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Talentcamp organisieren: die Checkliste für deine Planung

Ein Talentcamp braucht mehr als ein gutes Programm: Workshops, Gruppen, Elterninformationen, Technik, Räume und Verpflegung müssen zusammenpassen. Mit dieser Checkliste planst du die Vorbereitung in der richtigen Reihenfolge – von Datum und Ort bis zum Aufbau am Veranstaltungstag. Besonders leicht gehen Einwilligungen, Ernährungswünsche, Präsentationen und Ersatzmaterial unter. Kläre diese Punkte frühzeitig, damit am Camp-Tag niemand Teilnehmerlisten sucht oder auf fehlende Technik wartet.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Programm zusammenstellen

    3 Personen

  • Workshopleiter festlegen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Kontaktdaten prüfen

    2 Personen

  • Elterninformationen versenden

    2 Personen

  • Einwilligungen einholen

    2 Personen

  • Gruppen einteilen

    2 Personen

  • Workshopräume einteilen

    2 Personen

  • Reservierungen bestätigen

  • Musik und Präsentationen sammeln

    2 Personen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Frische Produkte abholen

    2 Personen

  • Materialien sortieren

    3 Personen

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Räume kontrollieren

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Workshopmaterialien bereitlegen

    4 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Beschallungsanlage testen

    2 Personen

  • Bühnenbereich vorbereiten

    3 Personen

  • Mittagsbuffet vorbereiten

    4 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    4 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Willkommensgetränke ausschenken

    2 Personen

  • Willkommensprogramm präsentieren

    2 Personen

  • Gruppen begleiten

    6 Personen

  • Erste Workshops begleiten

    6 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausensnacks verteilen

    2 Personen

  • Workshopräume tauschen

    4 Personen

  • Zweite Workshops begleiten

    6 Personen

  • Foto- und Videomoment begleiten

    2 Personen

  • Buffet vorbereiten

    4 Personen

  • Buffet servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Geschirr einsammeln

    2 Personen

  • Abendprogramm ankündigen

  • Auftritte betreuen

    4 Personen

  • Licht und Ton bedienen

    2 Personen

  • Publikum begleiten

    3 Personen

  • Pausengetränke servieren

    2 Personen

  • Finalprogramm präsentieren

    2 Personen

  • Teilnehmer verabschieden

    2 Personen

  • Teilnehmer auschecken

    3 Personen

  • Eltern empfangen

    3 Personen

  • Fundsachen sammeln

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    5 Personen

  • Abfall trennen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Workshopmaterial zusammenstellen

    4 Personen

  • Räume reinigen

    4 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    3 Personen

  • Geliehene Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen

    2 Personen

  • Dankesnachricht an Teilnehmer senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 10
  • StühleAnz. 70
  • BuffetischeAnz. 3
  • KleiderständerAnz. 2
  • BühnenelementeAnz. 4

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 70
  • DesserttellerAnz. 70
  • TrinkgläserAnz. 80
  • TassenAnz. 40
  • BestecksetsAnz. 80
  • ServierlöffelAnz. 8

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 12
  • ThermoskannenAnz. 4
  • WasserkannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4

Ausstattung

  • LaptopsAnz. 6
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • LautsprecherAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • Mischpult
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • LadestationenAnz. 3

Sportmaterial

  • SchaumbälleAnz. 12
  • KegelAnz. 20
  • SpringseileAnz. 10
  • ReifenAnz. 10
  • YogamattenAnz. 20
  • TennisbälleAnz. 20
  • Team-BändchenAnz. 60

Dekoration

  • NamensschildhalterAnz. 70
  • Namensschild-KordelnAnz. 70
  • WegweiserAnz. 12
  • Bunte TücherAnz. 10
  • BallonsAnz. 100
  • BallonpumpeAnz. 2
  • KlebebandAnz. 6
  • SchereAnz. 6
  • StifteAnz. 30
  • NamensaufkleberAnz. 100

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8
  • LichterkettenAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Programm und Workshopleiter fest, bevor du die Einladungen verschickst. So kannst du Anmeldeformular, Workshopbeschreibungen und Gruppeneinteilung mit belastbaren Angaben vorbereiten.
  • Plane für Anmeldungen, Ernährungswünsche und Einwilligungen feste Fristen ein. Verschicke Elterninformationen spätestens 7 Tage vor dem Camp und prüfe danach Kontaktdaten sowie fehlende Einwilligungen einzeln.
  • Teste Laptops, Beamer, Leinwand, Lautsprecher, Funkmikrofone und Mischpult mindestens 2 Tage vorher gemeinsam. Lege Präsentationen und Musik zusätzlich offline ab und drucke das Drehbuch aus, falls Technik ausfällt.
  • Sortiere Materialien nach Workshop und Raum, statt alles in einer gemeinsamen Kiste bereitzulegen. Prüfe dabei auch Sportmaterial wie Schaumbälle, Kegel, Springseile und Reifen auf Vollständigkeit.
  • Bereite Teilnehmerliste, Namensschilder und Raumaufteilung am Vortag vor. Öffne die Location mindestens 90 Minuten vor Beginn, kontrolliere die Räume und stelle Tische, Stühle, Buffetische sowie die Verpflegung bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Talentcamp organisieren?
Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort, Programm und Workshopleitern. Öffne die Anmeldung anschließend so früh, dass du Gruppen, Räume und Verpflegung spätestens 7 Tage vor dem Camp planen kannst.
Wann sollte man die Einladungen für ein Talentcamp verschicken?
Verschicke die Einladungen idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Setze eine Anmeldefrist etwa 10 bis 14 Tage vor dem Camp, damit noch Zeit für Ernährungswünsche, Kontaktdaten und Einwilligungen bleibt.
Was muss am Tag vor dem Talentcamp vorbereitet werden?
Drucke Teilnehmerliste und Drehbuch aus, bereite Namensschilder vor und sortiere Materialien nach Workshop und Raum. Prüfe außerdem Technik, Kühlboxen, Getränke, Geschirr sowie die eingegangenen Reservierungsbestätigungen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Talentcamp?
Plane mindestens 90 Minuten für den Aufbau ein, bei mehreren Workshopräumen eher 2 Stunden. In dieser Zeit stellst du Tische und Stühle auf, kontrollierst Beamer und Ton, füllst Kühlboxen und richtest Buffet sowie Präsentationsflächen ein.

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