Eine Quadrit Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Quadrit entscheidet die Reihenfolge über einen entspannten Ablauf. Kläre zuerst Teilnehmerzahl, Quad-Miete, Route und Essenslocation, bevor du Einladungen verschickst. Danach sammelst du Anmeldungen und Ernährungswünsche, verschickst alle Teilnehmerinformationen und bereitest Ausrüstung, Verpflegung und einen Wetterplan vor. Am Veranstaltungstag brauchst du besonders für Anmeldung, Haftungsausschlüsse, Sicherheitsanweisung und die Proberunde feste Zeitblöcke.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Teilnehmerliste erstellen
- 2
Einladungen verschicken
- 3
Anmeldungen bearbeiten
- 4
Ernährungswünsche erfassen
- 5
Quad-Miete reservieren
- 6
Essenslocation reservieren
- 7
Route und Zeitplan festlegen
2 Personen
- 8
Teilnehmerinformationen versenden
- 9
Wettervorhersage prüfen
- 10
Alternativprogramm festlegen
2 Personen
- 11
Einkaufsliste prüfen
- 12
Einkaufen gehen
2 Personen
- 13
Getränke kühlen
- 14
Rucksäcke mit Sachen füllen
2 Personen
- 15
Teilnehmende telefonisch bestätigen
Event
- 16
Veranstaltungsort ausschildern
2 Personen
- 17
Empfangstisch aufbauen
2 Personen
- 18
Quad-Ausrüstung prüfen
2 Personen
- 19
Anwesenheit erfassen
- 20
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 21
Snacks bereitstellen
2 Personen
- 22
Haftungsausschlüsse unterschreiben lassen
- 23
Helme und Kleidung ausgeben
2 Personen
- 24
Sicherheitsanweisung geben
2 Personen
- 25
Proberunde begleiten
2 Personen
- 26
Quadrit begleiten
2 Personen
- 27
Getränke nachfüllen
- 28
Unterwegs Fotos machen
- 29
Helme und Kleidung einsammeln
2 Personen
- 30
Hände reinigen lassen
- 31
Buffet und Getränke bereitlegen
3 Personen
- 32
Abendessen servieren
3 Personen
- 33
Getränke nachfüllen
- 34
Dessert servieren
2 Personen
Nachbereitung
- 35
Abfall sammeln
2 Personen
- 36
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 37
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 38
Location reinigen
2 Personen
- 39
Quad-Schäden melden
- 40
Gemietete Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
- 41
Übrig gebliebene Sachen aufräumen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Sportmaterial
- QuadsAnz. 8
- HelmeAnz. 10
- SchutzbrillenAnz. 10
- ArbeitshandschuheAnz. 10
- RegenanzügeAnz. 10
- WarnwestenAnz. 10
- RoutenpläneAnz. 10
- KompassAnz. 2
- SpanngurteAnz. 4
Mobiliar
- KlappischeAnz. 4
- KlappstühleAnz. 12
- Festzelt
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- TellerAnz. 12
- SchälchenAnz. 12
- TrinkgläserAnz. 24
- KaffeetassenAnz. 12
- BestecksetsAnz. 12
Küche
- SchneidebretterAnz. 3
- KochmesserAnz. 2
- ServierlöffelAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 3
- KühlboxenAnz. 3
- Eisbox
Ausstattung
- Wasserkocher
- Kaffeemaschine
- VerlängerungskabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 2
- PowerbanksAnz. 3
Beleuchtung
- BatterielampenAnz. 4
Sicherheit
- Erste-Hilfe-Koffer
- TaschenlampenAnz. 4
- NotfalldeckenAnz. 4
Dekoration
- Willkommensschild
- WegweiserAnz. 8
- NamensaufkleberAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Plane die Quadrit rückwärts vom Startzeitpunkt: Rechne mindestens 30 Minuten für Anwesenheit, Haftungsausschlüsse, Helmausgabe und Sicherheitsanweisung ein, bevor die Proberunde beginnt.
- Schicke mit der Teilnehmerinformation nicht nur Treffpunkt und Uhrzeit, sondern auch Hinweise zu Kleidung, Schutzbrillen und Regenanzügen. Eine letzte telefonische Bestätigung 24 bis 48 Stunden vorher verhindert unnötige Wartezeit.
- Prüfe die Wettervorhersage spätestens am Vortag und lege ein Alternativprogramm fest. Bei Regen sollten Regenanzüge, trockene Kleidung und ein überdachter Empfangsbereich bereits bereitliegen.
- Bereite Getränke und Kaffee nicht erst während der Ankunft vor: Kühlboxen und Eisbox für kalte Getränke sowie Thermoskannen, Kaffeemaschine oder Wasserkocher sollten vor dem Empfang funktionieren. Rechne für das erste Stunden mit zwei bis drei Getränken pro Person.
- Ordne die Ausrüstung nach Ausgabe statt nach Kategorie: Helme, Schutzbrillen, Arbeitshandschuhe und Warnwesten sollten je Person schnell erreichbar sein. Routenpläne, Kompass und Spanngurte werden leicht vergessen, obwohl sie erst außerhalb des Empfangsbereichs auffallen.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man eine Quadrit organisieren?
- Reserviere Quads und Essenslocation idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher, besonders bei größeren Gruppen. Route, Zeitplan und Alternativprogramm sollten spätestens 2 Wochen vor dem Termin feststehen.
- Wie viel Zeit braucht der Start einer Quadrit?
- Plane für Anmeldung, Anwesenheit, Haftungsausschlüsse, Ausrüstung und Sicherheitsanweisung mindestens 30 Minuten ein. Bei mehr als 15 Teilnehmenden sind 45 bis 60 Minuten realistischer.
- Was zieht man zu einer Quadrit an?
- Empfiehl lange, robuste Kleidung und feste Schuhe; zusätzlich sollten Regenanzüge und Arbeitshandschuhe verfügbar sein. Informiere die Teilnehmenden spätestens 3 Tage vorher, damit niemand in ungeeigneter Kleidung erscheint.
- Was passiert bei schlechtem Wetter bei einer Quadrit?
- Prüfe die Vorhersage 24 bis 48 Stunden vorher und entscheide anhand der Streckenbedingungen. Ein Alternativprogramm und ein überdachter Bereich sollten spätestens am Vortag vorbereitet sein.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!