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Stadtrundgang organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Stadtrundgang steht und fällt mit einer gut getesteten Route, klaren Treffpunkten und einer verlässlichen Teilnehmerliste. Plane den Start- und Endort früh, reserviere das Abendessen und kläre Genehmigungen, falls ihr öffentliche Flächen oder besondere Stationen nutzt. Vor dem Termin verschickst du Routeninfos, erfasst Ernährungswünsche und bereitest Karten, Wegweiser und Namenskennzeichnung vor. Am Veranstaltungstag zählen kurze Wege, geladene Telefone und ein Plan für Wetter, Erste Hilfe und die Verpflegung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Route ausarbeiten

  • Route vorab ablaufen

    2 Personen

  • Startort reservieren

  • Endlocation reservieren

  • Diner reservieren

  • Genehmigungen prüfen

  • Betreuer festlegen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anmeldungen bestätigen

  • Routeninformationen versenden

  • Abendessen und Ernährungswünsche weitergeben

  • Wegweiser vorbereiten

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Karten und Badges sortieren

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Essen und Getränke kühlen

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Set prüfen

  • Telefone aufladen

    2 Personen

  • Material zum Startort bringen

    3 Personen

  • Empfangstisch aufbauen

    2 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmer anmelden

    3 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    2 Personen

  • Sicherheitsanweisung geben

  • Stadtspaziergang begleiten

    2 Personen

  • Nachhut begleiten

  • Zwischenstopp begleiten

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Gruppenfoto machen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Dinner begleiten

    2 Personen

  • Abreise und Transport überprüfen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Wegweiser entfernen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort aufräumen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Fundsachen zurückbringen

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 2
  • KlappstühleAnz. 6

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 60
  • Mehrweg-TellerAnz. 60
  • Wiederverwendbares BesteckAnz. 60
  • ServiertablettsAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 4

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 4
  • PowerbanksAnz. 4
  • TelefonladegeräteAnz. 4
  • Megafon

Beleuchtung

  • TaschenlampenAnz. 4

Wandermaterial

  • Gedruckte WegkartenAnz. 55
  • RoutenhinweisschilderAnz. 12
  • KlemmbretterAnz. 4
  • KugelschreiberAnz. 20
  • NamensaufkleberAnz. 60
  • ArmbänderAnz. 55
  • Wasserfeste StifteAnz. 4
  • ScherenAnz. 2
  • GewebeklebebandAnz. 4

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • WarnwestenAnz. 4
  • RegencapesAnz. 50
  • SonnencremeAnz. 4

Hygiene

  • HanddesinfektionsmittelAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4

Küche

  • Wiederverwendbare AufbewahrungsboxenAnz. 8
  • ServierlöffelAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Laufe die Route spätestens eine Woche vorher vollständig ab und rechne pro Kilometer mit etwa 15 bis 20 Minuten Gehzeit, zusätzlich zu den Erklärungen an den Stationen.
  • Lege einen festen Startpunkt mit 15 Minuten Empfangszeit fest. Eine ausgedruckte Teilnehmerliste, Karten und Namensaufkleber verhindern, dass Nachzügler oder Änderungen übersehen werden.
  • Bestätige Anmeldungen und sende die Routeninformationen spätestens drei Tage vor dem Rundgang. Gib Treffpunkt, Startzeit, erwartete Dauer und Hinweise zum Wetter in einer Nachricht an.
  • Reserviere das Abendessen, sobald die Anmeldung geschlossen ist, und übermittle die erfassten Ernährungswünsche spätestens 48 Stunden vorher an die Location.
  • Prüfe am Veranstaltungstag die Wettervorhersage, lade Telefone und Powerbanks vollständig und bringe Regencapes, Sonnencreme sowie das Erste-Hilfe-Set zum Startort. Wegweiser und Taschenlampen solltest du vor Beginn an den nötigen Stellen platzieren.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Stadtrundgang planen?
Beginne mindestens vier Wochen vorher mit Route, Startort und Endlocation. Reservierungen, Genehmigungen und die Einladung brauchen meist mehr Vorlauf als die eigentliche Materialvorbereitung.
Wann sollte ich die Route für einen Stadtrundgang testen?
Laufe die komplette Strecke spätestens sieben Tage vorher ab. Prüfe dabei Gehzeiten, Baustellen, Toiletten, Treffpunkte und Stellen, an denen Wegweiser nötig sind.
Wann muss man die Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche bestätigen?
Setze den Anmeldeschluss etwa sieben Tage vor dem Termin. Bestätige die finale Teilnehmerzahl und gib Ernährungswünsche spätestens 48 Stunden vor dem Abendessen weiter.
Was braucht man am Tag eines Stadtrundgangs?
Plane mindestens eine Teilnehmerliste, Routen- und Hinweiskarten, Namenskennzeichnung, geladene Telefone, ein Erste-Hilfe-Set und wetterabhängige Ausrüstung ein. Baue den Empfangstisch etwa 30 Minuten vor dem Start auf.

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