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Tennisturnier organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Tennisturnier braucht mehr Vorbereitung als nur reservierte Plätze und genügend Bälle. Du musst Teilnehmerzahl, Turniermodus und Spieldauer früh festlegen, damit der Spielplan aufgeht. Kurz vor dem Termin zählen vor allem bestätigte Anmeldungen, kontrollierte Schläger, Punktkarten und kalte Getränke. Diese Checkliste ordnet die Aufgaben vom ersten Planungsschritt bis zum Turniertag und hilft dir, typische Engpässe bei Material, Verpflegung und Aufbau zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Turniertermin festlegen

  • Tennisplätze reservieren

  • Turnierform festlegen

    2 Personen

  • Spieldauer festlegen

    2 Personen

  • Teilnehmerlimit festlegen

  • Einladungen erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmer bestätigen

  • Spielplan erstellen

    2 Personen

  • Spielplan versenden

  • Preise bestellen

  • Tennisbälle kontrollieren

  • Schläger inventarisieren

  • Punktkarten drucken

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Nicht verderbliche Lebensmittel einkaufen

    2 Personen

  • Preise abholen

  • Mietmaterial abholen

    2 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Turniermappen füllen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

  • Wettervorhersage prüfen

  • Wetterplan bereitlegen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Bahnen inspizieren

    2 Personen

  • Bahnen fegen

    2 Personen

  • Netze kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Anmeldetisch einrichten

    2 Personen

  • Wettkampftisch einrichten

    2 Personen

  • Anzeigetafeln aufstellen

    2 Personen

  • Sportmaterial bereitlegen

    2 Personen

  • Buffet aufbauen

    3 Personen

  • Getränke bereitstellen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Mülleimer aufstellen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    2 Personen

  • Namensschilder verteilen

  • Eröffnungsbriefing geben

    2 Personen

  • Erste Spiele betreuen

    3 Personen

  • Wettkampfergebnisse aktualisieren

    2 Personen

  • Tennisbälle ersetzen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Zwischenstände kommunizieren

  • Pausebuffet servieren

    3 Personen

  • Geschirr einsammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Halbfinale betreuen

    3 Personen

  • Finale betreuen

    3 Personen

  • Endstand notieren

  • Preise überreichen

    2 Personen

  • Gewinner fotografieren

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Buffet abbauen

    3 Personen

  • Getränke wegräumen

    2 Personen

  • Sportgeräte sammeln

    3 Personen

  • Scoreboards wegräumen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Abfall trennen

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Abschlusskontrolle der Bahnen durchführen

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Kühlboxen leeren und reinigen

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Material verstauen

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verteilen

    2 Personen

  • Ergebnisse veröffentlichen

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • KlappischeAnz. 8
  • StühleAnz. 60
  • BuffetischeAnz. 3
  • StehtischeAnz. 4
  • TischdeckenAnz. 8

Sportmaterial

  • TennisschlägerAnz. 24
  • TennisbälleAnz. 48
  • AnzeigetafelnAnz. 6
  • WertungsbögenAnz. 100
  • KegelAnz. 20
  • WettkampfpfeifenAnz. 4
  • HandtücherAnz. 24
  • WasserkistenAnz. 6

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • MobiltelefoneAnz. 2

Geschirr

  • TrinkgläserAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 50
  • TellerAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 80
  • ServierlöffelAnz. 8
  • KaraffenAnz. 6

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServiertablettsAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 4

Dekoration

  • WettkampfplakateAnz. 6
  • WegweiserAnz. 12
  • NamensschilderAnz. 70
  • StifteAnz. 12

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 6

Reinigung

  • MülleimerAnz. 8
  • AbfallcontainerAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • SchwämmeAnz. 8
  • GummihandschuheAnz. 6
  • HandseifenspenderAnz. 4

Catering

  • PreiseAnz. 6
  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Teilnehmerlimit, Turnierform und Spieldauer fest, bevor du Einladungen verschickst. So kannst du Paarungen und Platzbedarf realistisch planen und musst den Spielplan später nicht neu aufbauen.
  • Prüfe Tennisbälle, Schläger, Anzeigetafeln und Wertungsbögen mindestens 7 Tage vorher. Fehlendes Material lässt sich dann noch besorgen oder ausleihen, statt am Turniertag improvisieren zu müssen.
  • Verschicke den Spielplan spätestens 2 Tage vor dem Turnier und drucke zusätzlich eine Teilnehmerliste aus. Eine mobile Version allein reicht nicht, wenn Akku, Empfang oder ein Telefon ausfällt.
  • Plane die Getränke für die Spielpausen und die Verpflegung getrennt. Stelle Wasserkisten und Kühlboxen rechtzeitig kalt; Snacks und empfindliche Lebensmittel bereitest du am besten erst am Vortag oder am Turniertag vor.
  • Kontrolliere den Aufbau mit einem festen Rundgang: Tische, Stühle, Sonnenschutz, Verlängerungskabel, Wertungsbögen und Pfeifen müssen vor dem ersten Spiel an ihrem Platz liegen. Rechne dafür mindestens 60 Minuten ein.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Tennisturnier planen?
Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Platzreservierung und Turnierformat. Einladungen sollten 4 bis 6 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig erfassen kannst.
Wie viele Tennisplätze brauche ich für ein Turnier?
Das hängt von Teilnehmerzahl, Spielmodus und Spieldauer ab. Für eine belastbare Planung legst du zuerst das Teilnehmerlimit und die maximale Matchdauer fest; plane anschließend mindestens 15 bis 30 Minuten Puffer pro Spielrunde ein.
Wann sollte ich den Spielplan für das Tennisturnier verschicken?
Verschicke den fertigen Spielplan spätestens 2 Tage vor dem Turnier. So können Teilnehmer Anreise und Spielzeiten prüfen, während du Änderungen am Teilnehmerfeld noch am Vortag einarbeiten kannst.
Wie viel Aufbauzeit braucht ein Tennisturnier?
Plane mindestens 60 Minuten für Tische, Stühle, Anzeigetafeln, Wertungsbögen, Getränke und Verpflegung ein. Bei Partyzelten oder zusätzlichem Mietmaterial sind 90 Minuten bis 2 Stunden realistischer.

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