Checklist para organizar un mercadillo en el pabellón
Un mercadillo en un pabellón necesita más preparación que colocar unas mesas. Primero hay que cerrar la fecha, la capacidad y las condiciones para los vendedores; después gestionar inscripciones, distribución y proveedores. Durante los últimos días conviene dejar lista la señalización, el cambio de caja, los formularios y el material de catering. Esta checklist ordena el trabajo hasta el montaje de mesas, percheros, puestos, entrada y punto de café.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar la fecha y la capacidad de la sala
Fijar las condiciones de venta
2 personas
Crear formulario de inscripción para vendedores
Publicar la página del evento
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar promoción en redes sociales
Gestionar inscripciones
2 personas
Actualizar la lista de vendedores
2 personas
Confirmar proveedores
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Crear plano con los puestos del mercado
2 personas
Asignar números de stand
2 personas
Diseñar la señalización
Imprimir señalización
Preparar efectivo y cambio
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Preparar los formularios de caja y registro
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Delimitar la distribución de la sala
3 personas
Colocar mesas y sillas
6 personas
Colocar los percheros
3 personas
Colgar los números de los puestos
2 personas
Montar la entrada y la caja
3 personas
Montar el punto de catering
3 personas
Colgar señalización
2 personas
Evento
Recibir a los vendedores
4 personas
Indicar a los vendedores dónde está su puesto
3 personas
Realizar la última ronda de seguridad
2 personas
Abrir la entrada y recibir a los visitantes
3 personas
Atender caja y entrada
2 personas
Atender el punto de catering
3 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la basura y los vasos vacíos
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Controlar el flujo de visitantes
2 personas
Informar a los vendedores sobre la hora de finalización
2 personas
Cerrar la entrada
2 personas
Registrar la salida de los vendedores
3 personas
Seguimiento
Desmontar los puestos del mercado
6 personas
Volver a colocar mesas y sillas
6 personas
Recoger el punto de catering
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger y retirar la basura
3 personas
Limpiar los pabellones y la entrada
4 personas
Retirar la señalización
2 personas
Registrar objetos perdidos
Cerrar caja y administración
2 personas
Guardar las compras sobrantes
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de mercadocant. 30
- Sillascant. 24
- Percheroscant. 8
- Sillas plegablescant. 6
Equipo
- Caja registradoracant. 2
- Máquina de selladocant. 2
- Teterascant. 3
- Máquinas de cafécant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Walkie-talkiescant. 6
- Calculadorascant. 3
- Cajas de calderillacant. 3
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Atriles de iluminacióncant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 60
- Vasoscant. 60
- Platoscant. 40
- Cubiertoscant. 40
- Bandejas de serviciocant. 6
Cocina
- Termoscant. 6
- Filtros de cafécant. 100
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Pinzascant. 4
- Tijerascant. 6
- Abrebotellascant. 4
Decoración
- Números de puestocant. 35
- Carteles direccionalescant. 12
- Carteles informativoscant. 6
- Mantelescant. 30
- Abrazaderascant. 40
Limpieza
- Escobacant. 4
- Recogedor y escobacant. 4
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 4
- Paños de limpiezacant. 20
- Limpiador multiusoscant. 3
- Escobillas de bañocant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la capacidad de la sala antes de abrir las inscripciones. Define también el número máximo de puestos y las condiciones de venta para no tener que reorganizar vendedores más adelante.
- Empieza a actualizar la lista de vendedores en cuanto lleguen las inscripciones. Asigna los números de puesto después de confirmar quién participa y utiliza ese plano para preparar la señalización.
- No dejes la caja para la mañana del mercadillo. Prepara con antelación el efectivo y el cambio, además de los formularios de caja y registro, y comprueba que la caja registradora funciona.
- Haz una prueba del montaje antes de abrir las puertas. Marca la distribución en el suelo y verifica que caben las mesas, las sillas y los percheros sin bloquear la entrada ni los recorridos.
- Reúne el material de café y catering al menos el día anterior. Comprueba teteras, máquinas de café, termos, filtros, tazas, vasos, platos, cubiertos, bandejas y alargadores antes de llevarlos al pabellón.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo en un pabellón?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para confirmar la sala, publicar el evento, abrir inscripciones y contactar con proveedores. Reserva los últimos 3 días para cerrar el plano, imprimir carteles, preparar la caja y reunir el material.
- ¿Cuándo hay que asignar los puestos del mercadillo?
- Asigna los puestos cuando las inscripciones estén confirmadas, normalmente entre 7 y 10 días antes. Así puedes crear un plano estable, preparar los números y evitar cambios durante el montaje.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior al mercadillo?
- Deja listos los números de puesto, los carteles, los formularios, el efectivo y el cambio, y reúne todo el material de catering. También conviene comprobar cables, regletas, máquinas de café y la caja registradora con 24 horas de margen.
- ¿A qué hora hay que montar un mercadillo en un pabellón?
- Reserva al menos 3 horas antes de la apertura para delimitar la sala, colocar mesas, sillas y percheros, montar la entrada y preparar el catering. Añade 30 minutos para revisar la señalización y resolver faltas de material.
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