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Veteranen-Radtour organisieren: die komplette Checkliste

Eine Veteranen-Radtour braucht mehr Vorbereitung als eine normale gemeinsame Ausfahrt: Die Strecke muss genehmigt und getestet werden, Helfer brauchen klare Aufgaben und für Pannen muss Material bereitliegen. Plane die Route mindestens sechs Wochen vorher und reserviere den Startort frühzeitig. Zwei bis drei Wochen vor dem Termin verschickst du Einladungen, öffnest die Anmeldung und fragst Ernährungswünsche ab. In der letzten Woche prüfst du Teilnehmerliste, Startnummern, Funkgeräte, Verpflegung und Notfallkontakte.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Routenvorschlag erstellen

    2 Personen

  • Startort reservieren

  • Routegenehmigung prüfen

  • Verkehrsmaßnahmen beantragen

  • Fahrradversicherung informieren

  • Route digital ausarbeiten

    2 Personen

  • Ruhepunkte festlegen

    2 Personen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Ernährungswünsche abfragen

  • Erinnerung senden

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Notfallkontakte sammeln

  • Probefahrt der Strecke

    3 Personen

  • Wegbeschreibung erstellen

    2 Personen

  • Routenschilder vorbereiten

    3 Personen

  • Startnummern sortieren

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Freiwilligenbriefing erstellen

  • Fahrräder kontrollieren

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Materialien verladen

    3 Personen

Event

  • Startbereich absperren

    4 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    5 Personen

  • Ruhezonen einrichten

    4 Personen

  • Infotisch aufbauen

    2 Personen

  • Cateringbereich aufbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Tonanlage testen

    2 Personen

  • Anmeldetisch vorbereiten

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    4 Personen

  • Startnummern ausgeben

    3 Personen

  • Fahrradkontrolle durchführen

    2 Personen

  • Begrüßungsgetränk servieren

    3 Personen

  • Sicherheitsanweisung geben

    2 Personen

  • Fahrradtour begleiten

    8 Personen

  • Routeposten besetzen

    4 Personen

  • Ruhebereich betreuen

    4 Personen

  • Wasser und Obst ausgeben

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Technische Radunterstützung bieten

    2 Personen

  • Hintere Fahrer betreuen

    2 Personen

  • Ankunft registrieren

    3 Personen

  • Finisher-Erinnerung verteilen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Warme Mahlzeit ausgeben

    5 Personen

  • Kaffee und Tee ausschenken

    2 Personen

  • Musik organisieren

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Wegweiser abholen

    4 Personen

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Catering abbauen

    4 Personen

  • Möbel abbauen

    4 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Müll entsorgen

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Wegweiser verstauen

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Teilnehmernachricht versenden

  • Fotos teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • KlappischeAnz. 10
  • KlappstühleAnz. 110
  • BiertischeAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 10
  • AbfallbehälterAnz. 8

Sportmaterial

  • WegweiserAnz. 45
  • WegweiserAnz. 12
  • StartnummernAnz. 120
  • StartnummernbänderAnz. 120
  • WarnwestenAnz. 20
  • FahrradpumpenAnz. 4
  • ReifenflicksetsAnz. 6
  • ErsatzschläucheAnz. 12
  • FahrradständerAnz. 4
  • MedaillenbänderAnz. 110

Ausstattung

  • FunkgeräteAnz. 10
  • MobiltelefoneAnz. 4
  • PowerbanksAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Mobiles Soundsystem
  • MikrofonAnz. 2
  • LaptopsAnz. 2
  • Drucker
  • KühlboxenAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 8

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8
  • LichterkettenAnz. 6
  • TaschenlampenAnz. 10

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 4
  • RettungsdeckenAnz. 12
  • VerkehrskegelAnz. 20
  • AbsperrbandAnz. 6
  • SicherheitshandschuheAnz. 12

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 150
  • TellerAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 100
  • MesserAnz. 120
  • GabelnAnz. 120
  • LöffelAnz. 120
  • ServierlöffelAnz. 12

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8
  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • LagerboxenAnz. 12
  • FlaschenöffnerAnz. 4
  • KorkenzieherAnz. 2

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 8
  • Niederländische FlaggenAnz. 6
  • VeteranenbannerAnz. 4
  • TischdekorationAnz. 10
  • Willkommensschild
  • ProgrammschilderAnz. 3

Reinigung

  • PutzeimerAnz. 4
  • BodenabzieherAnz. 2
  • BesenAnz. 3
  • AbfallgreiferAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Teste die komplette Strecke spätestens 7 Tage vorher mit dem Fahrrad. Markiere dabei Ruhepunkte, schwierige Kreuzungen und Stellen, an denen Wegweiser befestigt werden müssen.
  • Kläre Genehmigungen und Verkehrsmaßnahmen mindestens 6 Wochen vor der Tour. Informiere außerdem die Fahrradversicherung, bevor Einladungen verschickt werden.
  • Teile die Freiwilligen spätestens 10 Tage vor dem Start ein und verschicke ein schriftliches Briefing. Lege für jede Gruppe eine erreichbare Kontaktperson sowie Funkgerät oder Mobiltelefon fest.
  • Bereite die Startunterlagen am Vortag vor: Teilnehmerliste, Startnummern und Startnummernbänder gehören sortiert in getrennte Stapel. Drucke zusätzlich eine Wegbeschreibung und die Notfallkontakte aus.
  • Stelle Getränke mindestens 2 Stunden vor dem Start kalt und plane für das erste Tourenintervall etwa 0,5 Liter pro Person ein. Kontrolliere außerdem Fahrradpumpen, Reifenflicksets und Ersatzschläuche, bevor die ersten Teilnehmer eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Veteranen-Radtour anmelden?
Öffne die Anmeldung idealerweise 4 bis 6 Wochen vor der Tour. So bleiben mindestens 10 Tage, um Teilnehmerliste, Ernährungswünsche und Notfallkontakte zu bearbeiten.
Wann sollte die Route für eine Veteranen-Radtour feststehen?
Die vorläufige Route sollte mindestens 8 Wochen vorher feststehen, damit Genehmigungen und Verkehrsmaßnahmen geprüft werden können. Die Probefahrt planst du spätestens 7 Tage vor dem Termin ein.
Wie viele Helfer braucht eine Veteranen-Radtour?
Plane mindestens eine eingewiesene Person pro Ruhepunkt sowie zusätzliche Helfer für Start, Ziel und Streckenkontrolle ein. Das Freiwilligenbriefing sollte spätestens 10 Tage vor der Tour verschickt werden.
Was muss am Tag der Veteranen-Radtour für Fahrradpannen bereitliegen?
Halte an Start und Ziel mindestens eine Fahrradpumpe, ein Reifenflickset und Ersatzschläuche bereit. Bei einer längeren Strecke sollte außerdem ein Helfer mit Reparaturmaterial oder einem Mobiltelefon erreichbar sein.

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