Checklist para organizar un mercadillo colectivo sin olvidos
Un mercadillo colectivo necesita más coordinación que una venta entre particulares: hay que cuadrar participantes, puestos, circulación, cobros y horarios. Empieza cerrando la fecha y las normas de venta, y confirma las inscripciones antes de preparar el espacio. En los días previos, reúne etiquetas, cambio, equipos de pago, mesas y materiales de señalización. El día del mercadillo, reserva tiempo suficiente para montar, colocar la mercancía, preparar las bebidas y dejar despejado el recinto al terminar.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y las horas
2 personas
Redactar las normas de venta
2 personas
Captar participantes
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Planificar las mesas de venta por participante
Comprobar el lugar y el espacio de circulación
2 personas
Presentar cualquier aviso
Hacer el plano de la venta
Publicar la promoción en línea
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar a los participantes y los turnos
Hacer etiquetas de precios y carteles
2 personas
Preparar efectivo y cambio
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Clasificar la mercancía
4 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Despejar el recinto
4 personas
Montar mesas y estanterías
6 personas
Organizar rutas y puestos
3 personas
Conectar la iluminación y la electricidad
2 personas
Exponer la mercancía
8 personas
Colocar carteles de premios y rutas
2 personas
Montar el punto de café y bebidas
2 personas
Preparar la caja y los medios de pago
2 personas
Realizar el control de apertura
3 personas
Evento
Recibir a los visitantes
2 personas
Gestionar ventas y pagos
4 personas
Servir café y bebidas
2 personas
Rellenar bebidas y vajilla
Ordenar las mesas de venta entre turnos
2 personas
Recoger la basura durante el evento
Anunciar la última ronda de ventas
Seguimiento
Cerrar la caja
2 personas
Recoger la mercancía
8 personas
Desmontar mesas y estantes
6 personas
Retirar los residuos
2 personas
Barrer y limpiar el recinto
3 personas
Comprobar y guardar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar los objetos perdidos
Gestionar sobrantes y pagos
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 12
- Sillascant. 20
- Percheroscant. 4
- Cajas de almacenamientocant. 30
- Carros de transportecant. 3
- Carpas de fiestacant. 2
Equipo
- Cajas registradorascant. 2
- Datáfonoscant. 2
- Baterías externascant. 3
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Lámparas de exteriorcant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 50
- Tazas de cafécant. 30
- Jarras de aguacant. 4
- Termoscant. 4
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Planchas para mantener calientecant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Pinzascant. 4
Decoración
- Soportes para etiquetas de precioscant. 30
- Carteles de rutacant. 12
- Carteles de flechascant. 10
- Cinta de balizamientocant. 2
- Bridascant. 100
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Escobascant. 3
- Recogedores de polvocant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Paños de limpiezacant. 12
- Gel desinfectante para manoscant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones con al menos 7 días de antelación. Así puedes asignar una mesa o perchero a cada participante y preparar el plano sin improvisar.
- Define las normas de venta antes de enviar las invitaciones: indica qué se puede vender, el horario de llegada, los turnos y cómo se gestionarán los pagos o las reservas.
- Comprueba el espacio una semana antes y dibuja las rutas de circulación. Deja pasillos de al menos 1 metro y marca entradas, salidas, puestos y flechas con carteles visibles.
- Prepara etiquetas de precios, carteles y cambio el día anterior. Lleva monedas y billetes pequeños, y prueba los datáfonos, las regletas, los alargadores y las baterías externas antes del montaje.
- Empieza el montaje entre 2 y 3 horas antes de abrir. Coloca primero mesas, estanterías, iluminación y electricidad; después expón la mercancía y monta el punto de café y bebidas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo colectivo?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para fijar fecha, normas, participantes y promoción. Deja cerradas las inscripciones y la distribución de puestos al menos 7 días antes.
- ¿Cuánto espacio necesita cada puesto de un mercadillo?
- Calcula una mesa por participante y reserva espacio adicional para sillas, percheros o cajas. Mantén pasillos de al menos 1 metro y comprueba el plano completo antes del día del evento.
- ¿Cuándo hay que preparar el dinero y los datáfonos?
- Prepara el efectivo y el cambio el día anterior, con monedas y billetes pequeños. Prueba también los datáfonos, las baterías y los cables antes de abrir, no durante la llegada del público.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar un mercadillo colectivo?
- Reserva entre 2 y 3 horas para montar mesas, estanterías, puestos, carteles, iluminación y el punto de bebidas. Añade al menos 30 minutos para recoger, limpiar y devolver el espacio a su estado inicial.
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