Retro-Tour organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Retro-Tour besteht nicht nur aus einer schönen Strecke. Vor dem Start müssen Route, Genehmigungen, Anmeldung und Helfer feststehen; am Veranstaltungstag kommen Beschilderung, Fahrradservice, Verpflegung und ein sicherer Start- und Zielbereich hinzu. Plane die Strecke vorher ab und halte Gefahren, Abzweigungen und Entfernungen schriftlich fest. Diese Checkliste führt dich von den ersten Reservierungen bis zum Abbau durch die Vorbereitung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Route und Entfernung festlegen
2 Personen
Startort reservieren
Genehmigungen und Meldungen regeln
Route vorab abfahren
2 Personen
Gefahren auf der Strecke notieren
2 Personen
Streckendatei und Streckenkarte erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige einteilen
Fahrradreparaturservice reservieren
Endlocation für das Essen reservieren
Catering und Einkäufe bestellen
2 Personen
Wegweiser und Pfeile anfertigen
2 Personen
Teilnehmerliste ausdrucken
Routenpläne drucken
Startnummern und Armbänder bereitlegen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Fahrradabstellplatz markieren
2 Personen
Start- und Zielbereich absperren
3 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Wegweiser entlang der Strecke aufstellen
4 Personen
Ruhebereich einrichten
3 Personen
Musik und Mikrofon testen
2 Personen
Erste-Hilfe- und Reparaturstation einrichten
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Snacks und Mittagessen bereitstellen
3 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

Anmeldungen prüfen
3 Personen
Starterpaket austeilen
3 Personen
Teilnehmer begrüßen
2 Personen
Sicherheitsbriefing geben
2 Personen
Gruppenstart begleiten
3 Personen
Route und Verkehrspunkte überprüfen
2 Personen
Ruhebereich betreuen
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Fahrradreparaturen unterstützen
2 Personen
Zieleinläufe erfassen
2 Personen
Snacks und Mahlzeit servieren
4 Personen
Musik organisieren
Preisverleihung betreuen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Abfall zwischendurch sammeln
2 Personen

Nachbereitung

Wegweiser entfernen
4 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Location reinigen
3 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Einkäufe einlagern
2 Personen
Routen-Datei und Ergebnisse archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 60
BarhockerAnz. 6
FahrradständerAnz. 8

Sportmaterial

WegweiserAnz. 35
WegweiserAnz. 20
AbsperrgitterAnz. 12
VerkehrskegelAnz. 20
WarnwestenAnz. 12
FahrradpumpenAnz. 3
ReparaturständerAnz. 2
FahrradreparatursetsAnz. 3
ErsatzschläucheAnz. 12
SpannbandAnz. 4

Ausstattung

Tragbare LautsprecherAnz. 2
Kabelloses Mikrofon
Mikrofonständer
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 3
PowerbanksAnz. 4
KühlboxenAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 120
TellerAnz. 70
BestecksetsAnz. 70
KaffeetassenAnz. 60
ServierlöffelAnz. 8
AusgießkannenAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 3
Koch- und BrotmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 10

Dekoration

Retro-FahrradposterAnz. 12
WimpelkettenAnz. 6
Start-Ziel-Transparenz

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 4
BatterielaternenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
Besen und KehrblechAnz. 2
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 3
HandseifenspenderAnz. 3
ToilettenpapierhalterAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Fahre die komplette Route vorab ab und notiere jede unübersichtliche Stelle, Baustelle und schwierige Abzweigung. Daraus entstehen Streckenkarte, Routenplan und die benötigten Wegweiser.
Reserviere Startort und Zielort frühzeitig und kläre Genehmigungen sowie Meldungen, bevor Einladungen verschickt werden. So bewirbst du keine Route, die später geändert werden muss.
Schließe die Anmeldung mit einer festen Frist, etwa 10 bis 14 Tage vor der Tour. Erfasse dabei Teilnehmerzahl, Ernährungswünsche und die Einteilung der Freiwilligen in einer Liste.
Plane für den Start einen eigenen Registrierungsbereich mit Teilnehmerliste, Startnummern und Armbändern. Markiere Fahrradständer und sichere Start- und Zielbereich mit Absperrgittern oder Verkehrskegeln.
Bestelle Catering und Einkäufe nach der bestätigten Teilnehmerzahl und stelle Getränke erst am Veranstaltungstag in die Kühlboxen. Für Pannen unterwegs gehören Fahrradpumpen, Reparatursets und Ersatzschläuche an einen klar festgelegten Servicepunkt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Retro-Tour organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Route, Startort und Genehmigungen. Die Anmeldung und Verpflegung lassen sich anschließend auf Basis der bestätigten Teilnehmerzahl planen.
Wann sollte die Route für eine Retro-Tour feststehen?: Die Route sollte spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin feststehen. Fahre sie danach vollständig ab, dokumentiere Gefahren und erstelle daraus Streckenkarte, Routenpläne und Beschilderung.
Wie viele Helfer braucht eine Retro-Tour?: Plane mindestens eine Person für die Registrierung, zwei bis drei Helfer für Start- und Zielbereich und zusätzlich eingeteilte Personen für Wegweiser und Fahrradservice ein. Bei größeren Gruppen sollte pro Kontroll- oder Versorgungspunkt mindestens ein Helfer eingeplant werden.
Wann sollte man Essen und Getränke für die Retro-Tour bestellen?: Bestelle Catering und haltbare Einkäufe etwa 7 bis 10 Tage vorher, sobald die Anmeldefrist beendet ist. Getränke und Kühlboxen bereitest du am Vortag vor und stellst sie am Veranstaltungstag rechtzeitig kalt.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.