Checklist para organizar un mercadillo sin olvidos
Organizar un mercadillo requiere coordinar vendedores, espacios, permisos y montaje en un orden concreto. Empieza por confirmar el lugar y la fecha, y deja cerradas las inscripciones antes de dibujar la distribución de los puestos. Durante la última semana, verifica el tiempo, los materiales, los horarios y el cambio de caja. Esta checklist también contempla lo que suele quedarse para el final: carpas, señalización, iluminación y la zona de café.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar lugar y fecha
Comprobar los requisitos de permiso
Comprobar el seguro
Redactar el formulario de vendedores
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Asignar espacios para los vendedores
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Desarrollar la distribución de los puestos
2 personas
Hacer reservas
Programar voluntarios
Publicar el programa y los horarios
Comprobar el pronóstico del tiempo
Imprimir lista de vendedores
Hacer flechas y mapas
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Cambiar dinero y preparar la caja
Preparar café y té
2 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Numerar los puestos
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Montar la zona de café
2 personas
Evento
Recibir a los vendedores
3 personas
Guiar a los vendedores hasta los puestos
3 personas
Abrir la caja y el mostrador de información
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Proporcionar información
2 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Informar a los vendedores sobre el cierre
2 personas
Cerrar la caja
2 personas
Registrar la salida de los vendedores
2 personas
Seguimiento
Desmontar los puestos
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Llevar la basura
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 20
- Sillas plegablescant. 40
- Percheroscant. 6
- Mesas altascant. 4
- Lonas para standcant. 20
- Mantelescant. 20
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Linternascant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Lámparas de obracant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Tazas de cafécant. 50
- Bandejascant. 50
- Platoscant. 60
- Cubiertoscant. 60
Cocina
- Termoscant. 4
- Cucharonescant. 4
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
Administración
- Cajas registradorascant. 2
- Cajas de caudalescant. 2
- Bandejas para cambiocant. 4
- Soportes para etiquetas de precioscant. 40
- Portapapelescant. 4
Decoración
- Señales direccionalescant. 12
- Números de puestocant. 20
- Banners informativoscant. 4
- Guirnaldascant. 8
Limpieza
- Sets de escobacant. 3
- Papelelerascant. 8
- Fregonascant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el formulario de vendedores antes de asignar puestos: así puedes registrar preferencias dietéticas y necesidades de espacio sin rehacer el plano después.
- Prepara la distribución de los puestos con numeración, flechas y mapas al menos 3 días antes. Imprime también una lista de vendedores para resolver dudas al llegar.
- Comprueba el pronóstico del tiempo 48 horas antes y revisa que haya suficientes carpas, lonas, mesas y sillas. El montaje se retrasa si falta un solo elemento estructural.
- Separa la caja y el cambio del resto de materiales la víspera. Prepara bandejas para cambio, cajas de caudales y soportes para etiquetas de precios en un punto de control.
- Programa el montaje por zonas: primero carpas y mesas, después iluminación y señalización, y por último café y té. Reserva como mínimo 2 horas antes de la apertura para completar estas tareas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para confirmar lugar, fecha, permisos, seguro y vendedores. Deja cerrados los puestos y el programa al menos 7 días antes.
- ¿Cuándo hay que asignar los puestos del mercadillo?
- Asigna los puestos cuando termine el plazo de inscripción, normalmente entre 1 y 2 semanas antes. Así puedes tener en cuenta el tamaño del espacio y las preferencias de cada vendedor.
- ¿Cuánto tiempo hace falta para montar un mercadillo?
- Calcula al menos 2 horas para montar carpas, mesas, sillas, numeración, señalización e iluminación. Añade tiempo extra si hay que conectar varios cables o preparar una zona de café.
- ¿Qué hay que preparar para la caja de un mercadillo?
- Prepara la caja y el cambio la víspera, junto con bandejas para cambio y cajas de caudales. Lleva también la lista de vendedores y los soportes para etiquetas para evitar improvisaciones durante la apertura.
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