Straßenfest organisieren: die richtige Reihenfolge

Ein Straßenfest beginnt nicht mit der Dekoration, sondern mit Straße, Genehmigung und Verkehrsplan. Danach legst du Programm, Ausstattung und Helfer so fest, dass Aufbau, Bewirtung und Abbau ineinandergreifen. Besonders oft werden Toiletten, Kühlung und die letzte Rückmeldung der Anwohner zu spät organisiert. Mit einem festen Zeitplan behältst du 79 Aufgaben und 66 benötigte Dinge im Blick, ohne am Veranstaltungstag improvisieren zu müssen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Straßenfest-Standort prüfen
2 Personen
3
Genehmigung und Meldung prüfen
4
Verkehrsplan für die Straße erstellen
2 Personen
5
Absperrmaterial reservieren
6
Zelte und Mobiliar reservieren
7
Musikanlage reservieren
8
Toiletten und sanitäre Anlagen organisieren
9
Einladungen erstellen
2 Personen
10
Einladungen verschicken
2 Personen
11
Anmeldungen bearbeiten
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Freiwillige den Aufgaben zuordnen
2 Personen
14
Spielaktivitäten auswählen
2 Personen
15
Musik-Playlist zusammenstellen
16
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
17
Wettervorhersage prüfen
18
Programm an die Bewohner schicken
19
Anmeldungen endgültig bearbeiten
20
Einkaufen gehen
3 Personen
21
Getränke und Kühlprodukte abholen
2 Personen
22
Einkäufe sortieren
2 Personen
23
Dekoration vorbereiten
2 Personen
24
Spielmaterial kontrollieren
2 Personen
25
Kühlboxen füllen
2 Personen
26
Straße freimachen
6 Personen
27
Absperrgitter aufstellen
4 Personen
28
Zelte aufbauen
6 Personen
29
Tische aufstellen
4 Personen
30
Stühle und Bänke aufstellen
4 Personen
31
Buffettische einrichten
3 Personen
32
Getränke kalt stellen
2 Personen
33
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
34
Snacks vorbereiten
4 Personen
35
Sandwiches und Salate vorbereiten
4 Personen
36
Grill vorbereiten
3 Personen
37
Vegetarische Gerichte separat aufstellen
2 Personen
38
Allergene deutlich kennzeichnen
39
Geschirr und Besteck bereitstellen
3 Personen
40
Müllstationen aufstellen
2 Personen
41
Dekoration aufhängen
3 Personen
42
Spiele bereitstellen
3 Personen
43
Musikanlage anschließen
2 Personen
44
Beleuchtung testen
2 Personen
45
Gelände und Durchgänge kontrollieren
2 Personen

Event

46
Empfang der Besucher organisieren
2 Personen
47
Programm und Hausregeln erläutern
48
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
49
Snacks servieren
3 Personen
50
Kinderaktivitäten betreuen
3 Personen
51
Spielaktivitäten betreuen
3 Personen
52
Musik organisieren
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Buffet auffüllen
3 Personen
55
Grill bedienen
3 Personen
56
Vegetarische Mahlzeiten servieren
2 Personen
57
Tische zwischendurch abräumen
3 Personen
58
Mülleimer leeren
2 Personen
59
Toiletten kontrollieren
60
Toilettenartikel nachfüllen
61
Beleuchtung einschalten
62
Letzte Musik ankündigen
63
Besucher sicher abreisen lassen
2 Personen

Nachbereitung

64
Musik und Geräte ausschalten
2 Personen
65
Essen und Getränke aufräumen
4 Personen
66
Müll sammeln und sortieren
4 Personen
67
Geschirr und Besteck abwaschen
3 Personen
68
Tische und Stühle reinigen
3 Personen
69
Straße kehren
4 Personen
70
Zelte abbauen
6 Personen
71
Absperrgitter entfernen
4 Personen
72
Möbel zurückbringen
3 Personen
73
Soundanlage zurückgeben
2 Personen
74
Spielmaterial verstauen
2 Personen
75
Dekoration entfernen
3 Personen
76
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
77
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
78
Abschließende Reinigung durchführen
3 Personen
79
Materialien prüfen und einlagern
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 70
BiertischeAnz. 6
BierbänkeAnz. 12
BuffetischeAnz. 4
TischdeckenklammernAnz. 24

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 80
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 40
Wiederverwendbare BecherAnz. 120
KaffeetassenAnz. 50
MesserAnz. 90
GabelnAnz. 90
LöffelAnz. 70
ServierlöffelAnz. 12
ZangenAnz. 8
SuppenkellenAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
Servierplatten mit DeckelAnz. 8
ThermoskannenAnz. 4
WasserkannenAnz. 8
GrillzangenAnz. 4
Aluminium-GrillschalenAnz. 6
LebensmittelbehälterAnz. 8

Ausstattung

GrillsAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
Lautsprecher für MusikAnz. 2
Mischpult
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 12
Sackkarre
Werkzeugkoffer
KabelbinderAnz. 100
KabelbinderAnz. 40
AbsperrgitterAnz. 10
VerkehrskegelAnz. 12

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 12
BatterielaternenAnz. 6

Dekoration

WimpelkettenAnz. 10
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
TischdekorationAnz. 12
Schilder zur WegweisungAnz. 12

Sportmaterial

FußbälleAnz. 3
Kubb-Spiel
Pétanque-SetsAnz. 3
SpringseileAnz. 6
KreideAnz. 6
Ringwurf-Set

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
BesenAnz. 3
Kehrblech und HandfegerAnz. 3
WischmoppAnz. 3
EimerAnz. 4
MüllzangeAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Klär zuerst Standort, Datum und Genehmigung: Für Verkehrsplan, Straßensperrung und Absperrmaterial brauchst du meist mehrere Wochen Vorlauf. Reserviere Zelte, Tische, Bänke, Stühle und Musikanlage erst, wenn der Platz feststeht.
Plane den Aufbau rückwärts vom Beginn des Festes. Zelte, Biertische und Buffetische stehen vor Dekoration, Kühlboxen und Spielmaterial; rechne dafür mindestens 2 bis 3 Stunden mit mehreren Helfern ein.
Sammle Anmeldungen und Ernährungswünsche bis zu einem festen Stichtag, etwa 7 Tage vorher. So kannst du Mengen für Mehrweg-Geschirr, Schüsseln, Servierplatten und Lebensmittelbehälter prüfen, statt am Vortag nachzukaufen.
Trenne Getränke und Kühlprodukte vom normalen Einkauf. Hole sie möglichst am Veranstaltungstag oder höchstens 1 Tag vorher ab und fülle die Kühlboxen erst kurz vor dem Start, damit nichts unnötig warm wird.
Schicke Programm und letzte Hinweise an die Bewohner spätestens 3 bis 5 Tage vorher. Prüfe am Vortag Wetter, Spielmaterial, Musik, Toiletten und Absperrung und teile jedem Helfer eine konkrete Aufgabe mit Zeitfenster zu.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Straßenfest anmelden?: Beginne mit der Prüfung von Genehmigung und Meldung mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Für eine Straßensperrung oder einen Verkehrsplan kann zusätzliche Abstimmung nötig sein, deshalb solltest du nicht auf die letzten 14 Tage warten.
Wie viele Helfer braucht man für ein Straßenfest?: Für ein kleines Straßenfest solltest du mindestens 1 Person für die Koordination, 3 bis 4 für den Aufbau, 2 für Essen und Getränke sowie 2 für Spiele und Musik einplanen. Für Abbau und Reinigung brauchst du zusätzlich mindestens 4 Personen für etwa 1 bis 2 Stunden.
Wann sollte man Zelte und Mobiliar für ein Straßenfest reservieren?: Reserviere Partyzelte, Klappische, Klappstühle, Biertische und Bierbänke idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher. In den letzten 2 Wochen solltest du nur noch Mengen und Lieferzeiten bestätigen, nicht mehr die Grundausstattung suchen.
Wie viel Getränke braucht man für ein Straßenfest?: Rechne bei Erwachsenen grob mit 2 bis 3 Getränken pro Person in der ersten Stunde und danach etwa 1 Getränk pro Stunde. Plane zusätzlich Wasser ein und halte die Kühlboxen mit einem Teil der Getränke als Reserve getrennt vom laufenden Ausschank.

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