Checklist para organizar un mercadillo sin imprevistos
Un mercadillo requiere coordinar a vendedores, público, puestos y cobros en un mismo espacio. Empieza por fijar la fecha y el lugar, comprobar permisos y seguro, y definir las normas de venta. Después gestiona las inscripciones, distribuye las mesas y prepara el plano, la señalización y los materiales. Reserva tiempo suficiente para montar carpas, mesas e iluminación antes de que llegue el primer participante.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar fecha y lugar
2 personas
Comprobar los permisos necesarios
Comprobar los datos del seguro
Redactar las normas de venta
2 personas
Crear el formulario de participantes
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la promoción en línea
Colgar carteles
2 personas
Gestionar inscripciones
Asignar las mesas de venta
2 personas
Enviar confirmación a los participantes
Crear lista de contactos de asistentes
Determinar ruta y entrada
2 personas
Crear un plano del mercado
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
2 personas
Conseguir cambio en efectivo
Reunir los materiales
3 personas
Preparar las etiquetas de precios
2 personas
Evento
Preparar la caja y el registro
2 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Montar las carpas
4 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Colocar los paneles informativos
2 personas
Marcar los puestos de venta
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Comprobar los puntos de venta
3 personas
Recepción de participantes
3 personas
Indicar a los participantes sus lugares
3 personas
Explicar las normas de venta
2 personas
Atender la caja
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar el papel higiénico
Informar a los visitantes sobre el cierre
Cerrar la caja
2 personas
Seguimiento
Despejar los puntos de venta
4 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el recinto
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Guardar los materiales secos y ordenados
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Retirar los carteles
2 personas
Guardar de forma segura la recaudación
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Puestos de mercadocant. 12
- Mesascant. 12
- Sillascant. 30
- Percheroscant. 6
- Mesas altascant. 4
- Mesas con bancoscant. 4
- Papeleracant. 8
Equipo
- Cajas de caudalescant. 2
- Datáfonoscant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Lámparas recargablescant. 8
- Walkie-talkiescant. 4
- Calculadorascant. 2
- Portapapelescant. 6
- Conoscant. 12
- Cinta de balizamientocant. 3
- Cinta métricacant. 2
- Martillocant. 2
- Destornilladorescant. 2
- Bridascant. 100
Vajilla
- Tazas de cafécant. 60
- Vasoscant. 60
- Platoscant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Termoscant. 4
- Bandejascant. 4
Cocina
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Cubiterascant. 4
- Tablas de cortarcant. 2
- Bandejas de servircant. 8
- Pinzas de servircant. 4
Decoración
- Guirnaldascant. 6
- Carteles direccionalescant. 10
- Etiquetas de preciocant. 300
- Mantelescant. 12
- Cinta adhesivacant. 8
- Rotuladorescant. 12
Limpieza
- Sets de escobacant. 3
- Recogedor y escobillacant. 3
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Paños de limpiezacant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el recinto y los permisos antes de abrir las inscripciones; así no tendrás que cambiar después la información enviada a los vendedores.
- Envía la confirmación de cada participante con su mesa asignada, la ruta de entrada y las normas de venta al menos 3 días antes del mercadillo.
- Prepara el plano con entradas, puestos, zonas de paso y puntos de información. Marca las ubicaciones con conos o cinta para que el montaje sea más rápido.
- Lleva una caja con cambio en efectivo, datáfonos y calculadoras, y comprueba los pagos antes de abrir. Designa a una persona responsable del registro durante todo el evento.
- Haz la inspección del recinto y monta carpas, mesas, sillas e iluminación con al menos 2 horas de margen. Comprueba también alargadores, regletas y bridas para evitar cables sueltos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Reserva las primeras 2 semanas para elegir fecha y lugar, comprobar permisos y seguro, y redactar las normas; deja las últimas 2 para inscripciones, promoción y distribución de puestos.
- ¿Cuándo hay que enviar la confirmación a los vendedores?
- Envíala al menos 3 días antes del mercadillo. Incluye la mesa asignada, el horario de llegada, la entrada, las normas de venta y un contacto para resolver incidencias.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar un mercadillo?
- Calcula entre 2 y 3 horas para inspeccionar el recinto, colocar mesas y sillas, montar carpas, conectar la iluminación y poner los paneles informativos. Añade 30 minutos de margen si el espacio es grande o hay muchos puestos.
- ¿Cuánto cambio en efectivo hay que preparar?
- Prepara cambio suficiente para las primeras 3 horas y sepáralo en una o varias cajas de caudales. Como referencia operativa, ten monedas y billetes pequeños para cada puesto que cobre en efectivo y revisa el fondo antes de abrir.
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