So organisierst du einen Schwimmwettbewerb

Ein Schwimmwettbewerb gelingt, wenn sportlicher Ablauf, Sicherheit und Helfereinsatz früh zusammenpassen. Lege zuerst Wettkampfbestandteile, Teilnehmerlimit und Termin fest, bevor du den Schwimmort reservierst und Anmeldungen öffnest. Danach folgen Startlisten, Zeitnehmer, Streckenposten, Jury und medizinische Angaben. Plane außerdem Umkleiden, Parken, Verpflegung und die Ausgabe von Informationen so, dass Teilnehmende spätestens eine Woche vorher wissen, wann sie starten und was sie mitbringen müssen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Wettkampfkzept festlegen
2 Personen
2
Schwimmort reservieren
3
Wettkampfkalender prüfen
4
Wettkampfbestandteile festlegen
2 Personen
5
Teilnehmerlimit festlegen
2 Personen
6
Anmeldeformular erstellen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldungen öffnen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
12
Jurymitglieder bestätigen
13
Zeitnehmer einteilen
14
Streckenposten einteilen
15
Startliste erstellen
2 Personen
16
Startliste prüfen
2 Personen
17
Teilnehmer bestätigen
18
Programm veröffentlichen
19
Preise bestellen
20
Medizinische Daten erfassen
2 Personen
21
Sicherheitsplan abstimmen
3 Personen
22
Zugang und Umkleiden abstimmen
2 Personen
23
Parkinformationen versenden
24
Catering bestellen
25
Preise abholen
26
Materialien prüfen
2 Personen
27
Einkaufen gehen
2 Personen
28
Getränke kühlen
2 Personen
29
Startnummern sortieren
2 Personen
30
Wettkampfmappen vorbereiten
2 Personen
31
Ergebnisformulare drucken
32
Bahneinteilung drucken

Event

33
Location öffnen
2 Personen
34
Materialien zum Schwimmbad bringen
4 Personen
35
Empfangstheke aufbauen
2 Personen
36
Officials-Tisch aufbauen
2 Personen
37
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
38
Bahnenmarkierungen kontrollieren
2 Personen
39
Startblöcke kontrollieren
2 Personen
40
Zeitmessgeräte testen
3 Personen
41
Beschallungsanlage testen
2 Personen
42
Ergebnisbüro einrichten
2 Personen
43
Preistisch aufstellen
2 Personen
44
Cateringtisch einrichten
3 Personen
45
Briefing für Offizielle abhalten
5 Personen
46
Briefing für Freiwillige abhalten
8 Personen
47
Teilnehmer registrieren
3 Personen
48
Startnummern ausgeben
2 Personen
49
Publikum empfangen
3 Personen
50
Eröffnungsrede halten
51
Schwimmwettkämpfe betreuen
8 Personen
52
Zeiten erfassen
6 Personen
53
Ergebnisse verarbeiten
3 Personen
54
Teilnehmer informieren
2 Personen
55
Getränke nachfüllen
2 Personen
56
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
57
Obst und Snacks auffüllen
2 Personen
58
Abfall sammeln
2 Personen
59
Finalen betreuen
8 Personen
60
Preisverleihung betreuen
4 Personen
61
Schlusswort halten
62
Teilnehmer verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

63
Wettkampfmaterial sammeln
4 Personen
64
Bahnenlinien entfernen
2 Personen
65
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
66
Geschirr abwaschen
2 Personen
67
Catering aufräumen
2 Personen
68
Umkleideräume kontrollieren
2 Personen
69
Location reinigen
4 Personen
70
Abfall entsorgen
2 Personen
71
Ergebnisse veröffentlichen
72
Teilnehmer verabschieden
73
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
74
Restmaterialien verstauen
2 Personen
75
Fotos teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 40
KlappischeAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 6
KleiderständerAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Ausstattung

LaptopAnz. 2
Drucker
StoppuhrenAnz. 8
TabletAnz. 4
DurchsagemikrofonAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
PowerbanksAnz. 6
LadegeräteAnz. 8
USB-SticksAnz. 3

Sportmaterial

BahnenAnz. 8
StartblöckeAnz. 8
WendepunktflaggenAnz. 16
ZieltafelnAnz. 8
TauschbretterAnz. 8
Ersatz-SchwimmbrillenAnz. 6
Ersatz-BadekappenAnz. 20
PfeifenAnz. 8
KegelAnz. 20
SporttaschenAnz. 6
KlemmbretterAnz. 12
StiftehalterAnz. 8
Startsignal-Glocke
MaßbandAnz. 2
KegelAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 60
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierlöffelAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6

Küche

WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
ZangenAnz. 6

Dekoration

Wettkampf-BannerAnz. 4
WegweiserAnz. 10
TischdeckenAnz. 8
BühnenbänderAnz. 3

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 6
BatterielaternenAnz. 4

Catering

PreiseAnz. 30
MedaillenAnz. 100
TeilnehmerzertifikateAnz. 120
Einkäufe
WasserspenderAnz. 4
IsolierbecherAnz. 100
ServierplattenAnz. 12
KühlmattenAnz. 12

Reinigung

WischmopsAnz. 6
EimerAnz. 4
BodenabzieherAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 20
DesinfektionssprayAnz. 4
WäschekörbeAnz. 6
HandtücherAnz. 20

Tipps

Lege vor der Anmeldung die Wettkampfbestandteile, Bahnen und das Teilnehmerlimit fest. So kannst du Startgruppen realistisch planen und vermeidest Nachmeldungen, die den Ablauf sprengen.
Reserviere den Schwimmort erst, wenn du den Wettkampfkalender geprüft hast, und kläre mindestens 6 Wochen vorher Zugang, Umkleiden, Parkflächen und Sicherheitsvorgaben.
Teile Zeitnehmer, Streckenposten und Jury nicht nur namentlich ein, sondern bestätige jede Rolle spätestens 10 Tage vor dem Wettkampf. Plane pro Wettkampfabschnitt mindestens eine Ersatzperson ein.
Erstelle die Startliste nach Ende der Anmeldefrist und prüfe sie zweimal: einmal auf fehlende medizinische Angaben und einmal auf Überschneidungen. Verschicke das bestätigte Programm mindestens 7 Tage vorher.
Bestelle Verpflegung, Preise und Verbrauchsmaterial nach der bestätigten Teilnehmerzahl. Stelle für die Zeitnahme Stoppuhren, Laptop oder Tablet, Drucker sowie Mikrofon und Lautsprecher spätestens am Vortag bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Schwimmwettbewerb planen?: Beginne mindestens 8 Wochen vorher mit Wettkampfkonzept, Terminprüfung und Reservierung des Schwimmorts. Helfer, Jury und Sicherheitsplan sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wann sollte man die Anmeldung für einen Schwimmwettbewerb schließen?: Schließe die Anmeldung idealerweise 10 bis 14 Tage vor dem Wettkampf. So bleiben dir mindestens 7 Tage für Startliste, Bestätigungen, Programm und die Einteilung der Helfer.
Wie viele Zeitnehmer braucht ein Schwimmwettbewerb?: Plane mindestens eine Person pro belegter Bahn und zusätzlich eine Ersatzperson ein. Bei 6 Bahnen brauchst du daher 7 Zeitnehmer, damit ein Ausfall nicht die gesamte Zeitnahme verzögert.
Was muss man am Wettkampftag für die Sicherheit vorbereiten?: Lege vor Beginn einen Sicherheitsplan mit Zuständigkeiten, medizinischen Angaben, Zugang und Umkleiden fest. Kontrolliere außerdem mindestens 60 Minuten vor dem Start Bahnen, Startblöcke, Wendepunktflaggen und die Kommunikationsmittel.

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