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Winterpicknick organisieren: die praktische Checkliste

Ein Winterpicknick braucht mehr Vorbereitung als ein Picknick im Sommer: Wärme, Licht und ein Plan für wechselndes Wetter müssen rechtzeitig stehen. Beginne mit dem Ort und der Gästeliste, bevor du Essen, Material und Heizung festlegst. Prüfe die Wettervorhersage kurz vor dem Termin erneut und plane genügend Zeit für Aufbau und Aufwärmen ein. Die Checkliste führt dich von den ersten Zusagen bis zum Servieren der heißen Getränke.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location bestätigen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Endgültige Gästeliste erstellen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Catering bestellen

  • Material reservieren

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Warme Gerichte vorbereiten

    3 Personen

  • Thermoskannen befüllen

    2 Personen

  • Location inspizieren

    2 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Heizung aufstellen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle und Decken bereitstellen

    3 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    2 Personen

  • Buffet aufbauen

    3 Personen

  • Musik anschließen

Event

  • Gäste empfangen

    2 Personen

  • Heiße Getränke servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Buffet nachfüllen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Beleuchtung kontrollieren

  • Heizung nachfüllen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Letzte Runde servieren

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Essen und Getränke aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Tische und Stühle abwischen

    2 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Beleuchtung und Heizung wegräumen

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Müll entsorgen

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 45
  • PicknickdeckenAnz. 10
  • DeckenAnz. 45
  • TischdeckenAnz. 6
  • WindschutzwändeAnz. 4

Geschirr

  • Mehrweg-TellerAnz. 50
  • Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 50
  • Wiederverwendbare BecherAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 50
  • BestecksetsAnz. 50
  • ServierlöffelAnz. 8
  • AusgießkannenAnz. 6

Küche

  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 3
  • Koch- und BrotmesserAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 10
  • Aluminium-BehälterAnz. 12
  • LebensmittelthermometerAnz. 2

Ausstattung

  • Gasheizstrahler für draußenAnz. 4
  • GasflaschenAnz. 6
  • Bluetooth-Lautsprecher
  • PowerbanksAnz. 2

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 6
  • LED-LaternenAnz. 8
  • ErsatzbatterienAnz. 2

Dekoration

  • Winterliche TischdekorationAnz. 6
  • WindlichterAnz. 12

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • EimerAnz. 3
  • PutzlappenAnz. 12
  • SpülbürstenAnz. 3
  • HandseifenspenderAnz. 3

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-Koffer
  • Rutschfeste MattenAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige den Veranstaltungsort spätestens zwei Wochen vorher und kläre, ob Partyzelte, Gasheizstrahler und Beleuchtung dort erlaubt sind. Bei offenem Gelände brauchst du zusätzlich einen windgeschützten Bereich.
  • Verschicke die Einladungen etwa drei Wochen vorher und setze eine Rückmeldefrist von 7 bis 10 Tagen. Frage dabei direkt nach Allergien, Unverträglichkeiten und vegetarischen oder veganen Wünschen.
  • Prüfe die Wettervorhersage 3 Tage vor dem Winterpicknick und noch einmal am Veranstaltungstag. Bei Kälte oder Wind sollten Zelte, Windschutzwände, Decken und Heizstrahler vor dem Eintreffen der Gäste bereitstehen.
  • Plane für warme Getränke mindestens eine gefüllte Thermoskanne pro 6 bis 8 Personen ein und stelle zusätzliche Kaffeetassen bereit. Befülle die Kannen erst kurz vor dem Servieren, damit die Getränke heiß bleiben.
  • Beginne den Aufbau 2 bis 3 Stunden vor Beginn: zuerst Zelte und Heizstrahler, danach Tische, Sitzplätze, Licht und Buffet. Teste Bluetooth-Lautsprecher, Lichterketten und Ersatzbatterien, bevor die ersten Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Winterpicknick organisieren?
Starte mindestens 3 Wochen vorher mit Ort und Einladungen. Die endgültige Gästeliste, Einkaufsliste und Materialauswahl sollten 7 Tage vor dem Termin feststehen.
Wie viele Decken braucht man für ein Winterpicknick?
Plane mindestens eine Decke pro sitzender Person und zusätzlich 10 bis 20 Prozent Reserve ein. Bei 20 Gästen sind damit 22 bis 24 Decken sinnvoll, besonders wenn der Aufenthalt mehrere Stunden dauert.
Wann soll man die Heizung beim Winterpicknick aufstellen?
Stelle die Gasheizstrahler 2 bis 3 Stunden vor Beginn auf und prüfe die Gasflaschen vor dem Aufbau. Platziere sie so, dass Wege frei bleiben und niemand direkt an heißen Geräten sitzt.
Wie viel warme Getränke braucht man für ein Winterpicknick?
Rechne für die erste Stunde mit etwa 0,3 bis 0,4 Litern pro Person und halte Nachschub bereit. Für 20 Gäste brauchst du also zunächst ungefähr 6 bis 8 Liter heiße Getränke.

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