Checklist para organizar el Mercadillo del Día del Rey
Un Mercadillo del Día del Rey necesita más coordinación que una simple reunión al aire libre. Primero se fijan la fecha y el lugar, se comprueban los permisos y se organiza el plano del mercado. Después hay que confirmar vendedores, controlar las inscripciones y preparar comida, bebidas, pagos y señalización. Esta checklist te ayuda a avanzar en orden y a evitar olvidos habituales, como dejar para el último día las carpas, los cables o la información para los puestos.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar fecha y lugar
2 personas
Comprobar permisos
Reservar el lugar
Crear un plano del mercado
2 personas
Invitar a los vendedores
2 personas
Enviar invitaciones al público
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Actualizar la lista de vendedores
Recoger preferencias dietéticas
Reservar puntos de comida y bebida
Comprobar el pronóstico del tiempo
Confirmar definitivamente a los vendedores
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Retirar dinero en efectivo
Comprobar los materiales
2 personas
Etiquetar los puestos y las mesas
2 personas
Imprimir la información para vendedores
Crear señales de ruta y aparcamiento
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Abrir el recinto para los vendedores
2 personas
Registrar a los vendedores
3 personas
Asignar puestos
3 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Montar el mostrador de ventas
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Comprobar los baños
Evento
Anunciar la apertura
Recibir a los visitantes
3 personas
Atender el mostrador de ventas
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños entre medias
Recoger los objetos sueltos
2 personas
Recordar a los vendedores el cierre
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Seguimiento
Registrar la salida de los vendedores
2 personas
Contar la recaudación en efectivo
2 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el recinto
3 personas
Devolver los materiales
2 personas
Limpiar las neveras portátiles y la vajilla
2 personas
Retirar los platos y la basura
2 personas
Guardar los objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Puestos de mercadocant. 12
- Mesascant. 8
- Sillascant. 12
- Mesas plegablescant. 2
- Percheroscant. 4
- Mesas altascant. 4
Equipo
- Neveras portátilescant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Megáfono de mano
- Caja registradora
- Terminal de pago
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 180
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Cuencoscant. 12
- Cucharonescant. 6
Decoración
- Banderas de Países Bajoscant. 8
- Guirnaldas naranjascant. 6
- Globos naranjascant. 100
- Bombas para globoscant. 2
- Mantelescant. 10
- Etiquetas de preciocant. 300
- Carteles direccionalescant. 10
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Lámparas LEDcant. 8
Cocina
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
- Pinzas de servircant. 4
- Abrebotellascant. 3
- Bidonescant. 4
- Bandejas para cambiocant. 4
- Caja registradoracant. 2
- Libretas de cajacant. 4
- Bolígrafoscant. 12
- Cinta adhesivacant. 6
- Bridascant. 100
- Tijerascant. 4
- Guantes de trabajocant. 8
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Bridascant. 50
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Recogedor y escobacant. 3
- Escobacant. 2
- Recogedores de basuracant. 2
- Cuboscant. 4
- Fregonascant. 3
- Guantes de limpiezacant. 8
- Escobillas de bañocant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el lugar y los permisos antes de invitar a vendedores. Reserva el recinto en cuanto tengas confirmada la fecha para poder dibujar el plano del mercado con tiempo.
- Pide las inscripciones y las preferencias dietéticas con antelación, y actualiza la lista de vendedores cada vez que haya un cambio. Confirma definitivamente a cada vendedor antes del montaje.
- Prepara la información de los vendedores y las etiquetas de puestos y mesas al menos 2 o 3 días antes. Así solo tendrás que asignar los puestos y registrar las llegadas cuando se abra el recinto.
- Comprueba el pronóstico del tiempo el día anterior y revisa carpas, mesas, sillas, neveras, cables alargadores y regletas. Las carpas y las mesas suelen requerir más tiempo de montaje del previsto.
- Calcula la compra y el efectivo después de conocer el número final de vendedores y asistentes. Llena las neveras portátiles antes de abrir y deja listos el terminal de pago, la caja registradora y el megáfono.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que confirmar a los vendedores del Mercadillo del Día del Rey?
- Haz la confirmación definitiva al menos 3 días antes del mercadillo. Ese margen permite actualizar el plano, imprimir la información y preparar las etiquetas de cada puesto.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que abrir el recinto para los vendedores?
- Abre el recinto entre 2 y 3 horas antes de la llegada del público. Necesitarás tiempo para registrar a los vendedores, asignar puestos, montar carpas, mesas y sillas, y colocar la señalización.
- ¿Cuándo hay que preparar las carpas y las mesas?
- Comprueba todos los materiales el día anterior y empieza el montaje como mínimo 2 horas antes de la apertura al público. Si hay muchas carpas o mesas, añade 30 minutos de margen para resolver cambios en el plano.
- ¿Qué hay que tener listo el día antes del mercadillo?
- Deja preparados los carteles de ruta y aparcamiento, la información para vendedores, las etiquetas de puestos, la compra, el efectivo y los equipos de pago. Revisa también el pronóstico y carga las neveras cuando falte poco para abrir.
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