Schulpicknick organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Schulpicknick braucht mehr Vorbereitung als nur Decken, Essen und gutes Wetter. Kläre zuerst Ort, Genehmigungen und Programm, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Helfer und Material. Kurz vor dem Termin geht es um Lieferungen, Kühlung und die Vorbereitung von Salaten, Brötchen und vegetarischen Speisen. Mit dieser Checkliste arbeitest du die 81 Aufgaben in einer sinnvollen Reihenfolge ab.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Picknickort prüfen
2 Personen
Genehmigung für den Veranstaltungsort einholen
Materialreservierung anlegen
Einladungen erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
Genehmigungen prüfen
2 Personen
Teilnehmerliste aktualisieren
Freiwillige einteilen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Alternative bei schlechtem Wetter festlegen
2 Personen
Programm an die Eltern schicken
Lieferungen bestätigen
Vorrat an haltbaren Produkten kontrollieren
2 Personen
Einkaufsliste finalisieren
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Kühlprodukte abholen
2 Personen
Brot und Gebäck abholen
2 Personen
Obst und Gemüse waschen
3 Personen
Salate vorbereiten
4 Personen
Brötchen vorbereiten
4 Personen
Vegetarische Optionen zubereiten
3 Personen
Allergene separat verpacken
2 Personen
Etiketten für Gerichte erstellen
2 Personen
Getränke kühlen
3 Personen
Spielmaterialien sortieren
2 Personen
Erste-Hilfe-Set prüfen
Wetterfeste Kleidung bereitlegen

Event

Location öffnen
2 Personen
Gelände kontrollieren
3 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle und Picknickdecken aufstellen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
6 Personen
Buffettische einrichten
4 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Beschallungsanlage aufstellen
2 Personen
Spielzonen abstecken
3 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
3 Personen
Buffetgerichte bereitstellen
5 Personen
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
Freiwillige empfangen
2 Personen
Gäste begrüßen
4 Personen
Anwesenheit erfassen
3 Personen
Programm vorstellen
Willkommensgetränke servieren
4 Personen
Kaffee und Tee ausschenken
3 Personen
Kinderspiele betreuen
6 Personen
Sportaktivitäten betreuen
5 Personen
Fotomoment begleiten
2 Personen
Obst und Snacks auffüllen
3 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Picknickbuffet eröffnen
2 Personen
Buffet servieren
6 Personen
Buffetgerichte auffüllen
4 Personen
Abfall zwischendurch entfernen
2 Personen
Dessert servieren
4 Personen
Abendprogramm ankündigen
Musik organisieren
2 Personen
Letzte Runde Getränke servieren
3 Personen
Gäste verabschieden
3 Personen
Beleuchtung ausschalten
2 Personen

Nachbereitung

Lebensmittel sicher verpacken
3 Personen
Abfall sammeln
5 Personen
Tische und Stühle abbauen
5 Personen
Partyzelte abbauen
6 Personen
Spielmaterial sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
4 Personen
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
Gelände reinigen
5 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Materialien ins Lager bringen
4 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Müllcontainer zurückbringen
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
Kühlprodukte kontrollieren
Dekoration entfernen
3 Personen
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
Fundgegenstände registrieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 12
BuffetischeAnz. 4
KlappstühleAnz. 160
PicknicktischeAnz. 8
PicknickdeckenAnz. 20
TischdeckenAnz. 16
TischdeckengewichteAnz. 32

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 180
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 180
Wiederverwendbare BecherAnz. 220
KaffeetassenAnz. 100
MesserAnz. 180
GabelnAnz. 180
LöffelAnz. 180
ServierlöffelAnz. 20
ServierschalenAnz. 24
ServierzangenAnz. 12
KannenAnz. 12
ThermoskannenAnz. 8
SpülbeckenAnz. 6

Ausstattung

KühlboxenAnz. 8
KühlelementeAnz. 40
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
Beschallungsanlage
MikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
PowerbanksAnz. 4
TransportwagenAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 8
KochmesserAnz. 6
BrotmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 8
MessbecherAnz. 4
Schalen mit DeckelAnz. 12
KühltaschenAnz. 8
AluminiumfolieAnz. 6
FrischhaltefolieAnz. 6
BrotkörbeAnz. 8

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
BallonsAnz. 150
BallonbandAnz. 4
WegweiserAnz. 8
NamensschilderAnz. 180
StifteAnz. 20
KlebebandAnz. 8
SeilAnz. 4

Sportmaterial

FußbälleAnz. 6
VolleyballAnz. 4
FrisbeesAnz. 8
SpringseileAnz. 12
WarnwestenAnz. 30
KegelAnz. 30
ReifenAnz. 12
SackhüpfsäckeAnz. 12
WasserballonsAnz. 300

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallzangenAnz. 6
BesensetsAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6
ReinigungshandschuheAnz. 12

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12
LaternenAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Prüfe den Picknickort frühzeitig und hole notwendige Genehmigungen ein. Kläre außerdem, ob Strom, Toiletten, Schatten und eine wetterfeste Ausweichmöglichkeit vorhanden sind.
Verschicke Einladungen erst, wenn Datum und Programm feststehen. Öffne gleichzeitig das Anmeldeformular, damit du Teilnehmerzahlen und Ernährungswünsche rechtzeitig erfassen kannst.
Plane Helfer nicht nur für den Aufbau ein. Du brauchst auch Personen für Buffet, Betreuung, Technik, Nachfüllen und den Abbau; teile diese Aufgaben spätestens einige Tage vorher zu.
Bestätige Lieferungen vor dem Termin und kontrolliere haltbare Vorräte. Kühlprodukte solltest du erst kurz vor dem Picknick abholen und bis dahin mit Kühlboxen und Kühlelementen lagern.
Bereite Obst und Gemüse, Salate und vegetarische Speisen möglichst am Vortag vor. Brötchen und empfindliche Kühlprodukte gehören dagegen in die Vorbereitung am Veranstaltungstag, damit sie frisch bleiben.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Schulpicknick planen?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm, Ort und Genehmigungen. Einladungen sollten etwa 4 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche eingehen.
Was muss man für ein Schulpicknick bei schlechtem Wetter vorbereiten?: Lege mindestens 1 konkrete Ausweichlösung fest, bevor die Einladungen rausgehen. Prüfe die Wettervorhersage 3 bis 5 Tage vorher und entscheide spätestens am Vortag, ob Zelte oder der alternative Ort genutzt werden.
Wie viel Helfer braucht ein Schulpicknick?: Plane mindestens 1 eingeteilte Person pro Aufgabenbereich ein: Aufbau, Buffet, Betreuung, Technik und Abbau. Bei größeren Gruppen sollten zusätzlich 2 bis 3 Helfer für Nachfüllen, Geschirr und spontane Aufgaben bereitstehen.
Wann sollte man das Essen für ein Schulpicknick vorbereiten?: Haltbare Produkte kannst du 2 bis 3 Tage vorher kontrollieren und einkaufen. Salate, gewaschenes Obst und Gemüse bereitest du am Vortag vor; Kühlprodukte und Brot holst du möglichst am Veranstaltungstag ab.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.