So organisierst du ein Sprachcamp ohne Leerlauf

Ein Sprachcamp steht und fällt mit einer sinnvollen Reihenfolge: Erst legst du Lernziele, Programm und Unterkunft fest, danach organisierst du Anmeldungen, Transport und Betreuung. Früh erfasst du Sprachniveau, Ernährungswünsche, Einverständniserklärungen und Notfallkontakte. Kurz vor der Anreise werden Gruppen, Zimmer, Sprachpakete und Arbeitsmaterial vorbereitet. Plane außerdem Zeit für eine Raumkontrolle, den Zugang zur Location und das Aufstellen von Tischen und Stühlen ein.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Programm und Lernziele ausarbeiten
2 Personen
2
Location und Übernachtung reservieren
3
Transport für Teilnehmende reservieren
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldeformular öffnen
6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Einverständniserklärungen einsammeln
2 Personen
9
Notfallkontakte überprüfen
10
Teilnehmende nach Sprachniveau einteilen
3 Personen
11
Begleitpersonen und Sprachcoaches einteilen
2 Personen
12
Zimmeraufteilung erstellen
2 Personen
13
Aktivitäten und Sprachspiele auswählen
3 Personen
14
Arbeitsblätter und Aufgaben erstellen
3 Personen
15
Einkaufsliste zusammenstellen
2 Personen
16
Benötigtes Material bestellen
17
Teilnehmerinformationen versenden
18
Namensschilder und Gruppenlisten drucken
2 Personen
19
Arbeitsblätter und Programmhefte drucken
2 Personen
20
Sprachpakete pro Teilnehmer zusammenstellen
3 Personen
21
Einkaufen gehen
3 Personen
22
Getränke und gekühlte Produkte kühlen
2 Personen
23
Veranstaltungsort und Räume inspizieren
2 Personen
24
Schlüssel und Zugangsausweise abholen
25
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
26
Unterrichtsräume einrichten
3 Personen
27
Schlafräume vorbereiten
4 Personen
28
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
29
Dekoration und Beschilderung aufhängen
3 Personen
30
Mittagessen und Empfang vorbereiten
3 Personen
31
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen

Event

32
Teilnehmende empfangen und registrieren
4 Personen
33
Gepäck zu den Zimmern begleiten
3 Personen
34
Kennenlernspiel anleiten
4 Personen
35
Erklärung zu Sprachgruppen geben
4 Personen
36
Erste Sprachstunde begleiten
6 Personen
37
Getränke nachfüllen
2 Personen
38
Abendessen servieren
4 Personen
39
Sprachquiz betreuen
4 Personen
40
Sprachspiele begleiten
5 Personen
41
Abendsnacks servieren
2 Personen
42
Abendprogramm abschließen
3 Personen
43
Schlafenszeiten und Zimmer kontrollieren
4 Personen
44
Frühstück vorbereiten
3 Personen
45
Frühstück servieren
4 Personen
46
Zweite Sprachstunde betreuen
6 Personen
47
Pausensnacks verteilen
2 Personen
48
Sprechaufgaben betreuen
5 Personen
49
Mittagessen vorbereiten
4 Personen
50
Mittagessen servieren
4 Personen
51
Outdoor-Aktivität begleiten
6 Personen
52
Abschlussaufgabe begleiten
5 Personen
53
Abschlussmahlzeit servieren
4 Personen
54
Zertifikate ausgeben
3 Personen
55
Abfahrt und Gepäck begleiten
4 Personen

Nachbereitung

56
Geschirr abwaschen
3 Personen
57
Klassenzimmer aufräumen
4 Personen
58
Schlafzimmer reinigen
4 Personen
59
Abfall sammeln und wegbringen
2 Personen
60
Ort abschließend kontrollieren
2 Personen
61
Materialien zählen und einpacken
3 Personen
62
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
63
Foto- und Teilnehmerdateien archivieren
64
Dankeschön an Teilnehmer versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 40
KleiderständerAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 40
Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 40
TellerAnz. 40
SuppenschalenAnz. 40
BestecksetsAnz. 40
ServierschalenAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierlöffelAnz. 6
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 4

Ausstattung

LaptopsAnz. 6
Projektor
Projektionsleinwand
Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6

Lernmaterial

WhiteboardsAnz. 4
FlipchartsAnz. 4
WhiteboardmarkerAnz. 24
StifteAnz. 50
BleistifteAnz. 50
RadiergummisAnz. 40
NotizblöckeAnz. 40
WörterbücherAnz. 10
Sprachkarten-SetsAnz. 8
BuntstifteAnz. 10
ScherenAnz. 10
KlebestifteAnz. 10
A4-PapierAnz. 5
A3-PapierAnz. 2
KlebebandrollenAnz. 6
NamensschildhalterAnz. 40
ZertifikatsmappenAnz. 40

Sportmaterial

FußbälleAnz. 2
KegelAnz. 20
SeileAnz. 8
FrisbeesAnz. 6
SpringseileAnz. 10

Dekoration

WimpelkettenAnz. 6
BallonsAnz. 100
BuntpapierAnz. 3
KlebestiftAnz. 4

Beleuchtung

BatterielaternenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 20
SpülbürstenAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 6
PfeifenAnz. 6
WarnwestenAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Programm und Lernziele fest, bevor du Arbeitsblätter oder Sprachspiele erstellst. So weißt du, welche Materialien wirklich pro Teilnehmendem in ein Sprachpaket gehören.
Öffne das Anmeldeformular mindestens vier Wochen vor dem Camp. Frage dort Sprachniveau, Ernährungswünsche, Einverständniserklärung und Notfallkontakt ab, statt diese Angaben später einzeln nachzufordern.
Teile die Teilnehmenden erst nach Ablauf der Anmeldung in Sprachgruppen ein und ordne danach Sprachcoaches und Begleitpersonen zu. Berücksichtige dabei nicht nur das Niveau, sondern auch die Zimmeraufteilung und die Aufsicht.
Schicke Teilnehmerinformationen spätestens sieben Tage vor Beginn. Darin sollten Anreise, Transport, Übernachtung, Programmablauf und benötigte persönliche Dinge stehen; Gruppenlisten und Namensschilder druckst du separat für den Empfang.
Kontrolliere den Veranstaltungsort am Vortag: Räume, Schlüssel, Zugangsausweise, Projektor, Laptops, Whiteboards, Lautsprecher und Verlängerungskabel. Kühlboxen, Thermoskannen und gekühlte Getränke bereitest du erst kurz vor der Ankunft vor.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Sprachcamp organisieren?: Beginne mindestens acht bis zwölf Wochen vorher mit Programm, Lernzielen, Location und Übernachtung. Vier bis sechs Wochen vor dem Start sollten Anmeldung, Transport und Betreuung laufen.
Was muss in ein Sprachcamp-Anmeldeformular?: Erfrage mindestens Name, Kontaktdaten, Sprachniveau, Ernährungswünsche, Notfallkontakt und die Einverständniserklärung. Lege für Rückfragen eine Anmeldefrist von etwa vier Wochen vor Beginn fest.
Wann teilt man die Gruppen für ein Sprachcamp ein?: Die endgültige Einteilung erfolgt nach Anmeldeschluss, idealerweise sieben bis zehn Tage vor Beginn. Dann kannst du Sprachniveau, Coaches, Begleitpersonen und Zimmeraufteilung gemeinsam prüfen.
Wann sollte man die Informationen an die Teilnehmenden schicken?: Sende die vollständigen Teilnehmerinformationen spätestens sieben Tage vor der Anreise. Weise bei Änderungen am Transport oder Programm zusätzlich innerhalb von 24 Stunden darauf hin.

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