Checklist para una boda de varios días, sin dejar cabos sueltos

Una boda de varios días necesita más que un lugar y una ceremonia: hay que coordinar alojamiento, comidas, transporte y actividades para todos. Esta checklist te ayuda a avanzar en el orden correcto, desde la lista de invitados y el presupuesto hasta la inspección final del espacio. También contempla detalles que suelen olvidarse, como las preferencias dietéticas, las tarjetas con nombres, la vajilla para cada comida y un plan alternativo si cambia el tiempo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Elaborar la lista de invitados
2 personas
Fijar el presupuesto
2 personas
Reservar el lugar de la boda
2 personas
Reservar alojamientos
2 personas
Reservar el catering
2 personas
Reservar fotógrafo
Gestionar la música
Diseñar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Organizar transporte para los invitados
2 personas
Desarrollar el programa
2 personas
Organizar la disposición de las mesas
2 personas
Pedir menús
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Reunir los textos de la ceremonia
2 personas
Crear listas de reproducción
Comprar decoración
2 personas
Encargar la tarta nupcial
Comprobar los anillos de boda
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Confirmar entregas
Hacer la compra
3 personas
Inspeccionar el lugar
3 personas
Vaciar los frigoríficos
2 personas
Enfriar las bebidas
3 personas
Recoger flores
2 personas
Hacer arreglos florales
3 personas
Preparar el mantelería
2 personas
Rellenar paquetes de bienvenida
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Montar carpas
4 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar el espacio de la ceremonia
3 personas
Colgar la decoración
4 personas
Montar la instalación de iluminación
3 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Preparar la vajilla
3 personas
Montar el buffet
4 personas
Montar la mesa de bienvenida
2 personas
Colocar las tarjetas con nombres
2 personas
Preparar la tarta de bodas
2 personas
Repartir el programa
2 personas
Montar el buffet de desayuno
3 personas
Preparar café y té
2 personas

Evento

Recibir a los invitados
4 personas
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Coordinar la ceremonia
3 personas
Coordinar la foto de grupo
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Abrir el buffet
2 personas
Servir la cena
5 personas
Reponer el bufé
3 personas
Coordinar los discursos
2 personas
Cortar la tarta nupcial
2 personas
Servir el postre
3 personas
Abrir la pista de baile
2 personas
Servir aperitivos nocturnos
3 personas
Acompañar a los huéspedes al alojamiento
2 personas
Servir el desayuno
4 personas
Reponer el desayuno
2 personas
Reabastecer la zona de café

Seguimiento

Recoger vasos y platos
4 personas
Enfriar los restos de comida
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Recoger las mesas del brunch
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Desmontar las mesas
4 personas
Apilar las sillas
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Clasificar sobrantes
2 personas
Recoger los artículos prestados
2 personas
Llevar la basura
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar la decoración
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Recoger la ropa
2 personas
Lavar el mantel
2 personas
Recoger objetos perdidos
Ordenar el guardarropa
2 personas
Devolver las llaves
Resguardar el material fotográfico

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesascant. 10
Sillascant. 90
Mesas de buffetcant. 4
Mesas altascant. 6
Percheroscant. 2
Taburetescant. 8
Manteleríacant. 12
Faldones para mesascant. 4

Vajilla

Platos de cenacant. 100
Platos de postrecant. 100
Platos de desayunocant. 100
Tazas de cafécant. 90
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 120
Copas de champáncant. 100
Cucharillas de cafécant. 90
Cuchillos de cenacant. 100
Tenedores de cenacant. 100
Cucharillas de postrecant. 100
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 12
Jarras de aguacant. 12
Jarras de cafécant. 6

Decoración

Jarrones de florescant. 20
Decoración de mesacant. 20
Guirnaldas de lucescant. 8
Guirnaldas de telacant. 6
Cartel de bienvenida
Arco de ceremonia
Cojín para anillos
Números de mesacant. 10
Tarjetas de nombrecant. 90
Cartas del menúcant. 90
Libro de visitas
Bolígrafoscant. 6
Masilla adhesivacant. 4

Equipo

Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Bandejas térmicascant. 6
Luces de fiestacant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Jarras medidorascant. 3
Cuencos para mezclarcant. 6
Cucharones de servircant. 12
Bandejas de hornocant. 6
Papel de aluminiocant. 4
Recipientes herméticoscant. 20
Cuchillo para tarta
Soporte para tartas

Limpieza

Papeleracant. 6
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 8

Catering

Compras

Consejos

Empieza por el presupuesto y la lista de invitados. Con esas dos cifras puedes calcular el alojamiento, el catering, el transporte y la cantidad de mesas, sillas y vajilla que necesitarás.
Reserva primero los servicios con menos disponibilidad: lugar, alojamientos, catering y fotógrafo. Para una boda de varios días, confirma por escrito qué incluye cada proveedor y en qué fecha hará cada entrega.
Cierra el programa con varias semanas de antelación. Indica los horarios de la ceremonia, comidas, traslados y momentos libres, y envía a los invitados la información de inscripción y alojamiento antes de preparar los menús.
Recoge las preferencias dietéticas junto con las confirmaciones de asistencia. Entrega al catering una lista definitiva y prepara las tarjetas con nombres cuando ya tengas asignada la disposición de las mesas.
Haz una inspección del lugar y comprueba el pronóstico del tiempo durante la última semana. Verifica carpas, iluminación, mesas de buffet, jarras, copas y el montaje de la ceremonia antes de que lleguen los invitados.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una boda de varios días?: Empieza entre 12 y 18 meses antes si necesitas reservar alojamiento para muchos invitados. El presupuesto, la lista inicial de invitados y el lugar deberían estar definidos durante los primeros 2 meses.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones para una boda de varios días?: Envíalas entre 4 y 6 meses antes, porque los invitados necesitan organizar varios días de alojamiento y transporte. Fija la fecha límite de confirmación al menos 6 semanas antes de la boda.
¿Cuánta vajilla hace falta para una boda de varios días?: Calcula una unidad por persona y por servicio cuando no haya lavado entre comidas; añade un margen del 10 al 15 % para roturas, cambios y personal. Incluye platos de desayuno, tazas, vasos de agua, copas y cubiertos, no solo la vajilla de la cena.
¿Cuándo hay que confirmar el catering y las preferencias dietéticas?: Confirma el número final de comensales y las dietas especiales entre 3 y 4 semanas antes. Vuelve a confirmar las entregas, los horarios y el menú durante la última semana.

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