Eine Radshow Schritt für Schritt organisieren
Eine Radshow braucht mehr als Aussteller und Fahrräder: Besucherführung, Vorführungen, Technik und sichere Abstellmöglichkeiten müssen zusammenpassen. Lege zuerst Termin, Ort und Programm fest, bevor du Aussteller kontaktierst und Anmeldungen öffnest. Danach folgen Genehmigungen, Versicherung, Werbung und die Einteilung der Helfer. In der letzten Woche geht es vor allem um Materialkontrolle, Beschilderung, Drehbuch und einen belastbaren Ablauf für den Veranstaltungstag.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 3
Aussteller kontaktieren
2 Personen
- 4
Vorführungen dokumentieren
2 Personen
- 5
Genehmigungen prüfen
- 6
Versicherung prüfen
- 7
Reservierungen vornehmen
- 8
Einladungen verschicken
2 Personen
- 9
Anmeldeformular öffnen
- 10
Werbung platzieren
2 Personen
- 11
Ausstellerliste pflegen
- 12
Anmeldungen bearbeiten
- 13
Ernährungswünsche erfassen
- 14
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 15
Drehbuch ausdrucken
- 16
Lageplan erstellen
2 Personen
- 17
Beschilderung entwerfen
- 18
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 19
Preisliste drucken
- 20
Fahrradliste prüfen
2 Personen
- 21
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 22
Einkaufen gehen
2 Personen
- 23
Fahrräder abholen
2 Personen
- 24
Getränke kühlen
2 Personen
Event
- 25
Empfangstisch bereitstellen
2 Personen
- 26
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 27
Zelte aufbauen
4 Personen
- 28
Fahrradständer aufstellen
3 Personen
- 29
Fahrräder aufstellen
4 Personen
- 30
Demofahrräder sichern
2 Personen
- 31
Aussteller empfangen
2 Personen
- 32
Aussteller zu den Ständen begleiten
2 Personen
- 33
Tontechnik anschließen
2 Personen
- 34
Mikrofone testen
2 Personen
- 35
Beleuchtung testen
2 Personen
- 36
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 37
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
- 38
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 39
An der Registrierungstheke Dienst machen
2 Personen
- 40
Besucher empfangen
3 Personen
- 41
Programm verteilen
2 Personen
- 42
Eröffnung präsentieren
- 43
Fahrradpräsentation begleiten
2 Personen
- 44
Technikdemo moderieren
2 Personen
- 45
Fragegespräch begleiten
2 Personen
- 46
Testfahrten erfassen
2 Personen
- 47
Probefahrten begleiten
3 Personen
- 48
Getränke servieren
3 Personen
- 49
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 50
Snacks auffüllen
2 Personen
- 51
Geschirr sammeln
2 Personen
- 52
Mülleimer leeren
2 Personen
- 53
Preisverleihung betreuen
2 Personen
- 54
Abschluss präsentieren
- 55
Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 56
Fahrräder sicher sammeln
4 Personen
- 57
Geräte ausschalten
2 Personen
- 58
Catering aufräumen
3 Personen
- 59
Tische und Stühle abräumen
4 Personen
- 60
Dekoration entfernen
2 Personen
- 61
Abfall trennen
2 Personen
- 62
Location reinigen
4 Personen
- 63
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 64
Fahrräder zurückbringen
3 Personen
- 65
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 66
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
- 67
Kaution und Schlüsselangelegenheiten erledigen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 12
- KlappstühleAnz. 80
- BiertischeAnz. 6
- PartyzelteAnz. 4
- StehtischeAnz. 8
- UmkleidetischeAnz. 4
Sportmaterial
- FahrradständerAnz. 30
- FahrradträgerAnz. 4
- ProbekrashmenAnz. 20
- FahrradschlösserAnz. 20
- KegelAnz. 20
- AbsperrgitterAnz. 12
- TrittfrequenzmesserAnz. 4
- FahrradpumpenAnz. 4
- ReifenheberAnz. 8
- Inbusschlüssel-SätzeAnz. 4
- Fahrrad-MultitoolsAnz. 4
- ErsatzschläucheAnz. 12
- KettenölAnz. 4
- ArbeitsgestelleAnz. 2
- WarnschilderAnz. 8
- WarnwestenAnz. 12
- ReparaturmattenAnz. 4
- Ersatz-FahrradschlüsselAnz. 20
- ReifendruckmesserAnz. 4
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- FunkmikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- AkkusAnz. 12
- Laptop
- Bildschirm
- KühlboxenAnz. 6
- Kasse
- Kartenterminal
- PowerbanksAnz. 4
- FunkgeräteAnz. 6
- LadestationenAnz. 2
Beleuchtung
- LED-BaustrahlerAnz. 8
- LichterkettenAnz. 6
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 8
- BallonsAnz. 100
- Logo- und SponsorenposterAnz. 20
- TischdeckenAnz. 12
- PflanzenAnz. 8
- NamensschilderAnz. 100
- ArmbänderAnz. 200
- ProgrammhefteAnz. 250
- A4 Wegweiser-SchilderAnz. 20
- WegweiserAnz. 12
- StifteAnz. 12
- KlebebandAnz. 10
- KabelbinderAnz. 200
- SeilAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 150
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- KaffeekannenAnz. 4
- WasserkannenAnz. 8
- ServierschalenAnz. 20
- ServierzangenAnz. 10
- ThermobecherAnz. 40
Küche
- ThermoskannenAnz. 6
- ServierlöffelAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- KühlelementeAnz. 24
- FlaschenöffnerAnz. 4
- TablettsAnz. 8
- MülleimerAnz. 8
- KühlcontainerAnz. 4
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- KüchenwaagenAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Reinigung
- WischsetsAnz. 2
- EimerAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- HandfegerAnz. 4
Tipps
- Plane Vorführungen mit festen Zeitfenstern und drucke das Drehbuch spätestens am Vortag aus. So wissen Moderation, Aussteller und Helfer, wann welche Demonstration beginnt.
- Prüfe Fahrräder und Transportmittel nicht erst am Veranstaltungstag: Kontrolliere Fahrradliste, Fahrradträger und Schlösser mindestens 48 Stunden vorher. Fehlende oder beschädigte Räder lassen sich dann noch ersetzen.
- Richte die Fahrrad- und Reparaturbereiche getrennt vom Empfang ein. Für kurze Reparaturen sollten Pumpen, Reifenheber, Inbusschlüssel-Sätze, Multitools und Ersatzschläuche direkt an den Arbeitsgestellen liegen.
- Teste Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Laptop und Bildschirm am Vortag am tatsächlichen Aufstellort. Verlängerungskabel und Akkus werden häufig zu spät geprüft oder reichen am Ende nicht bis zum Empfangstisch.
- Erfasse Ernährungswünsche und Helfer-Einsätze mit den Anmeldungen, nicht erst beim Aufbau. Bereite Namensschilder, Preisliste und Lageplan parallel vor, damit am Empfang keine improvisierten Listen entstehen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Radshow organisieren?
- Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vor dem Termin mit Ort, Programm und Genehmigungsprüfung. Ausstellerkontakte, Reservierungen und Versicherungsfragen sollten spätestens 6 Wochen vorher laufen.
- Wie viele Helfer braucht eine Radshow?
- Plane mindestens eine Person für den Empfang, eine für die Technik und je einen Helfer pro gleichzeitig betreuter Vorführung oder Fahrradstation ein. Bei mehreren Bereichen solltest du zusätzlich eine wechselnde Reserve für Pausen einteilen.
- Wann sollte man die Aussteller für eine Radshow kontaktieren?
- Kontaktiere die Aussteller 8 bis 10 Wochen vor der Radshow und setze eine verbindliche Rückmeldefrist von etwa 3 Wochen. Danach kannst du die Ausstellerliste, den Lageplan und das Programm verlässlich abschließen.
- Was muss man am Tag vor der Radshow prüfen?
- Kontrolliere am Vortag alle Fahrräder, Materialien, Beschilderungen und die komplette Tontechnik. Stelle außerdem Getränke kalt und lege Empfangstisch, Namensschilder, Preisliste und Anmeldeliste gemeinsam bereit.
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