Talentcamp organisieren: So gelingt die Vorbereitung

Ein Talentcamp braucht mehr als ein gutes Workshop-Programm: Teilnehmende müssen angemeldet, Gruppen eingeteilt und Einwilligungen rechtzeitig eingeholt werden. Beginne mit Datum, Ort und Ablauf, bevor du Workshopleitende und Räume festlegst. Danach folgen Anmeldeformular, Elterninformationen und die Prüfung der Kontaktdaten. In den letzten Tagen koordinierst du Technik, Materialien, Verpflegung und den Aufbau vor Ort. Die folgende Planung zeigt die sinnvolle Reihenfolge und typische Punkte, die sonst zu spät auffallen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Programm zusammenstellen
3 Personen
3
Workshopleiter festlegen
2 Personen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldeformular öffnen
6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Kontaktdaten prüfen
2 Personen
9
Elterninformationen versenden
2 Personen
10
Einwilligungen einholen
2 Personen
11
Gruppen einteilen
2 Personen
12
Workshopräume einteilen
2 Personen
13
Reservierungen bestätigen
14
Musik und Präsentationen sammeln
2 Personen
15
Drehbuch ausdrucken
16
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
17
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
18
Einkaufen gehen
3 Personen
19
Frische Produkte abholen
2 Personen
20
Materialien sortieren
3 Personen
21
Teilnehmerliste ausdrucken
22
Kühlboxen füllen
2 Personen
23
Location öffnen
2 Personen
24
Räume kontrollieren
3 Personen
25
Tische aufstellen
4 Personen
26
Stühle aufstellen
4 Personen
27
Workshopmaterialien bereitlegen
4 Personen
28
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
29
Dekoration aufhängen
3 Personen
30
Beschallungsanlage testen
2 Personen
31
Bühnenbereich vorbereiten
3 Personen
32
Mittagsbuffet vorbereiten
4 Personen

Event

33
Teilnehmende empfangen
4 Personen
34
Anwesenheit erfassen
2 Personen
35
Namensschilder verteilen
2 Personen
36
Willkommensgetränke ausschenken
2 Personen
37
Willkommensprogramm präsentieren
2 Personen
38
Gruppen begleiten
6 Personen
39
Erste Workshops begleiten
6 Personen
40
Getränke nachfüllen
2 Personen
41
Pausensnacks verteilen
2 Personen
42
Workshopräume tauschen
4 Personen
43
Zweite Workshops begleiten
6 Personen
44
Foto- und Videomoment begleiten
2 Personen
45
Buffet vorbereiten
4 Personen
46
Buffet servieren
4 Personen
47
Getränke nachfüllen
2 Personen
48
Geschirr einsammeln
2 Personen
49
Abendprogramm ankündigen
50
Auftritte betreuen
4 Personen
51
Licht und Ton bedienen
2 Personen
52
Publikum begleiten
3 Personen
53
Pausengetränke servieren
2 Personen
54
Finalprogramm präsentieren
2 Personen
55
Teilnehmer verabschieden
2 Personen
56
Teilnehmer auschecken
3 Personen
57
Eltern empfangen
3 Personen
58
Fundsachen sammeln

Nachbereitung

59
Geräte ausschalten
2 Personen
60
Dekoration entfernen
3 Personen
61
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
62
Abfall trennen
3 Personen
63
Geschirr abwaschen
3 Personen
64
Workshopmaterial zusammenstellen
4 Personen
65
Räume reinigen
4 Personen
66
Toiletten kontrollieren
2 Personen
67
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
68
Materialien zurückbringen
3 Personen
69
Geliehene Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
70
Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen
2 Personen
71
Dankesnachricht an Teilnehmer senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 70
BuffetischeAnz. 3
KleiderständerAnz. 2
BühnenelementeAnz. 4

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 70
DesserttellerAnz. 70
TrinkgläserAnz. 80
TassenAnz. 40
BestecksetsAnz. 80
ServierlöffelAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ThermoskannenAnz. 4
WasserkannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4

Ausstattung

LaptopsAnz. 6
Beamer
Projektionsleinwand
LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
LadestationenAnz. 3

Sportmaterial

SchaumbälleAnz. 12
KegelAnz. 20
SpringseileAnz. 10
ReifenAnz. 10
YogamattenAnz. 20
TennisbälleAnz. 20
Team-BändchenAnz. 60

Dekoration

NamensschildhalterAnz. 70
Namensschild-KordelnAnz. 70
WegweiserAnz. 12
Bunte TücherAnz. 10
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
KlebebandAnz. 6
SchereAnz. 6
StifteAnz. 30
NamensaufkleberAnz. 100

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum, Ort und Programm zuerst fest. Plane anschließend die Workshopzeiten so, dass Räume, Workshopleitende und Gruppen ohne Überschneidungen zusammenpassen.
Öffne das Anmeldeformular frühzeitig und erfasse Ernährungswünsche, Kontaktdaten und Einwilligungen getrennt. Prüfe die Angaben spätestens eine Woche vor dem Camp und sende Elterninformationen rechtzeitig nach.
Teile Gruppen und Workshopräume erst ein, wenn die Anmeldungen geprüft sind. Drucke die Teilnehmerliste und Namensschilder zusätzlich aus, damit du bei fehlendem WLAN nicht improvisieren musst.
Teste Beamer, Leinwand, Laptops, Lautsprecher und Funkmikrofone vor Beginn. Lege Verlängerungskabel und Ladestationen bereit und sammle Musik sowie Präsentationen nicht erst am Veranstaltungstag ein.
Plane den Einkauf nach dem Ablauf: haltbare Lebensmittel und Geschirr früher, frische Produkte kurz vor dem Camp. Fülle Kühlboxen erst am Tag selbst und kontrolliere vor dem Öffnen der Location Räume, Tische und Workshopmaterialien.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Talentcamp organisieren?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort, Programm und Workshopleitenden. Anmeldungen, Einwilligungen und Elterninformationen sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Camp laufen.
Wann sollte das Anmeldeformular für ein Talentcamp geöffnet werden?: Öffne das Formular idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Schließe die Anmeldung etwa 7 Tage vorher, damit Gruppen, Räume, Verpflegung und Namensschilder geplant werden können.
Wann teilt man die Gruppen und Workshopräume ein?: Nimm die Einteilung nach Ende der Anmeldung und der Prüfung aller Kontaktdaten vor, meist 5 bis 7 Tage vor dem Camp. So kannst du Ernährungswünsche, Gruppengrößen und Raumkapazitäten berücksichtigen.
Was muss am Tag vor dem Talentcamp vorbereitet sein?: Am Vortag sollten Materialien sortiert, Präsentationen und Musik gesammelt, das Drehbuch ausgedruckt sowie Technik und Reservierungen bestätigt sein. Frische Produkte und gefüllte Kühlboxen kommen erst kurz vor Beginn dazu.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.