Checklist para organizar un mercadillo paso a paso
Un mercadillo necesita más preparación que colocar unas cuantas mesas. Primero debes asegurar el lugar, revisar el permiso y definir las condiciones de venta; después llegan los expositores, la distribución de los puestos y la comunicación al público. En los últimos días conviene confirmar horarios, preparar el cambio en efectivo, revisar el tiempo y enfriar las bebidas. Esta checklist reúne las tareas y el material necesarios para llegar al montaje con todo previsto.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Comprobar el permiso de mercado
Redactar las condiciones de venta
Buscar expositores
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Fijar los soportes de los puestos
Enviar información a los expositores
Hacer la distribución del mercado
2 personas
Reservar mesas y carpas
Publicar la promoción en línea
Publicar información de estacionamiento
Planificar la mesa de venta para hostelería
Imprimir la lista de expositores
Hacer carteles y flechas de ruta
2 personas
Comprar suministros de consumo
2 personas
Preparar cambio en efectivo
Comprobar el pronóstico del tiempo
Recordar a los expositores
Enfriar las bebidas
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Montar tiendas
4 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
2 personas
Montar el punto de catering
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Preparar la caja y el terminal de pago
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Asignar a los expositores su mesa
2 personas
Comprobar la ruta de seguridad
2 personas
Evento
Abrir las puertas y la entrada
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Atender el punto de información
Atender el punto de catering
2 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
Vaciar los contenedores de basura
Mantener libres las vías de paso
Informar a los expositores sobre el cierre
Cerrar la venta y la entrada
2 personas
Seguimiento
Dejar que los expositores descarguen
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las tiendas
4 personas
Limpiar la vajilla y el equipo
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Retirar los residuos
2 personas
Clasificar los objetos perdidos
Cerrar la caja y la gestión de pagos con tarjeta
Devolver los materiales
2 personas
Retirar el material promocional
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 4
- Mesas de mercadocant. 24
- Sillas plegablescant. 30
- Percheroscant. 8
- Mantelescant. 24
- Postes separadorescant. 12
Equipo
- Máquina de sellado
- Caja registradora
- Neveras portátilescant. 4
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Linternas recargablescant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Lámparas LEDcant. 8
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Tazas de cafécant. 80
- Bandejascant. 80
- Cucharillascant. 80
- Bandejas de serviciocant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Jarras de servircant. 4
- Cucharillas para heladocant. 2
Decoración
- Carteles de bienvenidacant. 2
- Carteles con números de puestocant. 30
- Flechas de rutacant. 12
- Cinta adhesivacant. 8
- Bridascant. 100
- Tiza para aceracant. 2
Limpieza
- Escobacant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Juego de fregonacant. 2
- Cuboscant. 3
- Paños de microfibracant. 12
- Botellas de spray para manoscant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el lugar y los permisos antes de invitar a los expositores. Deja al menos 4 semanas para gestionar inscripciones, redactar las condiciones de venta y enviar la información práctica.
- Haz la distribución de los puestos cuando conozcas el número de expositores. Reserva carpas, mesas, sillas, percheros y soportes con margen para que cada puesto tenga una ubicación clara.
- Envía a cada expositor la hora de llegada, su número de puesto, las indicaciones de estacionamiento y las condiciones de venta. Un recordatorio 3 días antes reduce llegadas tarde y preguntas durante el montaje.
- Prepara los cobros y la señalización el día anterior: lista de expositores, carteles de bienvenida, números de puesto y flechas de ruta. Ten también cambio en efectivo y una caja registradora listos antes de abrir.
- Revisa la previsión meteorológica 48 horas antes y comprueba carpas, iluminación, cables, regletas y linternas. El día del mercadillo, abre el lugar con tiempo suficiente para montar tiendas, mesas, sillas y el punto de catering antes de la llegada del público.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Ese plazo permite reservar el lugar, comprobar el permiso, buscar expositores, gestionar inscripciones y preparar la promoción sin hacerlo todo a última hora.
- ¿Cuándo debo enviar la información a los expositores?
- Envíala en cuanto tengan confirmada su inscripción y vuelve a recordarla 3 días antes. Incluye el número de puesto, la hora de montaje, el acceso, el estacionamiento y las condiciones de venta.
- ¿Cuándo hay que revisar el tiempo para un mercadillo al aire libre?
- Haz una primera comprobación 48 horas antes y otra la víspera. Así puedes confirmar las carpas, proteger el material y ajustar el montaje si se esperan lluvia o viento.
- ¿Cuánto cambio en efectivo necesito para un mercadillo?
- Prepara el cambio según el número de puestos y el precio habitual de los artículos, y tenlo listo antes de abrir. Como referencia operativa, calcula una reserva para las primeras 2 horas y repónla durante el evento si varios expositores cobran en efectivo.
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