición de las mesas
2 personas
Imprimir el programa
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Ensayar la ceremonia
4 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Imprimir la lista definitiva de invitados
Hacer la compra
3 personas
Recoger productos frescos
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Enfriar la tarta de forma segura
2 personas
Preparar los materiales
3 personas
Comprobar las flores
Abrir la ubicación
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar sillas
4 personas
Montar el espacio de la ceremonia
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar arreglos florales
2 personas
Colocar la iluminación y los cables
2 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Preparar el material de la ceremonia
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
3 personas
Montar el buffet
4 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar las bebidas
2 personas
Comprobar las instalaciones de aseo
Preparar la recepción de invitados
2 personas
Realizar la última revisión del lugar
2 personas

Evento

Recibir a los invitados
3 personas
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
Acompañar a los invitados a la ceremonia
2 personas
Coordinar la ceremonia simbólica
2 personas
Controlar la música durante la ceremonia
Tomar fotos de la ceremonia
Servir el aperitivo
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Hacer una foto de grupo
2 personas
Abrir el buffet
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
Cortar la tarta
2 personas
Servir la tarta
3 personas
Servir café y té
2 personas
Operar la música y el micrófono
Colocar los aperitivos de la noche
2 personas
Informar a los invitados del final
Despedir a los invitados
2 personas

Seguimiento

Recoger la basura
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger las bebidas
2 personas
Apagar el equipo de sonido
Retirar la decoración
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Vaciar neveras portátiles
2 personas
Clasificar los artículos prestados
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Llevar los residuos al punto de recogida
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 70
Sillas de la ceremoniacant. 65
Mesas de buffetcant. 3
Mesa de regalos
Manteleríacant. 8
Mesas altascant. 4
Perchero

Vajilla

Platos de cenacant. 75
Platos para postrecant. 75
Tazas de cafécant. 70
Vasos para aguacant. 80
Copas de vinocant. 80
Copas de champáncant. 70
Cucharillas de cafécant. 70
Tenedorescant. 80
Cuchilloscant. 80
Cucharascant. 80
Bandejas de servircant. 12
Cubiertos de serviciocant. 12

Decoración

Arreglos floralescant. 10
Ramo de novia
Prendidos floralescant. 6
Decoración de mesacant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6
Guirnaldas de telacant. 6
Globoscant. 100
Pesos para globoscant. 8
Arco de ceremonia
Cojín para anillos
Cartel de bienvenida
Photowall
Tarjetas de nombrecant. 65
Números de mesacant. 8
Tarjetas del programacant. 70
Cartas del menúcant. 8

Equipo

Altavocescant. 2
Micrófonocant. 2
Reproductor de música
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 4
Neveras portátilescant. 4
Bandejas térmicascant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Cuchillo para tarta
Cámara de fotos

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 2
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2
Paños de cocinacant. 8
Cucharones de servircant. 8

Limpieza

Papeleracant. 4
Cubos de limpiezacant. 2
Fregonascant. 2
Escoba y recogedorcant. 2
Escobillas de bañocant. 2

Iluminación

Faroles LEDcant. 8
Velas LEDcant. 30

Catering

Compras

Consejos

Empieza por la lista de invitados y envía las invitaciones con al menos 6 semanas de antelación. Reserva después 7 días para recoger inscripciones y preferencias dietéticas antes de calcular el catering.
Cierra el guion de la ceremonia y confirma a los ponentes al menos 3 semanas antes. Programa un ensayo completo durante la última semana, incluyendo la entrada, los anillos y los cambios de lugar.
Calcula el catering con la lista definitiva, no con una estimación inicial. Confirma el menú y las cantidades 10 días antes, cuando ya tengas registradas las restricciones alimentarias.
Revisa el mobiliario y la distribución 7 días antes: sillas de ceremonia, mesas de buffet, mesa de regalos, perchero y mesas altas. Deja por escrito quién coloca cada zona y a qué hora puede entrar el equipo.
Comprueba el pronóstico 48 horas antes y define una alternativa para la ceremonia si es al aire libre. El día anterior, enfría las bebidas, recoge los productos frescos, prepara los materiales y coloca las tarjetas con nombres y el programa.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una boda simbólica?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para tener margen con invitados, lugar, coordinador y proveedores. Envía las invitaciones al menos 6 semanas antes y deja cerrados menú, flores y tarta unos 10 días antes.
¿Cuándo se confirma el número de invitados para el catering?: Cierra las inscripciones aproximadamente 14 días antes y vuelve a confirmar la cifra 10 días antes. Así puedes calcular platos, vasos, cubiertos, bebidas y cantidades del buffet sin comprar a ciegas.
¿Cuándo se hace el ensayo de una boda simbólica?: Haz un ensayo completo durante la última semana, idealmente entre 3 y 5 días antes. Deben participar el coordinador, los ponentes y las personas que intervienen en la entrada, el texto de la ceremonia y los anillos.
¿Qué hay que preparar el día anterior a una boda simbólica?: El día anterior conviene preparar los materiales, imprimir el programa y la lista definitiva, ordenar las tarjetas con nombres, recoger los productos frescos y enfriar las bebidas. La tarta debe enfriarse de forma segura y las decoraciones deben quedar agrupadas por zona.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.