Checklist para organizar un espectáculo de talentos sin imprevistos

Un espectáculo de talentos necesita más que un escenario y una lista de participantes. Hay que cerrar las inscripciones, ordenar las actuaciones y comprobar con antelación cada archivo de música, micrófono y cable. Esta checklist reúne las tareas y el material necesarios para avanzar desde la fecha y el lugar hasta la apertura de la sala. También ayuda a evitar los olvidos habituales: confirmar horarios, preparar un equipo de reserva y dejar lista la información para el presentador y el jurado.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Crear el formulario de inscripción para los artistas
Enviar invitaciones
2 personas
Diseñar el cartel promocional
Publicar la promoción en línea
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar a los participantes del acto
2 personas
Crear la distribución del programa
2 personas
Confirmar al presentador
Definir el jurado
Establecer criterios del jurado
2 personas
Reunir archivos de música
2 personas
Comprobar los archivos de música
2 personas
Confirmar los horarios de actuación
Imprimir el plan de trabajo
Crear tarjetas de nombre para los participantes
2 personas
Gestionar premios y certificados
2 personas
Hacer reservas de material
Comprobar la técnica y la corriente
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Recoger las llaves del recinto
Abrir la sala
2 personas
Inspeccionar la sala y la entrada
2 personas
Despejar el suelo del escenario
3 personas
Montar el escenario y el fondo
4 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Probar la reproducción de música
2 personas
Montar sillas y mesas
4 personas
Preparar la mesa del jurado
2 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Montar la mesa de catering
3 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colgar señalizadores
2 personas

Evento

Recepción de participantes
3 personas
Registrar a los participantes
2 personas
Repasar las actuaciones
3 personas
Recibir al público
3 personas
Abrir el programa
Coordinar las actuaciones
3 personas
Manejar la música y los micrófonos
2 personas
Recopilar las evaluaciones del jurado
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Anunciar el descanso
Preparar a los finalistas
2 personas
Coordinar la final
3 personas
Recopilar los votos del público
3 personas
Comprobar los resultados
2 personas
Entregar premios
3 personas
Preparar el discurso de agradecimiento
Guiar al público hacia la salida
3 personas

Seguimiento

Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger el catering
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
Desmontar la instalación de luces
2 personas
Volver a colocar sillas y mesas
4 personas
Limpiar la sala
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Empaquetar los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar las compras sobrantes
2 personas
Registrar objetos perdidos
Compartir fotos y resultados
Enviar mensajes de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 110
Mesascant. 12
Mesa del jurado
Mesa de entrada
Perchero
Taburetescant. 6

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 3
Portátil
Portátil de reserva
Cables HDMIcant. 2
Cables de audiocant. 6
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Memorias USBcant. 3
Piezas de escenariocant. 6
Lona de fondo
Cajas de almacenamientocant. 8
Canaletas para cablescant. 10
Cinta gaffercant. 4
Baterías de repuestocant. 24
Carros de manocant. 2

Iluminación

Focos LEDcant. 4
Iluminación ambientalcant. 4
Lámparas de bateríacant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Cuencoscant. 20
Bandejas para servircant. 10
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 4

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Contenedores para hielocant. 3
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Cubiertos de serviciocant. 8
Jarras de aguacant. 8
Abrebotellascant. 3
Vasos térmicoscant. 4

Decoración

Globoscant. 150
Bomba de globoscant. 2
Guirnaldascant. 12
Mantelescant. 12
Plantascant. 8
Tarjetas de nombrecant. 30
Troféos de premiocant. 3
Certificadoscant. 25
Photowall
Props para photowallcant. 20
Carteles direccionalescant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra las inscripciones con al menos 7 días de margen. Así puedes confirmar quién actúa, recoger preferencias dietéticas y preparar un programa con horarios realistas.
Reserva una prueba técnica antes de abrir la sala y calcula entre 60 y 90 minutos para comprobar altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, focos, corriente y cables.
Pide los archivos de música al menos 5 días antes y pruébalos en el portátil que se usará durante el espectáculo. Guarda una copia en una memoria USB y lleva un portátil de reserva.
Deja terminado el programa con 3 días de antelación. Incluye el orden de las actuaciones, las pausas y los nombres correctos para que el presentador y el jurado trabajen con la misma versión.
Prepara el montaje el día del evento con tiempo: reserva al menos 2 horas para colocar sillas, mesas, escenario, iluminación y canaletas para cables. Enfría las bebidas y recoge las llaves antes de la hora de apertura.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo de talentos?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes si habrá inscripciones abiertas. Reserva la sala y el material al principio, y deja la última semana para confirmar participantes, programa, jurado y necesidades técnicas.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones para un espectáculo de talentos?: Ciérralas al menos 7 días antes del evento. Con ese margen puedes confirmar a los participantes, ordenar las actuaciones, revisar la duración y detectar archivos de música o requisitos que falten.
¿Cuánto tiempo necesito para preparar la técnica?: Calcula entre 60 y 90 minutos para la prueba técnica y unas 2 horas para el montaje completo de la sala. Comprueba cada micrófono, cable, altavoz, foco y conexión antes de que llegue el público.
¿Qué hago si falla el portátil o la música durante el espectáculo?: Lleva un portátil de reserva, una memoria USB con todos los archivos y cables de audio y HDMI adicionales. Prueba la copia de seguridad antes de empezar y coloca el material técnico cerca de la mesa de mezclas, no guardado en otra sala.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.