Checklist para organizar un mercadillo paso a paso
Un mercadillo necesita más coordinación que colocar unas mesas: hay que asignar los puestos, confirmar a cada participante y dejar resueltos los pagos, la electricidad y el acceso. Esta checklist reúne 46 tareas y 43 elementos para preparar el evento desde la reserva del lugar hasta la recepción y el montaje. Empieza varias semanas antes con las inscripciones y la promoción, y deja para el último día las bebidas, la caja y los materiales de uso inmediato.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar fecha y lugar
2 personas
Reservar puestos de mercado
Crear formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Colocar la promoción
2 personas
Gestionar inscripciones
Distribuir los puestos de venta
2 personas
Confirmar participantes
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Comprobar la ruta de tráfico
Preparar el efectivo
Preparar listas de precios
2 personas
Imprimir la lista de participantes
Imprimir el plano
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
Preparar el efectivo de caja
Evento
Recepción de participantes
3 personas
Montar los puestos del mercado
6 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Numerar los puestos de venta
2 personas
Conectar la electricidad y la iluminación
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Preparar la caja
2 personas
Comprobar los baños
Realizar el control de apertura
3 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Comprobar los puestos de venta
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Cerrar la caja
2 personas
Hacer el check-out de participantes
3 personas
Seguimiento
Desmontar los puestos del mercado
6 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Clasificar los materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Recoger el stock sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Puestos de mercadocant. 12
- Mesascant. 8
- Sillascant. 20
- Carpas de fiestacant. 4
- Percheroscant. 6
- Taburetes plegablescant. 6
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Lámparas de trabajo recargablescant. 6
- Caja registradora
- Cajas de caudalescant. 3
- Calculadorascant. 3
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Lámparas de exteriorcant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 100
- Tazascant. 40
- Platoscant. 40
- Cubiertoscant. 40
- Bandejas de serviciocant. 6
Cocina
- Termoscant. 4
- Jarras de aguacant. 4
- Cuencos para servircant. 4
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Pinzas de servircant. 4
- Vitrinas refrigeradascant. 2
- Bandejascant. 6
Decoración
- Bannerscant. 4
- Mantelescant. 10
- Carteles de precioscant. 100
- Pizarrascant. 6
- Carteles direccionalescant. 12
- Tarjetas con númeroscant. 20
Limpieza
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 4
- Papeleracant. 8
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha y el lugar antes de abrir las inscripciones. El formulario debe pedir los datos del participante, el tipo de puesto y sus preferencias dietéticas para poder distribuir los espacios sin cambios de última hora.
- Confirma a cada vendedor y envíale el número de su puesto antes del montaje. Imprime también la lista de participantes y el plano: durante la recepción ahorrarás tiempo y evitarás que varias personas reclamen la misma mesa.
- Revisa la electricidad con antelación, especialmente si habrá máquinas de café, iluminación o vitrinas refrigeradas. Comprueba cuántos puntos funcionan y lleva cables alargadores y regletas sin bloquear las rutas de paso.
- Prepara la caja y las listas de precios el día anterior. Guarda el efectivo separado del dinero personal y ten las listas impresas en cada zona de venta, porque depender solo del móvil ralentiza los cobros cuando hay mucha gente.
- Enfría las bebidas y reúne los materiales antes de abrir el recinto. Reserva el montaje para llegar con margen: primero los puestos y las mesas, después la numeración, la iluminación y la conexión eléctrica.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar fecha y lugar, reservar los puestos, crear el formulario y promocionar el evento. Deja la confirmación final de participantes y el plano cerrados al menos 3 días antes.
- ¿Cuándo hay que confirmar a los participantes del mercadillo?
- Confírmalos entre 5 y 7 días antes, cuando ya puedas distribuir los puestos y revisar las preferencias dietéticas. Envía entonces el número de puesto, la hora de llegada y cualquier indicación sobre electricidad o acceso.
- ¿Qué se prepara el día antes de un mercadillo?
- El día anterior prepara el efectivo de caja, imprime las listas y el plano, reúne los materiales, prepara las provisiones no perecederas y enfría las bebidas. Comprueba también que mesas, carpas, cables y carteles estén disponibles antes de salir al recinto.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar un mercadillo?
- Reserva al menos 2 horas para montar los puestos, colocar mesas y sillas, numerar los espacios y conectar electricidad e iluminación. Añade 30 minutos para la recepción de participantes y para resolver cambios o faltas de material.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!