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Yoga-Workshop organisieren: die praktische Checkliste

Ein Yoga-Workshop braucht mehr Vorbereitung als nur Matten und einen Trainer. Du musst Raum, Programm und Anmeldungen früh festlegen und kurz vor dem Termin Material, Technik, Verpflegung und Empfang koordinieren. Plane zuerst den Ablauf und die Teilnehmerzahl, prüfe danach die Ausstattung vor Ort. Am Veranstaltungstag zählen freie Wege, ausgelegtes Material und klare Informationen zu Ankunft, Ernährung und Transport.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Yogalehrer buchen

  • Programm zusammenstellen

  • Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Teilnahme bestätigen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Transportinformationen versenden

  • Catering bestellen

  • Zusätzliches Yoga-Material reservieren

  • Ortstermin durchführen

    2 Personen

  • Raumaufteilung erstellen

  • Musik und Technik testen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Namensschilder vorbereiten

  • Yoga-Anweisungen drucken

  • Lebensmittel und Getränke kühlen

    2 Personen

Event

  • Saal öffnen

    2 Personen

  • Saal reinigen

    2 Personen

  • Yoga-Materialien bereitlegen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Empfangstheke einrichten

  • Tee und Wasser bereitstellen

    2 Personen

  • Teilnehmende empfangen

    2 Personen

  • Anwesenheit erfassen

  • Programm vorstellen

  • Erste Yogastunde anleiten

  • Pausengetränke servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Zweite Yogasession leiten

  • Dinnerbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Abendbuffet servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Abschließende Meditation anleiten

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Buffet und Geschirr aufräumen

    3 Personen

  • Yoga-Material sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Möbel zurückstellen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Dankesnachricht versenden

  • Fundsachen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Sportmaterial

  • YogamattenAnz. 30
  • YogablöckeAnz. 30
  • Yoga-GurteAnz. 30
  • MeditationskissenAnz. 30
  • YogabolsterAnz. 15
  • Yoga-DeckenAnz. 30

Mobiliar

  • StühleAnz. 30
  • TischeAnz. 6
  • KleiderständerAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 4

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 35
  • SchälchenAnz. 35
  • GläserAnz. 40
  • KaffeetassenAnz. 35
  • BestecksetsAnz. 35
  • WasserkannenAnz. 6

Küche

  • WasserkocherAnz. 2
  • Kaffeemaschinen
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 3
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierlöffelAnz. 8

Ausstattung

  • Bluetooth-Lautsprecher
  • Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3

Dekoration

  • Willkommensschild
  • RichtungsschilderAnz. 4
  • TischläuferAnz. 6
  • LED-KerzenAnz. 20

Beleuchtung

  • StimmungsleuchtenAnz. 6

Reinigung

  • WischmoppAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • MikrofasertücherAnz. 10

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere den Raum und buche die Yoga-Lehrkraft, bevor du Einladungen verschickst. So kannst du Programm, Dauer und maximale Teilnehmerzahl verbindlich angeben.
  • Schließe die Anmeldung nicht erst am Veranstaltungstag ab: Erfasse Ernährungswünsche und Transportinformationen spätestens 7 Tage vorher und bestätige die Teilnahme anschließend einzeln.
  • Führe etwa 7 bis 10 Tage vor dem Workshop einen Ortstermin durch. Prüfe dabei Raumaufteilung, Stromanschlüsse, Lautsprecher, Mikrofon sowie die Stellflächen für Matten, Tische und Stühle.
  • Lege die Matten, Blöcke, Gurte, Kissen, Bolster und Decken mindestens 60 Minuten vor Beginn aus. Richte zusätzlich Empfangstheke, Namensschilder, Willkommens- und Richtungsschilder ein.
  • Kühle Lebensmittel und Getränke rechtzeitig und teste Musik und Technik vor dem Einlass. Stelle Wasser in Kannen bereit und plane für die Ausgabe genügend Gläser, Teller, Schälchen und Besteck ein.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte ich einen Yoga-Workshop organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Raum, Lehrkraft und Programm. Verschicke die Einladungen etwa 4 Wochen vor dem Termin und schließe die Teilnehmerplanung 7 Tage vorher ab.
Wie viele Yoga-Matten brauche ich für einen Workshop?
Plane eine Matte pro angemeldeter Person und halte 2 bis 3 zusätzliche Matten als Reserve bereit. Bei 20 Teilnehmern sind daher 22 bis 23 Matten sinnvoll, sofern der Raum diese Aufstellung zulässt.
Wann soll ich die Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche bestätigen?
Fordere Rückmeldungen bis spätestens 7 Tage vor dem Workshop an. Bestätige die Teilnahme danach und gib die endgültige Zahl sowie Ernährungswünsche direkt an das Catering weiter.
Wie früh muss der Raum am Tag des Yoga-Workshops geöffnet werden?
Öffne den Saal mindestens 60 Minuten vor Beginn. So bleiben etwa 30 Minuten für Matten, Sitzmöbel und Empfang und weitere 15 bis 20 Minuten für Techniktest und letzte Kontrollen.

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