Checkliste für eine gelungene Saisoneröffnung

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Verschicke die Einladungen mindestens 3 Wochen vorher und setze einen festen Termin für Rückmeldungen, etwa 7 Tage vor der Saisoneröffnung. So kannst du Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche rechtzeitig in die Einkaufsliste übernehmen.
• Prüfe die Wettervorhersage 3 Tage vorher und noch einmal am Veranstaltungsmorgen. Partyzelte, Seile und Beleuchtung solltest du nicht erst aus dem Lager holen, wenn bereits Regen oder Dunkelheit absehbar ist.
• Plane den Aufbau mit mindestens 2 bis 3 Helfenden: Eine Person übernimmt Tische und Stühle, eine richtet Buffet und Bar ein, eine prüft Zugang, Musik und Mikrofon. Rechne je nach Gelände mit mindestens 90 Minuten Aufbauzeit.
• Kühle Getränke mehrere Stunden vor Beginn und fülle die Kühlboxen erst kurz vor dem Einlass vollständig. Stelle Mehrweg-Becher, Teller und Besteck an einer festen Ausgabestelle bereit, damit die Bar nicht zum Engpass wird.
• Lege Diätprodukte separat und gut sichtbar bereit und kennzeichne sie direkt am Buffet. Erste-Hilfe-Material, Abfallbehälter, Klebeband und Verlängerungskabel werden häufig erst gesucht, wenn sie schon gebraucht werden – lege sie daher vor dem Einlass an feste Plätze.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einer Saisoneröffnung einladen?

Verschicke die Einladungen idealerweise 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Bitte um Rückmeldung spätestens 7 Tage vorher, damit du Einkauf, Sitzplätze und spezielle Ernährungswünsche planen kannst.

Wann sollte man die Wettervorhersage für die Saisoneröffnung prüfen?

Prüfe sie erstmals 3 Tage vorher und ein zweites Mal am Veranstaltungstag. Bei unsicherem Wetter sollten Partyzelte, Seile und LED-Beleuchtung spätestens am Vorabend bereitliegen.

Wie viel Aufbauzeit braucht eine Saisoneröffnung?

Plane für Tische, Stühle, Zelte, Bar, Buffet und Technik mindestens 90 Minuten ein. Mit 2 bis 3 Helfenden lässt sich der Aufbau meist übersichtlich aufteilen; bei einem größeren Gelände solltest du zusätzliche Zeit für die Inspektion einrechnen.

Wie viele Getränke braucht man für eine Saisoneröffnung?

Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und plane danach ungefähr 1 Getränk pro Person und Stunde ein. Kaufe alkoholfreie Getränke zusätzlich ein und berücksichtige die bestätigte Teilnehmerzahl sowie die Wetterlage.

Ähnliche Pläne

• 24-Stunden-Rennen organisieren: die vollständige Checkliste
• Was du für ein 24-Stunden-Rennen brauchst
• Ein 24-Stunden-Rennen sicher und strukturiert organisieren
• 5-Kilometer-Wanderung organisieren: die Checkliste