Checklist para organizar un mercadillo

Un mercadillo necesita más que mesas y vendedores: hay que coordinar permisos, seguros, inscripciones, distribución y servicios básicos. Esta checklist reúne 73 tareas y 54 materiales para avanzar en el orden adecuado, desde reservar el lugar hasta preparar el montaje. También contempla detalles que suelen quedarse para el último momento, como las preferencias alimentarias, los puntos de electricidad, las etiquetas de precios y la recogida de residuos. Úsala como guía de trabajo y marca cada punto a medida que lo resuelvas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el lugar
Comprobar permisos
Gestionar el seguro del evento
Hacer formulario para vendedores
Abrir inscripciones
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el anuncio en línea
Registrar a los vendedores
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar proveedores
Asignar números de mesa
2 personas
Hacer el plano
2 personas
Reservar el catering
Organizar la recogida de residuos
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Redactar las normas de venta
Preparar etiquetas de precios
2 personas
Diseñar carteles de indicación
Imprimir el programa
Imprimir lista de vendedores
Solicitar efectivo
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Comprar lo que falta
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar cajas y carros
3 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comunicar el plan meteorológico

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Montar tiendas
4 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
2 personas
Conectar la corriente
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Montar el mostrador de vendedores
2 personas
Colgar las normas de venta
Colocar carteles direccionales
2 personas
Montar el punto de catering
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Recibir a los vendedores
3 personas
Indicar a los vendedores sus mesas
3 personas
Repartir material para vendedores
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Proporcionar información
2 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Mantener libres las vías de paso
2 personas
Informar a los vendedores sobre el cierre
2 personas
Acompañar a los últimos visitantes
2 personas
Pedir a los vendedores que desmonten
4 personas

Seguimiento

Cerrar el balance de ventas
2 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las tiendas
4 personas
Retirar la iluminación
3 personas
Clasificar residuos
3 personas
Barrer el recinto
3 personas
Lavar el material de catering
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Guardar los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Retirar los residuos
2 personas
Pagar a los proveedores
Reembolsar el depósito del vendedor
Guardar el excedente
2 personas
Gestionar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 12
Carpas de fiestacant. 4
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 20
Mesas de cervezacant. 4
Percheroscant. 2
Percheroscant. 8
Cajas de almacenamientocant. 30
Carros de transportecant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Bandejascant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Cucharones de servircant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Cajas de caudalescant. 4
Calculadorascant. 4
Walkie-talkiescant. 6
Datáfonos móvilescant. 2

Cocina

Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Pinzas de cocinacant. 6
Jarras medidorascant. 3
Bandejascant. 8
Acumuladores de fríocant. 30

Decoración

Mantelescant. 12
Guirnaldascant. 10
Globoscant. 100
Carteles direccionalescant. 12
Números de mesacant. 12
Etiquetas de preciocant. 500
Cinta adhesivacant. 12
Rotuladorescant. 24
Portapapelescant. 6

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Linternas a pilascant. 6

Limpieza

Papeleracant. 10
Sets de escobacant. 4
Recogedores de basuracant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Guantes de limpiezacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de toallascant. 6

Catering

Compras

Consejos

Empieza por el lugar, los permisos y el seguro. Intenta dejar estos tres puntos cerrados al menos 6 semanas antes, porque condicionan el resto de la organización.
Abre las inscripciones con un formulario que pida datos de contacto, tipo de productos y preferencias dietéticas. Cierra el registro entre 2 y 3 semanas antes para poder asignar puestos y preparar la lista de vendedores.
Haz el plano antes de numerar las mesas. Reserva pasillos de al menos 1,2 metros y comprueba que cada zona tenga acceso a electricidad si vas a utilizar máquinas de café, datáfonos o equipos de otro tipo.
Confirma el catering, las bebidas y la vajilla 7 días antes. Calcula aproximadamente 2 vasos por persona si se reutilizan y deja termos, jarras de agua, bandejas y utensilios en una zona de servicio claramente identificada.
El día anterior, inventaría los materiales y separa lo que falta por comprar. Comprueba especialmente alargadores, regletas, cajas de caudales, calculadoras, walkie-talkies, etiquetas de precios y carteles de indicación: son fáciles de olvidar y difíciles de sustituir durante el montaje.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva primero el lugar, comprueba los permisos y gestiona el seguro; después puedes abrir las inscripciones y confirmar proveedores con margen suficiente.
¿Cuándo hay que cerrar la inscripción de vendedores?: Cierra el formulario entre 2 y 3 semanas antes del mercadillo. Así tendrás tiempo para registrar a los vendedores, asignar números de mesa, terminar el plano e imprimir la lista definitiva.
¿Qué materiales se olvidan más en un mercadillo?: Suelen faltar alargadores, regletas, cajas de caudales, etiquetas de precios, carteles y carros de transporte. Haz un inventario 7 días antes y una segunda comprobación el día anterior.
¿Cuándo hay que preparar el plano de los puestos?: Haz un primer plano cuando falten unas 3 semanas, después de conocer el número de vendedores. Revísalo 7 días antes y deja una versión impresa para el equipo de montaje y otra para la entrada.

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