Ein Schuljubiläum Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Schuljubiläum laufen Programm, Gelände, Verpflegung und Helfereinsatz zusammen. Beginne deshalb mit Datum, Ablauf und Veranstaltungsort, bevor du Einladungen verschickst oder Material reservierst. Danach folgen Genehmigungen, Anmeldungen, Catering und die Einteilung der Freiwilligen. In der letzten Woche prüfst du Technik, Namensschilder, Auszeichnungen und den gedruckten Ablaufplan – genau dort werden häufig Kleinigkeiten übersehen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
3 Personen
2
Veranstaltungsort und Gelände kontrollieren
2 Personen
3
Erforderliche Genehmigungen prüfen
4
Materialreservierungen erstellen
2 Personen
5
Cateringmengen festlegen
2 Personen
6
Einladungen gestalten
2 Personen
7
Einladungen verschicken
3 Personen
8
Anmeldungen öffnen
9
Programm online veröffentlichen
10
Lieferanten bestätigen
2 Personen
11
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
12
Aktivitätsbetreuer einteilen
2 Personen
13
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
14
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
15
Notfallkontakte überprüfen
16
Geländeplan erstellen
2 Personen
17
Aktivitätsmaterialien einkaufen
2 Personen
18
Dekoration einkaufen
2 Personen
19
Drucksachen anfertigen lassen
20
Musikauswahl zusammenstellen
2 Personen
21
Ablaufplan ausdrucken
22
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
23
Preise und Urkunden vorbereiten
2 Personen
24
Kühlboxen füllen
2 Personen
25
Einkaufen gehen
3 Personen
26
Lagerfähiges Catering bereitstellen
2 Personen
27
Gelände inspizieren
3 Personen
28
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
29
Partyzelte aufbauen
4 Personen
30
Bereich um die Bühne absperren
3 Personen
31
Tontechnik anschließen
2 Personen
32
Beleuchtung anschließen
2 Personen
33
Dekoration aufhängen
4 Personen
34
Aktivitätsstationen einrichten
5 Personen
35
Spielmaterial bereitlegen
3 Personen
36
Cateringbuffet aufbauen
4 Personen
37
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
38
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
39
Erste-Hilfe-Materialien bereitlegen
40
Toiletten kontrollieren
2 Personen
41
Freiwillige einweisen
3 Personen
42
Technischen Abschlusstest durchführen
2 Personen

Event

43
Türen und Empfang öffnen
4 Personen
44
Besucher registrieren
4 Personen
45
Programm ankündigen
46
Kinderaktivitäten betreuen
8 Personen
47
Historische Ausstellung besetzen
2 Personen
48
Fotoecke besetzen
2 Personen
49
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
50
Snacks servieren
3 Personen
51
Getränke nachfüllen
2 Personen
52
Allergeninformationen überwachen
53
Wettkämpfe begleiten
4 Personen
54
Bühnenprogramm präsentieren
2 Personen
55
Jubiläumsrede begleiten
2 Personen
56
Buffet vorbereiten
4 Personen
57
Buffet servieren
5 Personen
58
Geschirr sammeln
3 Personen
59
Tanzmusik bereitstellen
60
Abschluss ankündigen
61
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen
62
Fundsachen sammeln
2 Personen

Nachbereitung

63
Dekoration entfernen
4 Personen
64
Geräte ausschalten
2 Personen
65
Tische und Stühle einsammeln
5 Personen
66
Abfall trennen
4 Personen
67
Geschirr abwaschen
4 Personen
68
Buffet und Küche reinigen
3 Personen
69
Gelände reinigen
5 Personen
70
Toiletten reinigen
2 Personen
71
Materialien inventarisieren
2 Personen
72
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
73
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
74
Abfall entsorgen
2 Personen
75
Fundgegenstände registrieren
76
Fotos und Dokumente archivieren
77
Dankesnachricht versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 18
KlappstühleAnz. 160
BuffetischeAnz. 6
Registrierungstisch
BarhockerAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 12
KleiderständerAnz. 4

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 180
DesserttellerAnz. 180
KaffeetassenAnz. 120
WassergläserAnz. 220
WeingläserAnz. 120
TassenAnz. 80
GabelnAnz. 200
MesserAnz. 200
LöffelAnz. 180
ServierlöffelAnz. 20
ServierplattenAnz. 18
KaffeekannenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 8

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
Mischpult
LautsprecherstativeAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
LaptopsAnz. 2
Projektor
Projektionsleinwand
Fotokamera

Dekoration

BallonsAnz. 300
BallonbögenAnz. 3
GirlandenAnz. 20
WimpelkettenAnz. 12
TischdeckenAnz. 24
NamensschilderAnz. 180
Wegweiser-SchilderAnz. 12
Fotowand
Accessoires für die FotoeckeAnz. 30
SchulfotosAnz. 60
JubiläumsposterAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 8

Sportmaterial

FußbälleAnz. 6
BasketbälleAnz. 4
KegelAnz. 30
ReifenAnz. 12
SpringseileAnz. 12
SackhüpfsäckeAnz. 10
WasserballonsAnz. 200
KreideAnz. 12
BrettspieleAnz. 10
BastelsetsAnz. 12
PokalpreiseAnz. 20
MedaillenbänderAnz. 30

Küche

SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
ZangenAnz. 12
RührschüsselnAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
ServierschalenAnz. 20
KühlelementeAnz. 24

Reinigung

ReinigungshandschuheAnz. 12
EimerAnz. 6
WischmopsAnz. 6
BesensetsAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6
PapierhandtuchspenderAnz. 6

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12
BatterielaternenAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Programm zuerst fest und veröffentliche den Ablauf erst, wenn Ort, Zeiten und betreute Aktivitäten bestätigt sind. So verschickst du keine Einladung mit späteren Änderungen.
Prüfe Genehmigungen und das Gelände mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Plane dabei auch Stromwege für Lautsprecher, Mischpult, Kaffeemaschinen und Wasserkocher ein.
Öffne die Anmeldung mit einer festen Frist, idealerweise 10 bis 14 Tage vor dem Jubiläum. Erfasse dabei Ernährungswünsche und Notfallkontakte, damit das Catering und die Betreuung planbar bleiben.
Bestätige Lieferanten und Materialreservierungen spätestens 7 Tage vorher. Kontrolliere besonders Partyzelte, Klapptische, Klappstühle, Buffet- und Registrierungstisch sowie Kühlboxen.
Bereite Ablaufplan, Namensschilder, Preise und Urkunden am Vortag vor. Fülle Kühlboxen erst kurz vor Beginn und teile für Registrierung, Aktivitäten, Buffet und Abbau jeweils eine verantwortliche Person ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Schuljubiläum organisieren?: Starte etwa 3 bis 6 Monate vorher mit Datum, Programm und Veranstaltungsort. Genehmigungen, Catering und Material sollten spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin geprüft oder reserviert sein.
Wann sollte man die Einladungen für ein Schuljubiläum verschicken?: Verschicke die Einladungen ungefähr 6 bis 8 Wochen vorher und öffne gleichzeitig die Anmeldung. Setze die Anmeldefrist auf 10 bis 14 Tage vor der Veranstaltung, damit Mengen und Ernährungswünsche rechtzeitig feststehen.
Wie viele Helfer braucht ein Schuljubiläum?: Plane mindestens eine verantwortliche Person für Registrierung, jede betreute Aktivität, das Buffet und die Technik ein. Für einen reibungslosen Abbau solltest du zusätzlich 3 bis 5 Helfer für etwa 60 bis 90 Minuten einteilen.
Was muss man beim Catering für ein Schuljubiläum beachten?: Lege die Mengen erst nach Ende der Anmeldung fest und berücksichtige dabei Kinder, Erwachsene sowie erfasste Ernährungswünsche. Getränke, Kühlboxen, Geschirr und Servierbesteck sollten spätestens 24 Stunden vorher vollständig kontrolliert werden.

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