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Stadtrundgang organisieren: die vollständige Checkliste

Ein gelungener Stadtrundgang steht und fällt mit einer klaren Route und einem gut vorbereiteten Startpunkt. Lege Thema, Anfang und Ende früh fest und prüfe die Strecke nicht nur auf Sehenswürdigkeiten, sondern auch auf Barrierefreiheit, Pausen und eine Ausweichroute. Anmeldungen, Ernährungswünsche und Notfallkontakte müssen vor dem Veranstaltungstag gesammelt sein. Kurz vor dem Rundgang zählen dann Wettercheck, gedruckte Routenpläne, gekühlte Getränke und eine eindeutige Beschilderung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Route und Thema festlegen

    2 Personen

  • Start- und Endpunkt festlegen

    2 Personen

  • Route auf Barrierefreiheit prüfen

    2 Personen

  • Pausenbereiche auswählen

    2 Personen

  • Restaurant reservieren

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Wegbeschreibung ausarbeiten

    2 Personen

  • Alternative Route festlegen

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Teilnehmer erinnern

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Routenkarten ausdrucken

  • Namensschilder vorbereiten

  • Notfallkontakte sammeln

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks verteilen

    2 Personen

  • Materialtaschen füllen

    2 Personen

  • Startpunkt ausschildern

    2 Personen

  • Betreuer einweisen

    3 Personen

  • Teilnehmerliste bereitlegen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Namensschilder ausgeben

    2 Personen

  • Anwesenheit erfassen

  • Willkommen heißen und die Route erklären

  • Gruppe aufteilen

    3 Personen

  • Stadtspaziergang begleiten

    4 Personen

  • Route und Tempo überwachen

    3 Personen

  • Gruppenfoto machen

  • Getränke ausgeben

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Teilnehmer an den Stationen zählen

    3 Personen

  • Dinerbesuch begleiten

    3 Personen

  • Ausklang und Getränke betreuen

    2 Personen

  • Ziel und Start erklären

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Materialien einpacken

    2 Personen

  • Startbereich reinigen

    2 Personen

  • Kühlboxen leeren und reinigen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

  • Routenpläne archivieren

  • Gefundene Gegenstände bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Ausstattung

  • MobiltelefoneAnz. 4
  • PowerbanksAnz. 4
  • LadekabelAnz. 4
  • Tragbares Megafon
  • TelefonhalterAnz. 2

Beleuchtung

  • StirnlampenAnz. 6
  • BatterielaternenAnz. 2

Wegbegleitung

  • RoutenpläneAnz. 40
  • KlemmbretterAnz. 4
  • StifteAnz. 12
  • WegweiserAnz. 8
  • AbsperrbandAnz. 2
  • Wasserfeste RoutenhüllenAnz. 40

Registrierung

  • NamensschilderAnz. 40
  • LanyardsAnz. 40
  • AnwesenheitsformulareAnz. 4
  • Anmeldeordner

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-Set
  • WarnwestenAnz. 6
  • NotfallkontaktkartenAnz. 40

Catering

  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4
  • Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 40
  • Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 40
  • ServiettenhalterAnz. 4
  • SnackschalenAnz. 6
  • ServierzangenAnz. 4
  • WasserkannenAnz. 4
  • KaffeefilterAnz. 100
  • Einkäufe

Reinigung

  • AbfallgreiferAnz. 2
  • Handfeger und Kehrblech
  • Reinigungs-Eimer
  • Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 6

Tipps

  • Prüfe die Route spätestens eine Woche vorher zu Fuß. Notiere Engstellen, Baustellen und mindestens eine alternative Strecke; kontrolliere am Vortag zusätzlich die Wettervorhersage.
  • Plane Pausen nicht nur nach der Gehzeit, sondern nach der Gruppengröße. Für eine größere Gruppe brauchst du Bereiche, in denen alle gleichzeitig stehen oder sitzen können, ohne Durchgänge zu blockieren.
  • Schließe die Anmeldung spätestens 3 Tage vor dem Rundgang ab. Aktualisiere danach die Teilnehmerliste, erfasse Ernährungswünsche und gib die endgültige Zahl an das reservierte Restaurant weiter.
  • Bereite pro teilnehmender Person einen Namensschild und einen Routenplan vor. Packe außerdem Ersatzstifte, wasserfeste Routenhüllen und eine sichtbare Beschilderung für den Startpunkt ein.
  • Lege am Startpunkt Teilnehmerliste, Notfallkontaktkarten und Erste-Hilfe-Set bereit. Weise Betreuer vor Beginn ein und nimm für die Gruppe geladene Mobiltelefone, Powerbanks und bei Dunkelheit zusätzliche Beleuchtung mit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Stadtrundgang planen?
Beginne mindestens 3 bis 4 Wochen vorher mit Thema, Route sowie Start- und Endpunkt. Restaurant, Einladungen und Anmeldungen lassen sich dann noch ohne Zeitdruck koordinieren.
Wann sollte die Anmeldung für einen Stadtrundgang geschlossen werden?
Schließe die Anmeldung etwa 3 Tage vor dem Termin. So kannst du Teilnehmerliste, Namensschilder, Verpflegung und die Reservierung mit einer verlässlichen Personenzahl vorbereiten.
Wie viele Routenpläne braucht man für einen Stadtrundgang?
Drucke mindestens einen Routenplan pro teilnehmender Person und zusätzlich 2 bis 3 Ersatzexemplare. Wasserfeste Hüllen schützen die Pläne bei Regen und erleichtern die Ausgabe am Start.
Was muss man am Tag vor dem Stadtrundgang prüfen?
Kontrolliere 24 Stunden vorher die Wettervorhersage, die Route und die alternative Strecke. Stelle außerdem Teilnehmerliste, Notfallkontakte, Namensschilder, Verpflegung und die Beschilderung für den Startpunkt zusammen.

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