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Sprachcamp organisieren: Checkliste für die Vorbereitung

Ein Sprachcamp steht und fällt mit einer sauberen Vorbereitung: Lernziele, Unterkunft, Transport und Betreuung müssen zusammenpassen. Plane zuerst den Ablauf und die Gruppeneinteilung, bevor du Material und Zimmer festlegst. Besonders häufig fehlen am Ende Einverständniserklärungen, Notfallkontakte oder Informationen zu Ernährungswünschen. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Organisation – von der ersten Reservierung bis zum vorbereiteten Seminarraum.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Programm und Lernziele ausarbeiten

    2 Personen

  • Location und Übernachtung reservieren

  • Transport für Teilnehmende reservieren

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Einverständniserklärungen einsammeln

    2 Personen

  • Notfallkontakte überprüfen

  • Teilnehmende nach Sprachniveau einteilen

    3 Personen

  • Begleitpersonen und Sprachcoaches einteilen

    2 Personen

  • Zimmeraufteilung erstellen

    2 Personen

  • Aktivitäten und Sprachspiele auswählen

    3 Personen

  • Arbeitsblätter und Aufgaben erstellen

    3 Personen

  • Einkaufsliste zusammenstellen

    2 Personen

  • Benötigtes Material bestellen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Namensschilder und Gruppenlisten drucken

    2 Personen

  • Arbeitsblätter und Programmhefte drucken

    2 Personen

  • Sprachpakete pro Teilnehmer zusammenstellen

    3 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke und gekühlte Produkte kühlen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort und Räume inspizieren

    2 Personen

  • Schlüssel und Zugangsausweise abholen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Unterrichtsräume einrichten

    3 Personen

  • Schlafräume vorbereiten

    4 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Dekoration und Beschilderung aufhängen

    3 Personen

  • Mittagessen und Empfang vorbereiten

    3 Personen

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen und registrieren

    4 Personen

  • Gepäck zu den Zimmern begleiten

    3 Personen

  • Kennenlernspiel anleiten

    4 Personen

  • Erklärung zu Sprachgruppen geben

    4 Personen

  • Erste Sprachstunde begleiten

    6 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Abendessen servieren

    4 Personen

  • Sprachquiz betreuen

    4 Personen

  • Sprachspiele begleiten

    5 Personen

  • Abendsnacks servieren

    2 Personen

  • Abendprogramm abschließen

    3 Personen

  • Schlafenszeiten und Zimmer kontrollieren

    4 Personen

  • Frühstück vorbereiten

    3 Personen

  • Frühstück servieren

    4 Personen

  • Zweite Sprachstunde betreuen

    6 Personen

  • Pausensnacks verteilen

    2 Personen

  • Sprechaufgaben betreuen

    5 Personen

  • Mittagessen vorbereiten

    4 Personen

  • Mittagessen servieren

    4 Personen

  • Outdoor-Aktivität begleiten

    6 Personen

  • Abschlussaufgabe begleiten

    5 Personen

  • Abschlussmahlzeit servieren

    4 Personen

  • Zertifikate ausgeben

    3 Personen

  • Abfahrt und Gepäck begleiten

    4 Personen

Nachbereitung

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Klassenzimmer aufräumen

    4 Personen

  • Schlafzimmer reinigen

    4 Personen

  • Abfall sammeln und wegbringen

    2 Personen

  • Ort abschließend kontrollieren

    2 Personen

  • Materialien zählen und einpacken

    3 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Foto- und Teilnehmerdateien archivieren

  • Dankeschön an Teilnehmer versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 40
  • KleiderständerAnz. 4
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 40
  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 40
  • TellerAnz. 40
  • SuppenschalenAnz. 40
  • BestecksetsAnz. 40
  • ServierschalenAnz. 8

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ServierlöffelAnz. 6
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4

Ausstattung

  • LaptopsAnz. 6
  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 6

Lernmaterial

  • WhiteboardsAnz. 4
  • FlipchartsAnz. 4
  • WhiteboardmarkerAnz. 24
  • StifteAnz. 50
  • BleistifteAnz. 50
  • RadiergummisAnz. 40
  • NotizblöckeAnz. 40
  • WörterbücherAnz. 10
  • Sprachkarten-SetsAnz. 8
  • BuntstifteAnz. 10
  • ScherenAnz. 10
  • KlebestifteAnz. 10
  • A4-PapierAnz. 5
  • A3-PapierAnz. 2
  • KlebebandrollenAnz. 6
  • NamensschildhalterAnz. 40
  • ZertifikatsmappenAnz. 40

Sportmaterial

  • FußbälleAnz. 2
  • KegelAnz. 20
  • SeileAnz. 8
  • FrisbeesAnz. 6
  • SpringseileAnz. 10

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 6
  • BallonsAnz. 100
  • BuntpapierAnz. 3
  • KlebestiftAnz. 4

Beleuchtung

  • BatterielaternenAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • EimerAnz. 4
  • PutzlappenAnz. 20
  • SpülbürstenAnz. 4
  • HandseifenspenderAnz. 4

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • TaschenlampenAnz. 6
  • PfeifenAnz. 6
  • WarnwestenAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Programm und Lernziele mindestens 6 bis 8 Wochen vorher fest. Plane dabei feste Zeiten für Sprachunterricht, Spiele, Pausen und gemeinsame Aktivitäten ein, damit Coaches und Begleitpersonen denselben Ablauf kennen.
  • Öffne die Anmeldung erst, wenn Unterkunft, Transport und Teilnahmebedingungen geklärt sind. Setze eine Anmeldefrist 3 bis 4 Wochen vor Beginn und erfasse dabei Sprachniveau, Ernährungswünsche, Notfallkontakte und Einverständniserklärungen.
  • Teile die Teilnehmenden nach Sprachniveau ein und erstelle die Zimmeraufteilung spätestens 7 Tage vor dem Camp. Prüfe, ob die Anzahl der Sprachcoaches und Begleitpersonen zu den Gruppen und zur Übernachtung passt.
  • Bestelle Arbeitsmaterial und stelle für jede Person ein Sprachpaket zusammen. Drucke Arbeitsblätter, Programmhefte, Namensschilder und Gruppenlisten mindestens 2 Tage vorher; kontrolliere zusätzlich Laptops, Projektor, Leinwand, Whiteboards und Verlängerungskabel.
  • Plane den Aufbau am Anreisetag mit einem festen Zeitfenster von mindestens 90 Minuten. Hole Schlüssel und Zugangsausweise ab, inspiziere Räume und Schlafbereiche, stelle Tische und Stühle auf und kühle Getränke sowie gekühlte Lebensmittel rechtzeitig.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Sprachcamp organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Reservierungen für Unterkunft, Räume und Transport sollten spätestens 6 bis 8 Wochen vorher bestätigt sein, bevor du die Einladungen verschickst.
Was muss in ein Sprachcamp-Anmeldeformular?
Frage mindestens Name, Kontaktdaten, Sprachniveau, Ernährungswünsche, Notfallkontakt und relevante Einverständniserklärungen ab. Schließe die Anmeldung 3 bis 4 Wochen vor Beginn, damit du Gruppen, Zimmer und Verpflegung planen kannst.
Wann sollte die Zimmeraufteilung für ein Sprachcamp fertig sein?
Erstelle sie spätestens 7 Tage vor der Anreise. Zu diesem Zeitpunkt sollten die Anmeldungen geprüft, besondere Bedürfnisse berücksichtigt und die Anzahl der verfügbaren Schlafplätze bestätigt sein.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Sprachcamps?
Plane mindestens 90 Minuten für Räume, Technik, Lernmaterial und Empfang ein. Wenn Schlüssel, Zugangsausweise oder gekühlte Produkte erst vor Ort organisiert werden, solltest du zusätzlich 30 Minuten Puffer einrechnen.

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