Checklist para organizar un mercadillo al aire libre
Un mercadillo al aire libre necesita coordinación mucho antes de colocar la primera mesa. Empieza por reservar el lugar, tramitar el permiso y definir las condiciones para los vendedores. Después organiza las inscripciones, el plano de puestos, los proveedores y la comunicación al público. En la última semana tendrás que confirmar el tiempo, preparar el material y dejar clara la decisión sobre el montaje si llueve o hace viento.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Solicitar el permiso del evento
Coordinar la recogida de residuos
Coordinar el suministro eléctrico
Redactar las condiciones de los vendedores
Crear formulario de inscripción
Crear flyer y publicación online
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Comprobar los datos de los vendedores
Confirmar proveedores
Hacer un plano con los puestos de venta
Comprobar el pronóstico del tiempo
Enviar la información definitiva
Hacer la compra
2 personas
Imprimir carteles y flechas
Imprimir la lista de vendedores
Comprobar el material
2 personas
Empacar bolsas y cajas
2 personas
Comunicar la decisión por el clima
Inspeccionar el recinto
2 personas
Marcar los puestos de venta
3 personas
Montar tiendas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colocar los percheros
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Montar el punto de café y bebidas
2 personas
Tender los cables de alimentación de forma segura
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Preparar la mesa de inscripción
2 personas
Evento
Recibir a los vendedores
3 personas
Acompañar a los vendedores al lugar
3 personas
Ayudar a descargar
2 personas
Abrir el punto de bebidas
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Revisar el terreno y los pasillos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir café y té
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Registrar objetos perdidos
Anunciar el cierre
Ayudar a los vendedores a la salida
3 personas
Seguimiento
Desmontar mesas y carpas
4 personas
Cargar el material
3 personas
Barrer el recinto
3 personas
Recoger y retirar la basura
2 personas
Limpiar el punto de bebidas
2 personas
Cerrar la caja y los pagos
2 personas
Retirar la señalización
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar los artículos sobrantes
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 3
- Mesascant. 10
- Sillas plegablescant. 16
- Percheroscant. 4
- Mesas altascant. 2
- Cajas de plásticocant. 12
- Carretilla de mano
- Papeleracant. 6
Equipo
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 4
- Enrollacablescant. 3
- Regletascant. 3
- Alfombrillas para cablescant. 6
- Megáfono
- Caja de herramientas
- Pesos para carpascant. 12
- Caja registradora
- Máquina de sellado
Iluminación
- Lámparas de bateríacant. 8
Decoración
- Carteles con nombres del mercadocant. 4
- Flechas de direccióncant. 12
- Tarjetas del puesto de ventacant. 30
- Conos de señalizacióncant. 20
- Cinta de balizamientocant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 100
- Platos reutilizablescant. 50
- Cubiertos reutilizablescant. 50
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Bandejas de serviciocant. 4
Limpieza
- Escobascant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Cubos de limpiezacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Solicita el permiso y reserva el espacio con varias semanas de margen: la autorización, la recogida de residuos y el suministro eléctrico pueden depender de terceros.
- Cierra las inscripciones antes de hacer el plano. Comprueba los datos de cada vendedor y asigna los puestos dejando pasillos claros para el público y el acceso de la carretilla.
- Envía la información definitiva a los vendedores entre 3 y 5 días antes. Incluye la hora de llegada, el número de puesto, las condiciones de venta y cualquier indicación sobre electricidad o carga.
- Revisa el pronóstico 48 horas antes y vuelve a comprobarlo la víspera. Comunica entonces si el mercadillo sigue adelante, se modifica o se cancela; no esperes a que lleguen los vendedores.
- El día del montaje, inspecciona primero el recinto y marca los puestos antes de colocar mesas, sillas, percheros y carpas. Comprueba también los pesos de las carpas, los cables y las zonas de paso antes de abrir.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo al aire libre?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el lugar, solicitar el permiso y coordinar residuos y electricidad. Deja la última semana para confirmar vendedores, proveedores y material.
- ¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de los vendedores?
- Ciérralas al menos 7 días antes del mercadillo para poder comprobar los datos y preparar el plano de puestos. Envía la asignación definitiva entre 3 y 5 días antes.
- ¿Qué se hace si llueve el día del mercadillo?
- Define una fecha límite para decidir, por ejemplo, 48 horas antes, y vuelve a revisar el pronóstico la víspera. Comunica la decisión a vendedores y proveedores por el mismo canal para evitar mensajes contradictorios.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar un mercadillo al aire libre?
- Calcula al menos 2 horas para inspeccionar el recinto, marcar los puestos, montar las carpas y colocar mesas, sillas y percheros. Añade tiempo si hay que tender cables o descargar material desde una zona alejada.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!