Skiausflug organisieren: So planst du den Tag

Ein Skiausflug steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst legst du Zielgruppe, Datum und Route fest, dann sicherst du Plätze, Transport und Material. Sobald die Anmeldungen vorliegen, brauchst du Ernährungswünsche, Notfallkontakte und eine geprüfte Teilnehmerliste. Am Veranstaltungstag müssen Ausgabe, Startbereich, Verpflegung und Kommunikation parallel funktionieren. Plane außerdem Zeit für Wetterprüfung und eine letzte Materialkontrolle ein – genau dort entstehen sonst die größten Verzögerungen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Route festlegen
2 Personen
2
Teilnehmerzielgruppe festlegen
2 Personen
3
Einladungen verschicken
2 Personen
4
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Notfallkontakte sammeln
2 Personen
7
Teilnehmerliste prüfen
2 Personen
8
Reservierung für das Skigebiet machen
9
Materialreservierung bestätigen
10
Transport reservieren
11
Route und Wettervorhersage prüfen
2 Personen
12
Teilnehmerinformationen versenden
2 Personen
13
Einkaufsliste prüfen
14
Einkaufen gehen
2 Personen
15
Ski-Material kontrollieren
3 Personen
16
Sicherheitsmaterial prüfen
2 Personen
17
Teilnehmeraufteilung erstellen
2 Personen
18
Routenkarten ausdrucken
19
Startbereich markieren
2 Personen
20
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
21
Empfangstisch einrichten
2 Personen
22
Getränke kühlen
2 Personen
23
Heißgetränke vorbereiten
2 Personen
24
Snacks und Mittagessen bereitstellen
3 Personen
25
Materialausgabestelle einrichten
3 Personen

Event

26
Teilnehmer registrieren
3 Personen
27
Notfallkontakte überprüfen
2 Personen
28
Ski und Schuhe ausgeben
4 Personen
29
Helme und Brillen ausgeben
2 Personen
30
Sicherheitsanweisung geben
2 Personen
31
Gruppen zum Start begleiten
4 Personen
32
Vordergruppe begleiten
2 Personen
33
Hintere Gruppe betreuen
2 Personen
34
Ruhebereich betreuen
2 Personen
35
Getränke nachfüllen
2 Personen
36
Snacks verteilen
2 Personen
37
Ankunft registrieren
2 Personen
38
Warme Mahlzeit servieren
4 Personen
39
Material einsammeln
4 Personen
40
Begleitung der Heimfahrt
3 Personen

Nachbereitung

41
Abfall sammeln
3 Personen
42
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
43
Küchenmaterial abwaschen
3 Personen
44
Location reinigen
3 Personen
45
Material trocken und vollständig lagern
3 Personen
46
Fundsachen sammeln
2 Personen
47
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
48
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 50
KleiderständerAnz. 4
KleiderständerAnz. 4

Sportmaterial

LanglaufskiAnz. 45
SkistöckeAnz. 45
SkihälmeAnz. 45
SkibrillenAnz. 45
Skier für BegleitpersonenAnz. 6
WarnwestenAnz. 10
StartnummernAnz. 50
RoutenpläneAnz. 50
KompassAnz. 4
StoppuhrenAnz. 4
PfeifenAnz. 6
SkiwachsAnz. 4

Ausstattung

FunkgeräteAnz. 8
Mobile LadegeräteAnz. 4
PowerbanksAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
HandlampenAnz. 8
Megafon

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 60
TellerAnz. 60
BestecksetsAnz. 60
SuppenschalenAnz. 50
TassenAnz. 50

Küche

SuppenkesselAnz. 2
ServierlöffelAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
SchälchenAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
EimerAnz. 4
SchwämmeAnz. 10
BodenabzieherAnz. 2
PutzlappenAnz. 12

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
IsolierdeckenAnz. 10
TaschenlampenAnz. 8
SonnencremeAnz. 6

Dekoration

WegweiserAnz. 12
AnmeldeformulareAnz. 60
Wasserfeste StifteAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Route, Datum und Teilnehmerzielgruppe fest, bevor du Einladungen verschickst. So kannst du Anforderungen an Strecke, Material und Begleitpersonen von Anfang an passend planen.
Schließe Reservierungen nicht erst nach Anmeldeschluss ab: Skigebiet, Transport und Material sollten spätestens zwei bis drei Wochen vorher bestätigt sein. Halte zusätzlich eine kleine Reserve für kurzfristige Änderungen bereit.
Sammle mit der Anmeldung Ernährungswünsche und Notfallkontakte und prüfe die Liste mindestens 48 Stunden vor der Abfahrt. Teile die Gruppe danach ein und verschicke alle Teilnehmerinformationen in einer gemeinsamen Nachricht.
Prüfe Wettervorhersage und Route am Vorabend sowie am Abfahrtstag erneut. Drucke Routenpläne aus und stelle Funkgeräte, Pfeifen und Warnwesten bereit, damit die Gruppe auch bei schlechter Sicht erreichbar bleibt.
Richte die Ausgabe vor der Ankunft ein: Material nach Teilnehmern sortieren, Getränke kühlen und Heißgetränke in Thermoskannen vorbereiten. Plane für die Ausgabe pro Person mehrere Minuten ein, statt den Start direkt nach der Ankunft anzusetzen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Skiausflug organisieren?: Beginne idealerweise vier bis sechs Wochen vorher. Reservierungen für Skigebiet, Transport und Material sollten spätestens zwei bis drei Wochen vor dem Termin bestätigt sein.
Was muss ich für einen Skiausflug vor der Abfahrt prüfen?: Prüfe am Vorabend und am Morgen Route, Wetter und Teilnehmerliste. Kontrolliere außerdem Ski, Stöcke, Helme, Brillen, Sicherheitsmaterial, Funkgeräte und geladene Powerbanks.
Wie viele Notfallkontakte brauche ich für einen Skiausflug?: Für jede teilnehmende Person sollte mindestens ein erreichbarer Notfallkontakt vorliegen. Sammle die Daten spätestens bis zum Anmeldeschluss und bewahre sie während der Fahrt und auf der Strecke zugänglich auf.
Wie viel Zeit braucht die Materialausgabe beim Skiausflug?: Rechne mit etwa fünf Minuten pro Person, wenn das Material vorher beschriftet und sortiert ist. Bei 20 Teilnehmenden solltest du daher mindestens 100 Minuten inklusive Nachkontrolle einplanen.

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